Новости

Понятие базы данных

Работа добавлена:






Понятие базы данных на http://mirrorref.ru

1 Понятие базы данных

С начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования:

  • выполнение расчетов, которые невозможно производить вручную;
  • создание автоматизированных информационных систем (АИС).

Создание АИС стало возможным с появлением жестких дисков большой емкости, обеспечивающих произвольный доступ к данным. Это предопределило развитие АИС разного назначения и масштаба, в первую очередь в области бизнес-приложений. Примерами являются автоматизированные системы управления предприятием, банковские системы, системы резервирования и продажи билетов.

Параллельно развивались системы управления физическими экспериментами, обеспечивающие оперативную обработку в реальном времени огромных потоков данных от датчиков, и автоматизированные библиотечные информационно-поисковые системы. Все это привело к появлению новой информационной технологии интегрированного хранения и обработки данных – концепции баз данных.

Система баз данных (СБД) это система специально организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств для централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Терминологическое единство в рассматриваемой сфере отсутствует. Термин «система баз данных» (database system) широко используется в современной англоязычной литературе для определения человеко-машинной системы, включающей БД, СУБД, оборудование и персонал. Значительно реже используется термин «банк данных», который многими авторами признается архаичным.

База данных (БД) – именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

В ранних определениях БД указывалось на отсутствие дублирования данных. Однако дублирование может быть вызвано спецификой модели данных или технологическими причинами (обеспечение надежности, сокращение времени реакции). Но это должно быть отслеживаемое и управляемое дублирование.

Система управления базами данных (СУБД) это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Иногда в составе СУБД выделяют систему управления архивами. Под оперативным управлением СУБД находится часть данных, остальные данные (архивы) располагаются на носителях, не управляемых СУБД.

Основные требования кСУБД можно сформулировать следующим образом:

  • адекватность отображения предметной области (полнота, целостность, непротиворечивость и актуальность данных);
  • возможность взаимодействия пользователей разных категорий, обеспечение высокой эффективности доступа;
  • дружественность интерфейса;
  • обеспечение секретности и конфиденциальности;
  • обеспечение взаимной независимости программ и данных;
  • обеспечение надежности – защита данных от случайного и преднамеренного разрушения, возможность восстановления данных в случае сбоев в системе;
  • распределенная обработка данных и обеспечение эффективного доступа пользователей к данным в любой точке сети [1].

База данных (БД) – поименованная совокупность структурированных данных, хранимых в памяти вычислительной системы стандартным способом и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Рассмотрим подробно данное определение и его элементы:

а)предметная область – фрагмент реального мира, подлежащий автоматизации. Предметная область содержит только те сущности, их взаимосвязи и процессы изменения сущностей и взаимосвязей, которые необходимы для корректной работы рассматриваемой (разрабатываемой) автоматизированной системы. Сущностью или информационным объектом предметной области называется некоторое понятие, общее для ряда объектов реального мира. Сущность описывается набором признаков, важных для рассматриваемой предметной области, состав которых позволяет отделить объекты (экземпляры) одной сущности от объектов (экземпляров) другой сущности предметной области, а значения которых позволяют отличить различные экземпляры одной сущности.

Задача выявления сущностей предметной области и их атрибутов является весьма сложным этапом концептуального проектирования БАЗЫ ДАННЫХ, и в общем случае не имеет однозначного решения. Обычно необходимо выполнить несколько итераций для получения приемлемого решения на текущем этапе проектирования БАЗЫ ДАННЫХ, при этом, возможно, впоследствии возникнет необходимость изменения состава сущностей и их атрибутов. Так, автоматизированная система контроля успеваемости студентов университета содержит списки студентов и академических групп университета (студент и группа – сущности предметной области), информацию о разбиении студентов по группам (связи сущностей группа и студент), правила определения текущего и итогового рейтинга студентов (процессы).

Сущность «студент» характеризуется следующим набором признаков (атрибутов), важных для предметной области «Контроль успеваемости студентов университета»: Фамилия, имя, отчество, номер зачетной книжки, номер академической группы, текущий рейтинг по каждому из предметов. Номер зачетной книжки (а также имя, фамилия, отчество) позволяют различать студентов как экземпляров сущности «студент». Академическая группа включает набор признаков: наименование группы, наименование факультета. Состав наборов признаков отличают сущности «группа» и «студент».

б)состояние объектов и их взаимосвязей – под состоянием объекта (как экземпляра сущности) подразумевается набор значений признаков, определяющих объект. Значения признаков могут меняться со временем (т. е. меняется состояние объектов). Так у студента может измениться академическая группа (при переходе на следующий курс) и текущий рейтинг. При переходе на следующий курс также меняется и взаимосвязь объектов – академических групп и студента (был связан с одной группой, стал связан с другой).

в)структурированные данные – данные, элементы которых упорядочены в соответствии с некоторыми соглашениями. К каждому элементу структурированных данных можно обратиться непосредованно, используя информацию о структуре. Например, если данные хранятся в таблице, то имя пятого ученика мы можем получить из ячейки, находящейся на пересечении столбца «Имя» и пятой строки таблицы, если данные структурированы с помощью таблицы. Кроме определения правила расположения элементов данных в общем хранилище данных структурирование часто подразумевает определение типа данных – то есть способа их представления и объема требуемой для их хранения памяти. В нашем случае имя может являться строкой из 25 символов.

г)хранимых в памяти вычислительной машины – подразумевается использование вычислительной техники для хранения данных, в отличие от данных, хранимых неавтоматизированно, например библиотечных каталогов.

д)стандартным способом – должно существовать описание правил структурирования данных для того формата, в котором представлена рассматриваемая база данных. В соответствии с этими правилами любое приложение может получить к этим данным доступ независимо от приложения, с помощью которого рассматриваемая база данных была создана.

е)поименованная – совокупность данных должна быть явно определена и фиксирована заданием структуры хранимых данных и имени этой структуры. Каждое приложение работает с определенной базой данных, используя ее имя для доступа к ней [2].

Базы данных (БД) — это организованный набор фактов в определенной предметной области. БД — это информация, упорядоченная в виде набора элементов, записей одинаковой структуры. Для обработки записей используются специальные программы, позволяющие их упорядочить, делать выборки по указанному правилу. Базы данных относятся к компьютерной технологии хранения, поиска и сортировки информации.

БД— это совокупность взаимосвязанных данных при предельно малой избыточности, допускающей их оптимальное использование в определённых областях человеческой деятельности. БД, в зависимости от способа представления данных и отношений между ними, могут иметь реляционную (таблицы связаны между собой), сетевую или иерархическую структуры. На эффективность БД с той или иной структурой влияют условия её применения. Данные в БД организованы, как правило, в виде таблиц. Табличный способ отображения информации широко используется в документах и отчётах, поскольку он удобен и позволяет наглядно представлять различного рода данные.

Пример простейшей базы данных в виде таблицы представлении на рисунке 1.

Рисунок 1 – База данных

В БД может храниться миллионы записей. В любое время можно найти запись, которая необходима в данный момент. Результатом поиска информации в приведенной БД могут быть названия, суммы, количество, даты. В базах данных можно проводить сортировку информации и вывод её на печать, удаление старой и вставка новой информации, просматривать БД целиком или по частям. С числами в таблицах можно проводить обычные математические операции. Фамилии людей и названия предметов можно упорядочить по алфавиту.

Программное обеспечение для управления и поддержки работоспособности БД называют системой управления базами данных (СУБД). СУБД осуществляют ввод, проверку, систематизацию, поиск и обработку данных, распечатку их в виде отчётов.

Среди множества СУБД наиболее часто используются пакеты программ dBASE разных версий, FoxBase +, FoxPro, Fox Soft Ware, Clipper, совместимые с dBASE по системе команд и файлам.

Например, БД, созданная в одной СУБД, может использоваться в другой совместимой с ней СУБД, имеющей формат файлов dBASE (*.dbf). Однако есть иные СУБД, например PARADOX и RBase, несовместимые с dBASE. Кроме СУБД для DOS, существуют СУБД, работающие в среде Windows, например Access, MS Works и др.

В основе БД лежит представление данных в виде таблиц. Основными понятиями в СУБД являются поля и записи. В полях содержатся данные. Поле характеризуется длиной. Совокупность всех полей в строке называется записью.

Структуру простейшей базы данных можно рассматривать как прямоугольную таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть полями, а горизонтальные строки — записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка-запись, которая хранит информацию, например, об одном сотруднике фирмы. Каждая запись представляет собой совокупность полей.

Каждое поле БД характеризуется рядом параметров.

  • имя поля
  • тип поля
  • длина поля
  • количество десятичных знаков

СУБД поддерживает пять типов полей:

  1. СИМВОЛЬНЫЙ — поля этого типа предназначены для хранения в них информации, которая рассматривается как строка символов и может состоять из букв, цифр, знаков препинания и т.п.
  2. ЧИСЛОВОЙ— поля этого типа предназначены только для хранения чисел.
  3. ДАТА— поля этого типа предназначены для хранения каких-либо дат в фиксированном формате: число, месяц, год.
  4. ЛОГИЧЕСКИЙ — поля этого типа предназначены для хранения альтернативных значений вида "ДА" — "НЕТ" или "ПРАВДА" — "ЛОЖЬ". При этом значению "ДА" соответствует нахождение в поле символа "Т", а значение "НЕТ" — символа "F".
  5. ПРИМЕЧАНИЕ (Memo) — поля этого типа используются для хранения фрагментов текста (примечаний).

Длина поля— это ширина вертикального столбца таблицы в символах.

Длина полей СИМВОЛЬНОГО типа представляют собой количество символов, которое Вы хотите уместить в поле.

Длина поля ЧИСЛОВОГО типа равна количеству десятичных разрядов числа, умещающегося в поле, включая знак числа, десятичную точку, целую и дробную часть. Например, если Вы описываете значение "-546.78", то длина равна 7.

Количество десятичных знаков — это количество разрядов после десятичной точки. Данная характеристика имеет значение только для полей числового типа. Для всех остальных она равна нулю. Количество десятичных знаков не должно превосходить величины, на 2 меньшей, чем длина соответствующего числового поля. Это автоматически контролируется системой.

Чтобы описать структуру базы данных необходимо последовательно от поля к полю задать все вышеописанные их характеристики. [3].

2 Создание и сохранение таблиц, установка типа данных

Таблица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей –255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах – таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов Ключевое поле – поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы. изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок. вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой [4].

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы(Table Datasheet), Конструктор таблиц(Table Design), Сводная таблица(PivotTable) и Сводная диаграмма(PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

  • дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
  • выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть(Open) в верхней части окна базы данных;
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть(Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рисунок 2).

Рисунок 2 – Таблица «Клиенты», открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей(ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей,и рядом с ней расположен указатель текущей записи(стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации,позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рисунке 2 она не видна).

Горизонтальная полоса прокруткиполей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы(Table Datasheet).

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

  • выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц(Table Design) (рисунок 3).

Рисунок 3 –Таблица "Клиенты", открытая в режиме Конструктора

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

  • Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля(Field Name), Тип данных(Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля(Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных(Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
  • На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка(Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое полетаблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц.Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

  • Ключевое поле(Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
  • Индексы(Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
  • Вставить строки(Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
  • Удалить строки(Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
  • Свойства(Properties) — открывает окно свойств таблицы.
  • Построить(Build) — открывает окно Построителя полей.

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рисунок 4). Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Рисунок 4 –Ярлыки новых объектов в списке таблиц пустой базы данных

Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (Options) (с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Option),) затем раскрыть вкладку Вид (View) и установить флажок новые ярлыки объектов (New Object Shortcuts).

Если не отображать ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы(Tables) на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать (New). Тогда появится диалоговое окно Новая таблица(New Table), в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы (рисунок 5).

Рисунок 5Диалоговое окно Новая таблица

На панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект(New Object). Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица(Table), то откроется то же диалоговое окно Новая таблица(New Table).

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рисунок 6).

Рисунок 6Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

  1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
  2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных(Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1(Field 1), Поле2(Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.
  3. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.
  4. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.
  5. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть(в верхнем правом углу окна таблицы).
  6. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?(Do you want to save changes to the design of table <имятаблицы>?)нажатькнопкуДа (Yes).
  7. В окне Сохранение(Save As) в поле Имя таблицы(Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК(рисунок 7).

Рисунок 7Диалоговое окно Сохранение

  1. Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы(There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.

В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый(Text).

Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу <Таb>. Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.

Для создание таблиц с помощью Мастера таблиц  необходимо:

  1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера(Create table by using wizard).
  2. В диалоговом окне Создание таблиц(Table Wizard) (рисунок 8) выбрать назначение таблицы: Деловые(Business) (для иных целей можно выбрать и Личные(Personal)).
  3. В поле Образцы таблиц(Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список рассылки(MailingList).
  4. Переместить нужные поля из списка Образцы полей(Sample Fields) в список Поля новой таблицы(Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.

Рисунок 8Диалоговое окно Мастера таблиц

  1. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.
  2. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рисунок 9). Нажать кнопку Далее(Next).

Рисунок 9Диалоговое окно Переименование поля

  1. В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы(What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рисунок 10).

Рисунок 10Второе диалоговое окно Мастера таблиц

  1. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ(Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно(No, I'll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее(Next).
  2. В случае, если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Выберите поле с уникальными для каждой записи данными(What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле. Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов:
    • Последовательныечисла,автоматическиприсваиваемыекаждойновойзаписи(Consecutive Numbers Microsoft Access assigns automatically to new record);
    • Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей(Numbers I enter when I add new records);
    • Сочетание чисел и символов, вводимое пользователем при добавлении новой записи(Numbers and/or letters I enter when I add new records).

Нажать кнопку Далее (Next).

10. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рисунок 11). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи(Relationship). Например, выберите в списке строку не связана с «Клиенты» и нажмите кнопку Связи(Relationships).

Рисунок 11Третье диалоговое окно Мастера таблиц

Рисунок 12Диалоговое окно Связи

Рисунок 13Четвертое окно Мастера таблиц

  1. В окне Связи(Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рисунок 12). Выберите переключатель Одной записи в таблице «Клиенты» будет соответствовать много записей таблицы «Список рассылки оповещений».Нажать кнопку ОК.
  2. В диалоговом окне Мастера таблиц нажать кнопку Далее(Next).
  3. Открыв последнее диалоговое окно, можно решить, что необходимо делать с таблицей дальше (рисунок 13). Выберав переключатель Изменить структуру таблицы,чтобы перейти в режим Конструктора таблиц, и нажимаем на кнопку Готово (Finish). Откроется окно Конструктора таблиц. Структура таблицы будет выглядеть так, как представлено на рисунке 14.

Рисунок 14Структура таблицы «Поставщики предприятия» в режиме Конструктора

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

  1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора(Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать(New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор(Design View) и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рисунок 15).

Рисунок 15Окно новой таблицы в режиме Конструктора

  1. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.
  2. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
  3. В столбце Описание(Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).
    1. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие(General) и Подстановка(Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
    2. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть(в верхнем правом углу окна таблицы).
    3. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?(Do you want to save changes to the design of table <имятаблицы>?),нажатькнопкуДа (Yes).
    4. В окне Сохранить как(Save As) в поле Имя таблицы(Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
    5. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы(There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас?(Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы, путем импорта из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами [5].

В Microsoft Access имеются следующие типы данных:

  • Текстовый(Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, т. к. место под дополнительные символы не резервируется. Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных Access в записи переменной длины. Access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных.
  • Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый(Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.
    • Числовой(Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля (FieldSize). Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое (Longlnteger), который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, можно указать Байт(Byte) — 1 байт, Целое(Integer) — 2 байта, Одинарное с плавающей точкой(Single) — 4 байта, Двойное с плавающей точкой (Double) — 8 байтов, Десятичное(Decimal) — 12 байтов, Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.
    • Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время — его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.
    • Денежный(Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.
    • Счетчик(AutoNumber) — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.
    • Логический(Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.
      • Поле объекта OLE (OLE object) — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов OLE. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы Access. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.
      • Гиперссылка(Hyperlink) — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок (Lookup Wizard), который запускает Мастера подстановок (Lookup Wizard), создающего поле подстановок. Поле подстановокпозволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Как только выбираем тип данных для поля, так на нижней панели окна отображается список свойств этого поля. Данный список зависит от типа поля. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы необходимо:

  1. Выделить нужное поле таблицы (то есть установить курсор в строку с именем поля) в окне Конструктора.
  2. Раскрыть вкладку Общие(General) для просмотра общих свойств поля или вкладку Подстановка(Lookup) для просмотра параметров подстановки.

3 Создание и сохранение отчета на основе таблицы, запроса

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  • Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  • Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  • Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  • Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  • Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчет [6].

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

  1. На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рисунке 16.

Рисунок 16 – Диалоговое окно Новый отчет

  1. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).
  2. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.
  3. Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Есть еще один вариант сохранения отчета: с помощью команды меню Файл, Сохранить как (File, Save As). Этой командой отображается диалоговое окно Сохранение (Save As) (рисунок 17). Введите имя отчета и, прежде чем нажать кнопку ОК, убедитесь, что в раскрывающемся списке Как (As) этого окна выбран элемент Отчет (Report). Выбранный элемент определяет то, как будет сохранен новый отчет, точнее, в виде какого объекта базы данных Access. Дело в том, что в новой версии Access 2002 появилась возможность сохранить отчет в виде другого объекта базы данных — страницы доступа к данным. Сделать это позволяет другой элемент раскрывающегося списка Как — элемент Страница доступа к данным (Data Access Page) [7].

Рисунок 17 Диалоговое окно Сохранение

Заключение

В данной контрольной работе рассмотрены такие вопросы как понятие базы данных, создание и сохранение таблиц, установка типа данных, а также создание и сохранение отчета на основе таблицы, запроса.

В результате выполнения контрольной работы можно сделать вывод, в деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Появление баз данных (БД) знаменовало собой еще один шаг на пути организации работы с информацией. В базах данных могут одновременно храниться большие объемы информации, а специальные средства, образующие систему управления базами данных (СУБД), позволяют эффективно манипулировать с данными, при необходимости извлекать их из базы данных и записывать их в нужном порядке в базу.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи               голоса и т.д.

Список использованных источников

1. База данных [Электронный ресурс] – 22.12.2013 – Режим доступа:http://www.denizzone.com/baset1r1part1.html.

2. Основы базы данных [Электронный ресурс] – 22.12.2013 – Режим доступа:http://archae-dev.com/l1r3part1.htm.

3. База данных. Общие понятия [Электронный ресурс] – 22.12.2013 – Режим доступа: http://egeinf.gym5cheb.ru/p35aa1.html

4. Золотова С.И. Практикумм поAccess / С.И. Золотова – Москва: «Финансы и статистика», 2007 – 144 с.

5. Основные режимы работы с таблицами [Электронный ресурс] – 22.12.2013 – Режим доступа:

http://orloff.am.tpu.ru/lab_data_base/Append/Info/Glava%202/Index2.htm.

6. Системы управления базами данных и экспертные системы [Электронный ресурс] – 22.12.2013 – Режим доступа:http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html.

7. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса [Электронный ресурс] – 22.12.2013 – Режим доступа:http://www.taurion.ru/access/6/2.

Понятие базы данных на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Табличные базы данных (БД): основные понятия (поле, запись, первичный ключ записи); типы данных. Системы управления базами данных и принципы работы с ними. Поиск, удаление и сортировка данных в БД

2. Создание реляционной базы данных и формы ввода данных

3. Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) MS Access

4. Базы данных шпаргалка

5. Разработка базы данных супермаркета

6. АУДИТ БАЗЫ ДАННЫХ ORACLE

7. Создание базы данных Кинотеатры

8. Создание базы данных на языке C

9. Создание однотабличной базы данных

10. К вопросу нормализации базы данных