Новости

СУБД Access

Работа добавлена:






СУБД Access на http://mirrorref.ru

Тема: СУБДAccess.

Учебные вопросы:

  1. Общие сведения о СУБД MSAccess.
  2. Начало работы с MSAccess. Работа с отношениями.

1.

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их информацией и работать с ними. Существует около десятка различных СУБД, многие из которых на самом деле являются не столько системой управления, сколько специализированными языками программирования (например,Oracle,Clipper,Paradox,FoxPro), с помощью которых, освоивший язык программирования, может создать БД любой сложности.

Первоначально MSAccess не входила в пакетOffice и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД, входя в пакет «Офиса», является удобным средством для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать.

В то же времяAccess не исключает возможности программирования, так как система включает поддержку языка программированияVisualBasicforApplication, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления.

Одни из важных достоинствAccess является интеграция этой программы сExcel,Word и другими программами MSOffice. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Реляционная модель СУБД MSAccessобеспечивает возможность использования:

  • операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру);
  • и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.

СУБД MSAccess упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку хранит все объекты базы данных в одном файле. Первым шагом в работе с MSAccess является создание файла базы данных (введение имени и маршрута сохранения файла). Предварительное определение места файла отличает эту прикладную программу от других, входящих в состав MSOffice программ.

Работа в СУБД MSAccess подразделяется на: 1) фазу конструирования (собственноручно или с помощью мастера) и 2) фазу управления данными.

Процесс конструирования заключается в создании объекта базы данных и дальнейшей его настройке в соответствии с определёнными требованиями. В большинстве случаев это осуществляется в специальном режиме конструктора, предусматривающем инструменты для подобной работы.

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

Отношение (таблица) – это объект, который используется для хранения данных и работы с данными (проверка орфографии, сортировка, фильтрация, изменение структуры отношения). Каждое отношение содержит информацию об информационных объектах определённого типа. Для каждого отношения должен быть определёнпервичный ключ – однозначный идентификатор каждого кортежа (записи). Ключевые значения, как правило, могут быть объявлены индексами. Первичный ключ отношения индексируется автоматически.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю просматривать, анализировать, получать нужные данные из одного или нескольких отношений. С помощью запросов можно также создавать новые отношения, используя для этого данные уже существующих отношений. Наиболее распространённый тип запросов – запрос на выборку. Он отбирает данные из одного или нескольких отношений по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

Форма – это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране монитора или управления работой приложения.

Отчёт – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должна выполнить MSAccess в ответ на определённое событие. Полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Модуль – это объект, содержащий программы на языкеVisualBasicforApplication, который позволяет запрограммировать ответ MSAccess на определённое событие.

Популярность СУБД MSAccess обусловлена следующими причинами:

  • доступность в изучении и понятность;
  • возможность использования OLE технологии;
  • интегрированность с пакетом MSOffice;
  • полная поддержка Web-технологий;
  • визуализация процесса работы, позволяющая видеть результаты своих действий и корректировать их;
  • наличие большого количества «мастеров» по разработке объектов программы;
  • уменьшение размеров базы данных, количества возможных ошибок, затрат труда и времени на работу с ней.

2.

После запуска программы MSAccess на экране монитора появляетсяСтартовое окно, в правой части которого имеетсяОбласть задач«Приступая к работе с …». С её помощью можно открыть уже имеющуюся базу данных, или создать новую. Создать новую базу данных можно также по помощи одного из шаблонов, выбрав подходящий шаблонв окне «Категории шаблонов», расположенном слева от области задач.

Общий вид окна программы MSAccess несколько отличается от аналогичных окон программExcel иWord. Основное отличие заключается в том, что в левой части окна имеется область, в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям.

После создания файла новой БД вОбласти объектов появляется автоматически созданный первый объект – пустое отношение (таблица) с именемТаблица 1.

Последним уровнем моделирования при создании реляционной базы данных является разработка схем каждого отношения, схемы всех отношений и специальных объектов (форм, запросов, отчётов) в применяемой СУБД.

Отношение в БД создаваемой с помощью СУБДAccess состоит из:

поля (столбцы)

записи (строки)

атрибуты

Имена отношений, так же как имена их полей, лучше писать символами латинского алфавита. Если имя содержит больше одного слова, желательно между словами ставить подчёркивание вместо пробела (ЭВМ в этом случае считает имя состоящим из одного слова).

Нормализация БД.

Чтобы создаваемая БД работала корректно, данные в ней должны быть правильно организованы. При этом устраняется дублирование данных и обеспечивается корректная взаимозависимость связанных данных. Для достижения указанных целей выполняется так называемая нормализация БД, базирующаяся на нескольких нормальных формах (НФ), каждая из которых обозначает определённый уровень оптимизации данных.

Требования для любой нормальной формы:

  • Каждая последующая НФ должна быть лучше предыдущей;
  • При переходе к следующей НФ свойства предыдущих сохраняются.

Вначале подробно исследуется предметная область. Допустим, в результате исследования установлено, что в БД необходимо отобразить информацию об объектах:

Объекты

Информация, например:

Студент

Ф.И.О., номер зачётной книжки и др.

Учебная группа

Шифр или номер группы и др.

Факультет

Название и др.

Учебный предмет

Название и др.

Оценка

Балл, название оценки и др.

Информация об объектах может быть значительно расширена. Например: о студенте – домашний адрес, телефон и т.д.

Первая нормальная форма (1НФ)

Свойства:

  • в отношении нет одинаковых кортежей (записей);
  • атрибуты не упорядочены и различны по наименованию;
  • кортежи (поля) не упорядочены;
  • значения атрибутов неделимы.

При построении логической модели данных всю информацию, описывающую предметную область, вначале можно представить в виде одного отношения (таблицы), которое будет содержать все необходимые поля, и удовлетворять требованиям 1НФ.

Примеры названий доменов (полей):

Код студента =fID_Student;

Фамилия студента =fLast_Name;

Имя студента =fFirst_Name;

Отчество студента =fMiddle_Name;

Шифр группы =fGroup;

Оценка =fMark;

Учебный предмет =fSubject;

Учебный семестр =fSemester.

1НФ. Фрагмент обобщённого отношенияОбразование (Education)

fID_Student

fLast_Name

fGroup

fMark

fSubject

fSemester

0001

Иванов

С11

4

Физика

1

0002

Петров

С12

3

Физика

1

0001

Иванов

С11

5

Математика

1

Создание отдельных кортежей (полей) Фамилия студента, Имя студена, Отчество студента вызвано соблюдением свойства 1НФ – неделимость значения атрибута. (Атрибут Фамилия Имя и Отчество студента явно можно разделить на три значения).

ПолеfID_Student однозначно определяет каждого студента. Но, так как один и тот, же студент в этом отношении может упоминаться неоднократно, а свойство 1НФ – уникальность кортежей (записей) должно соблюдаться, в отношении применёнсоставной ключ из полейfID_Student,fSubject,fSemester.

В результате создано большое отношение, удовлетворяющее всем свойствам 1НФ. Но с ним неудобно работать ввиду его громоздкости и избыточности (многие данные дублируются по несколько раз).

В результате при изменении содержания какого-либо атрибута изменение необходимо выполнить во всех кортежах, где эта информация встречается.

Вторая нормальная форма (2НФ)

Отношение находится во 2НФ только тогда, когда оно уже находится в 1НФ, и нет неключевых атрибутов, которые зависят от части сложного (составного) ключа.

Неключевым называется атрибут, не входящий в состав какого-либо потенциального ключа.

Для отслеживания функциональных зависимостей между неключевыми атрибутами и сложным (составным) ключом составляется схема (где знак ← означает функциональную зависимость):

Составной ключ

Неключевое поле

fID_Student,fSubject,fSemester (Код Студента, Предмет, Семестр)

fLast_Name (Фамилия студента)

← …

fID_Student,fSubject,fSemester (Код Студента, Предмет, Семестр)

fGroup (Шифр группы)

fID_Student,fSubject,fSemester (Код Студента, Предмет, Семестр)

fMark (Оценка)

Изанализасоставленнойсхемывидно,чтоатрибутыФамилиястудента (fLast_Name),Имястудента (fFirst_Name),Отчествостудента (fMiddle_Name),Шифргруппы (fGroup)зависятотчастисоставногоключаКодстудента (fID_Student).

Но атрибут Оценка (fMark) зависит от частей составного ключа Учебный предмет (fSubject) и Учебный семестр (fSemester).

Следовательно, отношениеОбразование (Education) можно декомпозировать (разделить) на два меньшихСтудент (tblStudent) иОценки (tblMark). При этом в отношении Оценки (tblMark) необходимо дополнительно создать ключевое поле Код Оценок (fID_Mark) для однозначной идентификации каждого кортежа (записи) этого отношения. Также включить поле Код студента (fID_Student) как внешний ключ для связи этих двух отношений.

2НФ. Фрагмент отношенияСтудент (tblStudent)

fID_Student

fLast_Name

fFirst_Name

fMiddle_Name

fGroup

0001

Иванов

Иван

Иванович

С11

0002

Петров

Пётр

Петрович

С12

0001

Иванов

Иван

Иванович

С11

2НФ. Фрагмент отношенияОценки (tblMark)

fID_Mark

fID_Student

fMark

fSubject

fSemester

1

0001

4

Физика

1

2

0002

3

Физика

1

7

0001

5

Математика

1

Таким образом, созданы два отношения отображающие взаимосвязи между объектами описываемой предметной области и предназначенные для того, чтобы по значениям одних данных можно было однозначно определить значения других данных.

На этом этапе нормализации потенциальные ключи во всех зависимостях, на которые разделено исходное отношение, являются простыми и соответствуют требованиям 1НФ, следовательно, полученные отношения уже находятся во 2НФ. При этом недостатки, отмеченные для 1НФ, частично устранены.

Третья нормальная форма (3НФ)

Отношение можно считать принадлежащим 3НФ, если оно находится во 2НФ и все его неключевые атрибуты взаимонезависимы.

В отношенииСтудент (tblStudent) повторяются шифры групп (неключевой атрибутfGroup). Поэтому шифры групп целесообразно вынести в отдельное отношениеГруппы (tblGroups), в которой будет создано неключевое поле Код Группы (fID_Group), а в отношении Студент (tblStudent) будут храниться только коды студентов.

В отношенииОценки (tblMark) повторяются названия предметов (неключевой атрибутfSubject). Поэтому названия предметов целесообразно вынести в отдельную таблицуУчебные Предметы (tblSubject), в которой будет создано неключевое поле Код Учебного Предмета (fID_Subject), а в отношении Оценки (tblMark) будут храниться только коды учебных предметов.

3НФ. Фрагмент отношенияСтудент (tblStudent)

fID_Student

fLast_Name

fFirst_Name

fMiddle_Name

fGroup

0001

Иванов

Иван

Иванович

1

0002

Петров

Пётр

Петрович

2

0001

Иванов

Иван

Иванович

1

3НФ. Фрагмент отношенияОценки (tblMark)

fID_Mark

fID_Student

fMark

fSubject

fSemester

1

0001

4

1

1

2

0002

3

1

1

7

0001

5

2

1

3НФ. Фрагмент отношенияГруппы (tblGroups)

fID_Group

fGroup

fGroup_Name

1

С11

Стандартизация

2

С12

Сертификация

1

С11

Стандартизация

3НФ. Фрагмент отношенияУчебные Предметы (tblSubject)

fID_Subject

fSubject

1

Физика

2

Математика

7

Философия

Отношения в СУБД MSAccess можно создать:

  • путём ввода данных в режиме таблицы;
  • с помощью конструктора;
  • с помощью мастера.

Создание отношения в режиме таблицы

Этот режим активен по умолчанию. После создания новой БД в области объектов появляется пустая таблица с именемТаблица 1.

Новое поле создаётся автоматически при вводе данных в первый домен (поле) отношения ‒ «Добавить поле».

В этом режиме активизируется вкладка Ленты «Режим таблицы», содержащая соответствующие элементы управления. С их помощью можно добавлять, удалять и переименовывать поля, задавать им формат и тип данных, а также устанавливать связи между отношениями.

Для перемещения между кортежами (записями) в нижней части окна таблицы имеется специальная «Строка навигации по записям», включающая поле «Поиск», позволяющее быстро перемещаться к нужной записи.

Создание отношения в режиме конструктора

Режим применяется как для создания, так и для изменения структуры отношения (таблицы). Выбор режима выполняется алгоритмом ‒ Вкладка «Создание» Кнопка «Конструктор таблиц». На Ленте появляется Вкладка «Конструктор». Отношение отображается не как набор записей с данными, а как список полей. Конструктор позволяет создать структуру, т.е. набор полей и их форматы (наборы свойств).

СУБД Access на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Реферат СУБД MS Access

2. Реферат СУБД Microsoft Access. Таблицы

3. Реферат ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД MICROSOFT ACCESS

4. Реферат Майстер підстановок СУБД Microsoft Access

5. Реферат Типи данних СУБД Microsoft Access

6. Реферат Конструирование сложных форм в СУБД Access

7. Реферат Структура звітів в СУБД Microsoft Access

8. Реферат Конструктор таблиць СУБД Microsoft Access

9. Реферат Майстер звітів в СУБД Microsoft Access

10. Реферат Схема данних СУБД Microsoft Access