Возникновение и развитие систем документации

Работа добавлена:






Возникновение и развитие систем документации на http://mirrorref.ru

Возникновение и развитие систем документации

Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Системы документации, как и документ, следствие исторического развития. С развитием государства и его государственного аппарата управления отдельные документы приобретают новое качественное значение. Они складываются в систему документации.

Постепенно из некогда единой системы документации в силу развития специализации управления в отраслевом и функциональном направлениях выделились самостоятельные системы документации, обслуживающие отдельные функции или отрасли деятельности государства.

Процесс дифференциации систем документации применительно к функциям управления привел к выделению в первую очередь системы общего делопроизводства, характерной для всех учреждений. Система «общего делопроизводства», возник в приказах XVI в., включала управленческую документацию, в которой фиксировалась деятельность центральных и местных учреждений государства.

В связи с расширением и усложнением функций управления выделяются системы документации, в которых отражаются отдельные функции управления - система документации бухгалтерского учета, статистики, военной, дипломатической и других.

Системадипломатической документации, наиболее ярко характеризует функции управления. Подсистемами ее являются основные задачи, фиксируемые в документах:

  1. документирование договорных отношений с иностранными государствами;
  2. дипломатическая переписка;
  3. документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей.

Первая подсистема включала следующие документы: договорные грамоты, договоры, трактаты, конвенции, протоколы, ратификационные грамоты.

Вторая подсистема в свою очередь состояла из четырех более мелких подсистем, соответствующих основным задачам управления внешними сношениями:

1) дипломатическая переписка правительства с иностранными государствами (нот, меморандумов, ультиматумов, мемуаров, писем);

2) переписка правительства со своими дипломатическими" агентами за границей (рескрипты, письма) ;

3) переписка дипломатических агентов за границей со своими правительствами (грамоты, реляции, доклады, письма);

4) переписка дипломатического агента за границей с правительством иностранного государства (записки, письма).

Третья подсистема включала статейные списки, наказы, кредитивные грамоты, инструкции, отчеты, дневники, записи бесед, обзоры прессы, записки, паспорта.

Таким образом, рассмотренная нами система дипломатической документации «... удовлетворяет всем основным определениям системы, т. е. может рассматриваться как некоторое единое целое, входит составным элементом в некоторую большую систему, разбивается на подсистемы и определяется некоторой величиной, характеристикой (целью или критерием существования)».

Системы документации, появившиеся с момента образования отраслевых органов управления в XV—XVI вв., не остались неизменными. Появление новых учреждений и усложнение задач самого управления в XVIII в. (коллегий и местных учреждений), а в XIX в. министерств, внесло качественные изменения в состав и содержание как отраслевых, так и функциональных систем.

Так, например, к XVI—XVII вв. относится возникновениебухгалтерского учета — включавшего учетные книги для записи хозяйственных операций или отдельных их видов (умолотные, таможенные и пр.), оправдательные документы (расписки, росписи).

Существенные изменения в XVIII в. произошли в составе бухгалтерской документации. В связи с появлением двойной системы бухгалтерского учета возникли такие разновидности документов, как счет. Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге — журнале записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности. В балансе отражались все средства на определенный период времени в обобщенных показателях.

В документировании бухгалтерского учета XIX в. новыми видами документов былиучетные книги: приходно-расходные для учета денежных средств и расчетные со сведениями о состоянии всех капиталов. На основании книг составлялись месячные и годовые отчеты.

К XVI—XVII вв. зарождается системастатистического учета. Описание городов и уездов содержали писцовые книги. Подворные переписи населения фиксировались в переписных книгах. Для справочных целей составляли - приправочные книги-списки с писцовых книг.

Изменения в составе статистической документации XVIII в. связаны, прежде всего, с переходом от подворной переписи к подушной. Списки населения назывались «ревизскими сказками». Учет земли, населения, посевов, скота и его продуктивности в хозяйствах крупных феодалов вотчинников отражался в отчетах. Имеются и сведения о наличии статистической отчетности в области промышленности. Значение статистических источников имеют и церковные метрические книги. В XIX в. в связи с возникновением специальных статистических учреждений последние должны были собирать статистические сведения от учреждений для отчетов губернаторов, обзоров министерств, отчетов департаментов.

Документами бюджетных обследований были описания крестьянских хуторов. Для переписи населения составлялись ревизские сказки. Для текущего учета динамики населения, кроме метрических книг, составлялись частные списки городских обывателей, призывные, посемейные списки.

Проводились переписи населения крупных городов. Общепринятыми формулярами были подворная ведомость о количестве строений, водоснабжении, канализации и т. п.; квартирный лист о числе комнат, освещении, отоплении; личный листок. В некоторых случаях составлялась продовольственная карточка об учете потребления продовольствия и топлива.

Путем рассылки вопросных бланков проводились сельскохозяйственные переписи. Отчеты фабричных инспекторов давали сведения о бюджете рабочих. Ценными являются материалы земской статистики — выписки из книг волостных правлений, межевых книг, топографические карты, подворные карточки, поселенные бланки, описания хозяйств.

Развитие торговли и промышленности, усложнение деловых связей во второй половине XIX в. вызвали к жизни особый вид документации —коммерческой. Это договоры, контракты, соглашения, заключенные между лицами и учреждениями, письма (циркуляры) об открытии, ликвидации учреждения, приглашения вступления во взаимные отношения. Группа документов связана с нормами вексельного права. Вексель — долговое обязательство об уплате определенному лицу определенной суммы в определенный срок.

Отдельную группу составляла переписка, связанная с различными сделками с ценными бумагами — акциями, облигациями. Разнообразны уведомительные письма — адвизы, рекомендательные и кредитивно-рекомендательные письма. Особое значение имели доверенности и полномочия — документы, на основании которых или по которым одно лицо дает другому право совершить что-либо за него или от его имени.

Системавоенной документации включала в XVI в. боярские книги — именные списки бояр, окольничих, думных дворян, думных дьяков и т. д.; боярские списки, в которые вносились поименно служилые люди; жилецкие списки — поименная запись всех дворян, обязанных поочередно находиться в населённом пункте для различных поручений; десятий — именные списки городовых дворян и детей боярских, составлявшиеся при разборе, верстании и раздаче денежного жалованья; полковые и сотенные списки, городовые, засечные и строельные книги и т. д.

Появление регулярной армии внесло коренные изменения в функции, задачи, организационное строительство вооруженных сил. Изменился в связи с этим и состав системы военной документации. Появляются новые виды документов, исчезают или меняют наименование и форму многие старые виды документов.

В XVIII в. распоряжения подчиненным лицам оформлялись приказами, ордерами, предписаниями. Разъяснения к выполнению приказов давались в инструкциях, наставлениях, правилах. Подчиненные докладывали своим начальникам рапортами и донесениями. Учет численного состава воинских частей осуществлялся в штатах, табелях, списках, ведомостях. Офицеры получали патенты на чин, нижним чинам выдавались паспорта и аттестаты. Командировки военнослужащим оформлялись нарядами. Ход военных действий отражался в журналах, дислокациях, диспозициях, предположениях, и других видах документов.

Значительные изменения в системе военной документации произошли после военных реформ 60-70 гг. XIX в. согласно Своду военных постановлений, в переписке применялись рапорты, отношения и записки. Вид документа зависел от того, в высшую (рапорт), в равную (отношение) или в низшую (предписание) инстанцию направляется документ. Вид документа определялся не чином, а должностью. В строевой части канцелярии велись приказы, приказания, списки офицерских и классных чинов, описи лошадей, мобилизационные планы, списки, ведомости, журналы взысканий и другие виды доку­ментов.

«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. упростило делопроизводство и резко сократило количество видов документов. Служебные документы делились на три вида: рапорты, предписания и сношения. Сохранились записки и официальные письма.

Наряду с системами документации государственных учреждений получили развитиесистемы документации вотчинных хозяйств, монастырей, позднеесистемы документации капиталистических предприятий.

Особые изменения претерпели функциональные системы с развитием промышленности и торговли в XIX — начале XX в. Появляется и бурно развиваетсякоммерческая документация, документация «промышленных предприятий и т. п.

Качественные изменения в составе и содержании систем документации произошли после победы Великой Октябрьской социалистической революции.

Отошли в прошлое такие системы документации, как коммерческая, ряд систем, отражавших капиталистический способ производства. В то же время появляются совершенно новые системы документации, присущие советскому обществу (система плановой документации, по материально-техническому снабжению и др.).

Система документации по материально-техническому снабжению состоит, в свою очередь, как и другие системы из отдельных подсистем. К ним можно отнести:

  1. подсистему документации по административным вопросам (в значительной степени совпадающую с организационно-распорядительной);
  2. подсистему договорных связей; подсистему финансово-расчетных и платежных операций,
  3. подсистему оформления претензионных и арбитражных споров.

Подсистема документации, отражающая договорные связи по снабжению и сбыту продукции включает такие документы, как перечень потребности; расчет потребности в сырье, материалах, полуфабрикатах; договор поставки; долевой договор; дополнительное соглашение. Другие подсистемы включают документы, в которых решаются соответствующие задачи управления материально-техническим снабжением.

Новое значение и содержание получаеторганизационно - распорядительная документация, фиксирующая управленческую деятельность учреждений нового типа, государства рабочих и крестьян.

Системы документации в советский период не оставались неизменными. Они развивались вместе с развитием советской государственности. Новые задачи, встававшие перед советским государственным аппаратом на отдельных этапах советского строительства, оказывали существенное влияние на состав и содержание систем документации.

Важное значение имеет система организационно-распорядительной документации. В соответствии с классификацией функций управления, проведенной Институтом государства и права Академии Наук СССР, ОРД обслуживает функцию организации систем и процессов управления. Исходя из этого в документации этой системы фиксируется деятельность, отражающая вопросы рационализации, совершенствования управленческого труда, совершенствования самого процесса управления.

Отдельные задачи, реализуемые в процессе осуществления функций организации систем и процессов управления, отражаются в документах соответствующих подсистем ОРД. Подсистемы ОРД, в свою очередь, совпадают с основными задачами указанной функции. Исходя из этого при разработке унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) разрабатываются в первую очередь следующие группы задач, условно названные подсистемами УСОРД: «управление подведомственными объектами; усовершенствование работы аппарата управления; обеспечение кадрами служащих аппарата управления; контроль за исполнением документов».

Таким образом, функциональная система документации распадается, в свою очередь, на подсистемы, в которых отражается одна задача или группа задач, реализуемых в процессе осуществления той функции управления, которая фиксируется в ней.

Отдельные отраслевые системы документации можно рассматривать и как подсистемы общегосударственной системы сбора и переработки информации.

Рассматривая системы документации в иерархическом плане, можно учитывать наличие общегосударственной системы документации, а в качестве подсистем отраслевые и функциональные системы документации. В свою очередь в отраслевые системы документации в качестве подсистем включается документация подведомственных им учреждений, организаций и предприятий.

Возникновение и развитие систем документации на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Возникновение и развитие английского языка

2. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси (VIII–XIV вв.)

3. Возникновение и развитие банковской системы России

4. Краткая история отопительных систем. Развитие систем отопления средневековья

5. Возникновение и развитие массового спорта в спортивно-гимнастических организациях. Их характеристика (Сокольские, Маккаби, СХМ, Скаутизм, предпринимательские и рабочие организации в XIX - начале XX века)

6. Возникновение и развитие психики в процессе эволюции. Стадии развития психики

7. История и развитие резьбы по кости. Возникновение хотьковской резьбы

8. Понятие ценности документы. Возникновение и развитие экспертизы ценности

9. Историческое развитие систем управления

10. Возникновение и развитие педагогической науки. Объект, предмет, основные категории и задачи педагогической науки