Новости

Организация представления информации в табличном процессоре

Работа добавлена:






Организация представления информации в табличном процессоре на http://mirrorref.ru

Тема: Организация представления информации в табличном процессоре.

Учебныевопросы:

  1. Диаграммы. Их назначение, создание, редактирование.
  2. Представление информации в виде БД.

1.

Ввод, форматирование и редактирование данных, организация и проведение вычислений для получения результатов являются только частью возможностей табличного процессора .Excel 2007.

Данные и результаты вычислений могут накапливаться, создавая возможности для их дальнейшего использования, их анализа, а также представления в виде, удобном для восприятия человека.

Массив информации (в виде данных) связанной различными смысловыми связями называется Базой данных (БД). Надо отметить, что таблицыExcel похожи на базы данных (и могут ими быть в определённых случаях), но предназначены не столько для хранения данных, сколько для осуществления их обработки (математической, статистической и др.) и анализа.

Результаты обработки и анализа данных позволяет визуально воспринять суть обрабатываемого процесса или явления и облегчает процесс его анализа.

Excel позволяет создавать диаграммы двух типов:

  • «Вложенные» диаграммы, расположенные в обычном листе рабочей книги вместе с данными;
  • На отдельном листе диаграмм.

Выбор того или иного типа диаграмм определяется его функциональностью. Вложенные диаграммы чаще используются для представления и анализа небольших объёмов данных. Если для создания диаграммы используются данные с разных листов рабочей книги целесообразно использовать отдельный лист диаграмм.

В версии MSOffice 2007 способ работы с диаграммами, в сравнении с предыдущими версиямиOffice, существенно изменился. Теперь нет мастера диаграмм, с помощью которого производилась вся работа с диаграммами в предыдущих версиях. ВOffice 2007 в соответствие с концепцией нового интерфейса для работы с диаграммами используется три вкладки. Они позволяют выполнять всё те же действия, но более удобным и наглядным способом.

Для создания диаграммы проще всего воспользоваться инструментами, расположенными в группе Диаграммы (Charts) вкладки Вставка (Insert).

Перед построением диаграммы рекомендуется (но не обязательно) выделить диапазон ячеек с данными, на основе которых будет строиться диаграмма.

Чаще источником данных для создания диаграмм является прямоугольная область ячеек (диапазон).

Однако диапазон выбранных ячеек может состоять из несмежных интервалов. Такой диапазон выделяется последовательным выделением выбранных ячеек листа при нажатой клавише клавиатуры <Ctrl>.

Исходные числовые данные для диаграммы удобнее выделять вместе со строкой или столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и на осях категорий диаграммы.

Источник данных для создания диаграммы можно задать и после её создания.

Построение диаграмм вExcel в любом варианте действий представляет собой последовательность шагов.

Выбор типа диаграммы.

Excel предлагает стандартные типы диаграмм, каждый из которых имеет два или более видов.

Существует возможность создания новых типов диаграмм. Так как диаграмма это способ наиболее наглядного представления данных, тип диаграммы выбирается исходя из этой предпосылки. Например, для большинства научных данных хорошо подходит точечный тип диаграмм. Для представления нескольких рядов однотипных динамических данных применяются графики или гистограммы. В случае, когда надо отобразить относительные данные, более удобны круговые диаграммы.

Тип диаграмм можно выбирать в коллекциях, вызываемых с помощью кнопок в группе Диаграммы (Charts) на вкладке Вставка (Insert).

Чтобы просмотреть сразу все типы диаграмм, можно воспользоваться командой «Все типы диаграмм» (AllChartTypes), расположенной внизу коллекции. В результате выполнения этой команды откроется диалоговое окно.

В результате выбора типа диаграммы изменяется вид «Ленты». На ней появляются новые вкладки, содержащие инструменты для работы с диаграммами. На листе рабочей книгиExcel появится область диаграммы. С помощью появившихся вкладок осуществляется дальнейшая настройка параметров диаграммы.

Чтобы скорректировать источник данных используется кнопка «Выбрать данные» (SelectData), расположенная на вкладке «Конструктор» в группе «Данные» (Data). Появится диалоговое окно «Выбор источника данных» (SelectDataSource).

Чтобы настроить макет диаграммы надо перейти на вкладку «Макет» (Layout). Группы элементов интерфейса, позволяющие форматировать и редактировать элементы диаграммы, расположены на этой вкладке.

Большинство диаграмм создаваемых вExcel состоят из типовых компонентов.

Основными типовыми компонентами диаграммExcel являются:

Область диаграмм.

Полная область, занимаемая диаграммой. Включает в себя собственно диаграмму, легенду, заголовки и подписи, другие элементы.

Область построения диаграммы.

Заголовки осей.

Ось Х.

Ось категорий диаграммы (аргумента). Как правило, ориентирована горизонтально.

ОсьY.

Ось данных (функции). Как правило, ориентирована вертикально.

Категории.

Различные элементы в ряду данных.

Ряды данных.

На их основании создаётся диаграмма. Некоторые типы диаграмм, например, круговая диаграмма, используют только один набор данных.

Подписи данных.

Могут отражать числовое значение, принимаемое функцией в данной точке (значение аргумента для данной точки диаграммы). Подписи очень удобны при отображении нескольких наборов (серий) данных.

Линии сетки.

Линии, проведённые параллельно осям диаграммы и позволяющие точнее определять значение любой её точки.

Excel позволяет осуществить выбор расположения созданной диаграммы.

По умолчанию программа предлагает создать вложенную диаграмму (расположенную на стандартном листе книги вместе с данными). Можно создать диаграмму на отдельном листе рабочей книги – листе диаграмм.

Вложенные диаграммы чаще применяют для представления небольшого количества данных. В случае, когда данных, использованных для создания диаграммы много, или когда данные находятся на разных листах рабочей книги, используют диаграмму на отдельном листе.

Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, на вкладке «Конструктор» (Design) в группе «Расположение» (Location) можно применить кнопку «Переместить диаграмму» (MoveChart). В появившемся диалоговом окне «Перемещение диаграммы» (MoveChart) установить переключатель в положение «на отдельном листе» (newsheet).

Редактирование (исправление ошибок) и форматирование (изменение внешнего вида) компонентов (элементов) диаграммы осуществляется удобнее всего по алгоритму:

Выделение компонента –> вызов контекстного меню форматирование (редактирование).

2.

Данные и результаты вычислений в табличном процессоре могут накапливаться и храниться. Представление большого количества информации в виде таблицы может быть организовано как база данных.

Такое представление информации обеспечивает её эффективное хранение и использование.

База данных – это всегда некоторая особым образом организованная совокупность данных.

Основными её функциями являются:

  • Организация ввода и вывода данных;
  • Организация хранения данных (разными способами);
  • Организация поиска данных;
  • Организация представления данных в удобном для пользователя виде.

В табличном процессореExcel создаваемые БД организованы в форме списков.

Список – определённым образом организованные данные в виде двухмерной таблицы, строки которой и являются элементарными единицами списка.

Так как вExcel можно создать подобную структуру в нем можно создать диапазон заполненных данными ячеек, с которыми можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных – в первую очередь сортировки и установки фильтра.

  • С точки зрения представлений о базе данных таблица состоит из набора строк, называемых записями.
  • Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жестко определены требования к типу содержащихся в них данных.

Основные возможности операции, производимые с базами данных:

  • Ввод новой записи;
  • Удаление записи;
  • Редактирование записи;
  • Упорядочивание записей – сортировка;
  • Поиск по критерию.

ВExcel любая база данных (список) представлена в виде таблицы. На рабочем листе книгиExcel каждая запись располагается в отдельной строке, а для каждого поля отводится определённый столбец.

Организация баз данных в виде списков не даёт всех возможностей, которые существуют в специализированных программах по работе с базами данных.

Создание базы данных вExcel.

Для работы со списками необходимо указать диапазон ячеек, входящих в список.

Если на листе рабочей книги диапазон ячеек будет отформатирован как таблица, тоExcel будет считать этот диапазон предполагаемым списком.

После того как список создан, его необходимо заполнить данными.

Существуют следующие способы:

  • Ввод данных в пустые строки последовательно. Удобно при этом использовать автозавершение.
  • Использование формы данных.

Сразу после ввода имён полейExcel предлагает Форму данных.

Чтобы иметь возможность вызова формы данных необходимо сначала добавить кнопку Форма на Панель быстрого доступа. (Настройка панели быстрого доступа в поле «Выбрать команды из» указать «Команды не на ленте» в списке выделить элемент Форма и нажать кнопку «Добавить»).

Использование формы заключается в выделении ячейки внутри списка, вызов панели формы и заполнении соответствующих полей.

При необходимости информационные базы данныхExcel можно организовать так, чтобы она была представлена в наиболее удобном для пользователя виде.

Способы организации представления базы данныхExcel:

  • Сортировка,
  • Фильтрация,
  • Создание промежуточных итогов,
  • Сводные таблицы.

Сортировка позволяет упорядочить записи таблицы в порядке возрастания и убывания значении выбранного критерия как в одном поле, так и в таблице в целом.

Excel 2007 позволяет сортировать данные по цветам (до 64 уровней), по датам, по алфавиту и др.

Поле, по которому сортируется список, называется ключом.Excel 2007 предоставляет возможность использовать одновременно несколько ключей сортировки.

ВExcel 2007 сортировка данных осуществляется использованием элементов интерфейса:

Вкладка «Данные» –> Группа «Сортировка и фильтрация»

–>кнопки «Сортировка от минимального к максимальному»

«Сортировка от максимального к минимальному»

«Сортировка»

При нажатии на кнопку «Сортировка» открывается диалоговое окно «Сортировка».

Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию и работать с ними отдельно от всего списка. В отфильтрованном списке на экран выводятся только те записи, которые содержат определённые значения, отвечающие критериям отбора, при этом остальные записи будут скрыты.

Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор.

После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовать в диаграммы и выводить на печать; при этом местонахождение и порядок не изменяется.

Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, применённый до него, и в ещё большей степени ограничивают подмножество данных.

С помощью Автофильтра можно создать три типа фильтров:

  • По значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы.

Например: можно выполнить отбор по цвету фона ячеек или по списку чисел, но не оба типа одновременно.

ВExcel 2007 критериями отбора могут быть:

  • Отбор текстовых строк;
  • Отбор чисел;
  • Отбор значений даты и времени;
  • Отбор наибольшего или наименьшего значений чисел;
  • Отбор чисел, которые больше или меньше среднего значения;
  • Отбор по цвету ячеек, цвету шрифта или набору знаков;
  • Фильтр по выделенному, и др.

Чтобы выполнить отбор записей с помощью сложных условий используется расширенный фильтр. Требует создания специальной области, содержащей критерии фильтрации.

Вкладка «Данные» –> Группа «Сортировка и фильтрация» кнопка Фильтр (автофильтр).

кнопка Дополнительно (расширенный фильтр)

Диалоговые окна

Подведение промежуточных итогов это средство удобного представления данных и одновременно средство проведения некоторого ограниченного набора вычислений.

Как и фильтрация, создание промежуточных итогов позволяет скрывать группы записей, что облегчает работу с не скрытыми записями списка.

Вкладка «Данные» –> Группа «Промежуточные Итоги».

Сводная таблица представляет собой отчёт, в котором упорядочены разрозненные данные рабочего листа. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь необходимую информацию из большой базы данных.

Организация представления информации в табличном процессоре на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL

2. Организация расчетов в табличном процессоре MS Excel

3. Изучение технологии экономических расчетов в табличном процессоре

4. Основы создания документов в табличном процессоре Microsoft EXCEL

5. Понятие информации. Виды информации. Роль информации в живой природе и в жизни людей. Язык как способ представления информации: естественные и формальные языки

6. Исследование схемы обработки информации на регистровом процессоре

7. Мультимедийные технологии обработки и представления информации

8. Информация и формы ее представления. Понятие количества информации

9. Понятие информации, единицы ее измерения, формы ее представления

10. ТЕХНОЛОГИИ СБОРА, ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ОБРАБОТКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ