Новости

Технологии работы с электронными документами

Работа добавлена:






Технологии работы с электронными документами на http://mirrorref.ru

Тема: Технологии работы с электронными документами.

Учебныевопросы:

  1. Информационные модели электронных документов.
  2. Информационные технологии работы с комбинированными документами.
  3. Объекты электронных документов.
    1. Свойства печатной страницы.
    2. Текстовые абзацы, их функции и свойства.
    3. Объекты контейнерного типа.
    4. Взаимодействие изображений с текстом.
    1. Принцип стилевого оформления документов.

1.

Информационные модели электронных документов.

Информационная модель документа определяет способ его представления в памяти компьютера. Выбор информационной модели зависит от возможностей прикладной программы и ОС.

Линейная модель электронного документа.

Наиболее традиционная. Электронный документ при этом представляет собой линейную последовательность информационных символов. Позиция элемента выражается целым числом. Чем дальше элемент от начала документа, тем больше число его позиции.

Модель удобна для создания простых документов, содержащих данные одного типа. Так работают простые текстовые редакторы.

Блочно – страничная модель электронного документа.

Неудобством линейной модели является возникновение непроизводительных действий при редактировании больших документов. В процессе редактирования переприсваиваются номера символов в линейной последовательности от места редактирования до конца текста, информация переписывается в другие ячейки памяти.

Частично эта проблема преодолевается разбивкой документа на отдельные блоки, каждый из которых обрабатывается порознь. Поскольку каждый блок (называемый также страницей) хранится в отдельной области памяти, любое изменение данных локализовано пределами только одного блока. Эта технология используется в разных областях работы с электронными документами. Сейчас основной областью её применения являются системы управления базами данных (СУБД).

Объектная модель электронного документа.

Является наиболее рациональной при работе с комбинированными электронными документами, т.е. образованными данными разных типов.

Создание комбинированных электронных документов стало возможно только после перехода к объектной модели документа и внедрения объектно-ориентированных ОС (Windows).

Согласно объектной модели, электронный документ представляет собой коллекцию (систему независимых) объектов, обладающих настраиваемыми свойствами.

Разработка документа происходит в три этапа.

  1. Формируется структура документа группировкой пустых объектов-заготовок. В результате получается пустой каркас бушующего документа, иначе называют шаблоном документа.
  2. Затем объекты заготовки наполняются содержанием. После этого документ можно читать и просматривать.
  3. Выполняется оформление документа. Делается это изменением свойств объектов.

Впервые объектная модель электронного документа была реализована компаниейMicrosoft в текстовом процессоре MSWord 95.

Позднее технология была распространена на другие программные продукты, составившие общий пакет под названиемMicrosoftOffice.

При работе с объектной моделью в создании комбинированного документа принимают участие другие программы и сама операционная система.

2.

Информационные технологии работы с комбинированными документами.

Технология динамического обмена данными (DDE)

Электронные документы имеют такие полезные особенности, которых печатные документы не могут иметь даже теоретически. Одна из них – динамическое содержание. Характерный пример – метеосводка.

По мере поступления новых данных о погоде сводка непрерывно обновляется и в любой момент времени предоставляет актуальную информацию.

Для реализации этой технологии необходимы три информационных объекта:

Основной документ (его также называют клиентским);

Источник данных (также называют сервером);

Динамическая связь между ними (предоставляет системная служба).

В качестве источника данных выступает любой документ или база данных. Источник данных и основной документ могут находиться на разных компьютерах и географически располагаться сколь угодно далеко друг от друга.

Важный объект динамического обмена данными – связь между документом и источником. Она обеспечивается программой ОС. Программа периодически проверяет состояние данных, и если обнаруживает, что данные в источнике изменились, выполняет операциюсинхронизации. При синхронизации, данные из источника, копируются в основной документ. Подробные системные программы работают автоматически, исполняя роль посредников, и называются службами (сходные с драйверами функции).

Можно настроить выполнение синхронизации вручную. В этом случае системная служба выдаёт сообщение о том, что связь с источником данных устарела и требует обновления.

Связь между электронным документом и источником данных может быть разорвана. В этом случае документ перестаёт быть динамическим. Динамическая связь разрывается, когда документ перемещается на другой ПК, а источник данных – нет.

Технология связывания и внедрения объектов (OLE).

Технология OLE предоставляет на выбор два способа формирования комбинированного документа из объектов-заготовок. Первый способ называют связыванием, второй – внедрением.

Технология внедрения более проста и наглядна:

Берётся информационный объект и вставляется в документ. После вставки размер документа увеличивается на величину выставленного объекта. Документ передаётся и воспроизводится вместе со всеми вставленными в него информационными объектами.

Технология связывания заключается в том, что в электронный документ вставляется не информационный объект, а ссылка, указывающая на его местоположение. ОС компьютера создаёт динамическую связь между электронным документом и объектом, выступающим в качестве источника данных. Размер документа увеличивается незначительно. Объекты связывания воспроизводятся в составе документа, пока сохраняется связь между ними.

Характерный пример Web-страницы.

Связывание осуществляется через так называемые гиперссылки.

Основной недостаток технологии связывания объектов заключается в том, что информационные связи надо постоянно проверять и обслуживать. Они легко разрушаются при переносе источника данных в новое место.

3.

Объекты электронных документов.

Электронный документ, сформированный в соответствии с объектной моделью, состоит изобъектов заготовок. Его структура определяется связями между объектами, содержание – наполнением этих объектов, а оформление – настройкой свойств объектов.

Чтобы оформить электронный документ надо:

Получить доступ к его объектам;

Знать свойства объектов;

Изменить объекты так, как требуется.

3.1.

Обязательным объектом электронного документа является печатная страница или электронная форма.

Основными свойствами печатных страниц являются:

Размер и ориентация печатной страницы;

Размеры полей печатной страницы;

Группировка страниц на листе;

Наличие колонтитулов и их содержание;

Порядковый номер (уникальное свойство).

В большинстве текстовых редакторов для настройки параметров страницы служат командыФайл® Параметры документа.

(Узнайте, как настраиваются параметры страницы вWord)

Размер печатного листа измеряется в миллиметрах и определяется назначением документа. В качестве базового в России принят размер листа 841 × 1189 мм; формат такого листа получил название А0. Производные форматы меньших размеров носят названия А1, А2 и т.д. и образуются делением предыдущего формата пополам. В делопроизводстве общепринят формат А4 (210мм × 297мм).

Ориентация печатного листа бывает вертикальной (книжный формат) и горизонтальной (альбомный формат). Горизонтальную ориентацию листа применяют в частности для создания широких таблиц.

Печатные поля позволяют визуально обособить область представления данных на печатной странице. Поля имеют также следующие функциональные назначения:

– левое – поле брошюровки документа;

– правое и верхнее – поля обрезки;

– нижнее и верхнее – поля колонтитулов.

Группировка страниц позволяет размещать на одном листе несколько страниц.

Колонтитулы – это элементы служебного оформления документа, предназначенные для наглядного представления его структуры.

Состав информационных элементов, размещаемых в колонтитуле, определяет автор документа. Самым распространенным таким элементом является номер печатной страницы.

Колонтитул – это не информационный объект электронного документа. Его нельзя создать. Это свойство электронной страницы. Его можно сделать видимым или невидимым, заполненным или пустым. Для этого используется свойство страницы «Колонтитулы».

Разделы – это части электронной страницы или группа страниц, имеющих общие для них, присущие им свойства.

Друг от друга разделы отделяются специальным кодом «разрыв раздела». Он выполняет не только функции кода-разделителя, но и кода форматирования. В нём хранятся свойства раздела.

Важно отметить, что код «разрыв раздела» располагается не перед тем разделом, к которому относится, а после него.

Среди свойств раздела есть и такое, которое не относится к свойствам печатной страницы – количество колонок текста.

Любой, даже пустой документ обязательно имеет хотя бы один раздел. Документ получает его в момент создания (Файл® Создать). Из документа можно удалить содержание, но последний «код разрыва» удалить невозможно.

Он заканчивает документ и содержит информацию о свойствах этого документа (структуре и оформлении печатной страницы).

3.2.

Абзац является самостоятельным объектом в объектной модели электронного документа. С информационной точки зрения текстовый абзац представляет собой законченное сообщение. Абзац заканчивается специальным кодом «конец абзаца». Как и разрыв раздела, этот сложный код выполняет одновременно функции и кода-разделителя, и кода форматирования. В нём хранятся все настройки свойств абзаца. В электронном текстовом документе присутствует, по меньшей мере, один «пустой» абзац. Фактически он не пуст; а в нем уже хранятся какие-то конкретные свойства.

По функциональному назначению можно выделить две группы абзацев: заголовки и абзацы основного текста.

К абзацам приравниваются элементы списков, поля записей ячейки таблиц.

Абзац электронного документа, как объекты, имеют множество различных свойств.

Рассмотрим основные, с точки зрения делопроизводства.

Свойства шрифта абзаца

Гарнитура шрифта определяет форму символов. Существуют десятки тысяч шрифтовых гарнитур. По потребительским свойствам их условно можно разделить на четыре категории:

Шрифты рубленые (применяют, когда необходимо обеспечить различимость символов);

Шрифты с засечками (повышают скорость чтения, и снижает утомление);

Шрифты художественные (в деловом документообороте используют очень редко);

Шрифты специальные (символьные наборы для решения специальных задач).

Начертание шрифта – дополнительное средство технической выразительности.

Различают четыре основных начертания:

Обычное;

Курсив (наклонное);

Полужирное;

Полужирное курсив.

Выравнивание и переносы в абзаце.

Механизм управления выравниваем абзаца также является средством технической выразительности документа.

Существует четыре метода выравнивания текста:

По левому краю;

Посередине;

По правому краю;

По ширине (по формату).

Как правило, документ в электронном виде не имеет переносов и абзацы выравниваются по левому краю. Если документ готовится для печати на бумаге, в нём желательно настроить расстановку переносов. Это позволяет выровнять документ по ширине.

Отступы и интервалы между абзацами.

Отступы – элементы горизонтального форматирования страниц документа. Появляется возможность выделять объекты электронного документа, имеющие разное функциональное значение.

Интервалы – элементы вертикального форматирования текста. Различают интервалы между абзацами и интервалы между строками абзаца.

Интервалами между абзацами обособляют разделы документа.

3.3.

Списки и таблицы – это объекты контейнерного типа, элементы которых сохраняют свои индивидуальные свойства после группировки.

Соответственно в этих объектах можно выделить две группы свойств: общие свойства контейнера и свойства его отдельных элементов.

Списки.

Контейнерные свойства списка связаны со способом обособления его элементов. Существует два способа обособления: с помощью графических маркеров (маркированные списки) и с помощью порядковой нумерации (нумерованные списки).

Для маркированных списков характерным является одно общее свойство – вид маркера.

Для нумерованного списка характерны два контейнерных свойства: начальный номер и способ нумерации.

Отдельные элементы списков существуют на правах абзацев и имеют те же свойства, которые имеют абзацы.

Таблицы.

Очень эффективные информационные объекты. Удачная форма представления данных в таблице способствует анализу содержащейся в ней информации.

Таблица также сочетает свойства контейнера и свойства вложенного в контейнер объекта.

Контейнерные свойства таблицы связаны с геометрией ячеек и их оформлением. К таким свойствам можно отнести:

Число столбцов и ширина отдельных ячеек;

Число строк и высота отдельных ячеек;

Тип, толщина, цвет и т.д. разделительных линий;

Цвет фона и др.

Эти свойства можно задать для каждой ячейки, для группы ячеек и для всей таблицы в целом.

Свойства данных, содержащихся в ячейках, эквивалентны свойствам абзацев.

3.4.

ОС Windows предоставляет два метода размещения информационных объектов в электронных документах: связывание и внедрение.

По умолчанию рисунки вставляются в электронные документы методом внедрения. Изображение вставляется в какой-либо объект, потому что ничего кроме объектов в электронном документе нет.

В какой именно объект изображение вставляется, зависит от режима вставки. Возможны два варианта:

Вставка происходит в текстовый объект (абзац, ячейка таблицы);

Вставка происходит в печатную страницу (может перемещаться и считается свободным).

Встроенное изображение привязано к определённой позиции в абзаце и может перемещаться по страницам документа вместе с абзацем. Фактически, оно может быть представлено как один большой символ.

Свободное изображение не связано с конкретной позицией в тексте. Его можно переместить в любое место страницы, а при необходимости жестко зафиксировать.

В случае представления печатного листа, как объекта состоящего из двух страниц на каждой из его сторон, чётные и нечётные страницы становятся различимыми по размеру полей. Такие поля называют зеркальными. В них различают не правое и левое поля, а внешнее и внутреннее (поля брошюровки).

Существуют три режима взаимодействия изображений с текстом: встраивание, наложение и обтекание.

В деловом документообороте основной режим взаимодействия изображения с текстом – обтекание.

Существуют несколько режимов обтекания. В служебных документах, как правило, применяется режим обтекания с двух сторон – сверху и снизу.

В текстовом документе изображение не редактируется. Может редактироваться его представление в документе. К регулируемым свойствам представления изображения относятся:

Геометрические свойства;

Свойства положения;

Свойства рамки;

Свойства фильтра.

4.

Принцип стилевого оформления документов.

Основными текстовыми объектами электронных документов являются абзацы. Многочисленные свойства этого объекта вместе создают своеобразный комплекс названныйоформление абзаца.

Ручная настройка всех свойств абзаца оказывается очень трудоёмкой. Текстовый процессорWord позволяет автоматизировать этот процесс, предлагая пользователю прпаименить один из созданных заранее наборов свойств –стиль абзаца.

Стиль – это именованное описание оформления текстового абзаца

Основным свойством стиля является егоуникальное имя (Обычный, Заголовок 1 и т.д.).

Любой абзац текста, даже пустой, оформлен в соответствии с содержанием какого-либо стиля. Связь абзаца с содержанием стиля устанавливаетсякодом конца абзаца (¶).

Применение стилей даёт преимущества:

  • устанавливает разделение труда между автором документа, создающим содержание, и компьютерным дизайнером, разрабатывающим стили (оформление абзацев);
  • предоставляет возможность многократного использования подходящих (по мнению автора содержания) стилей для оформления документов;
  • повышает производительность труда.

Принцип единства функционального оформления документов.

Состоит в том, что абзацы разного функционального назначения – заголовков глав, заголовков параграфов, основного и дополнительного текста – должны различаться по оформлению.

Позволяет:

  • наглядно выразить структуру документа;
  • подчеркнуть значение разных элементов документа;
  • упростить работу с документом.

Для реализации этого принципа также применяются предлагаемыеWord стили. По умолчаниюWord присваивает тексту абзаца стиль Обычный (Normal). На вкладке «Главная» находится группа «Стили», содержащая коллекцию стилей. Кроме этогоWord предоставляет пользователю возможность создать собственный стиль и присвоить ему уникальное имя.

Технологии работы с электронными документами на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Реферат Комплектование библиотечного фонда электронными документами

2. Реферат Классификация систем управления электронными документами (СУД - EDMS-системы)

3. Реферат ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ С ДОКУМЕНТАМИ

4. Реферат Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

5. Реферат Технология организации работы с документами в Администрации города Новочебоксарска

6. Реферат Документирование деятельности и организация работы с документами на примере ЗАО «Общее Дело»

7. Реферат Организация работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну (конфиденциальное делопроизводство)

8. Реферат Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере канцелярии Администрации города Новочебоксарска

9. Реферат Технологии работы с графической информацией. Растровая и векторная графика. Аппаратные средства ввода и вывода графических изображений. Прикладные программы работы с графикой. Графический редактор

10. Реферат Технологии социальной работы с наркозависимыми