Новости

Розробка звітів у середовищі MS Access

Работа добавлена:






Розробка звітів у середовищі MS Access на http://mirrorref.ru

Розробка звітів у середовищі MS Access

Мета: вивчення процесу створення об'єктів типу звіт; редагування полів звіту, групування, завдання значень, що обчислюються, полям звіту; робота з областями звіту.

Теоретичні відомості

1. Звіти

Звіти дозволяють представити і роздрукувати дані відповідно до вимог користувача. Причому можливості оформлення даних для виводу на друк майже настільки ж гнучкі, як і можливості відображення їх на екрані.

Звіти дуже схожі на форми. Так, наприклад, режими конструктора форм і звітів майже ідентичні. Це також стосується панелі інструментів, панелі елементів, а також засобів, призначених для розміщення і роботи з елементами управління.

При роботі над звітом Ви можете використовувати ті ж області, що і при створенні таблиць: області заголовка і примітки, області верхнього і нижнього колонтитулів, а також область даних. Крім того, Ви можете включити в звіти до чотирьох областей для полів, по яких здійснюється групування записів.

MS Access друкує верхній колонтитул зверху кожної друкованої сторінки. Нижній колонтитул розміщується наприкінці кожної друкованої сторінки. На відміну від них, заголовок звіту друкується один раз на початку, а примітка звіту – один раз наприкінці звіту. Зміст області даних друкується один раз для кожного запису вихідної таблиці або запиту. Крім того, користувач може визначити кілька полів, по яких буде проводитись групування записів вихідної таблиці або запиту. Тоді для кожного поля, по якому проводиться групування даних, MS Access як для області звіту формує заголовок групи і примітку групи.

Однак між формами і звітами є істотне розходження – звіти призначені винятково для виводу даних на друк. У них відсутня необхідність наявності керуючих елементів для введення даних. Тому у звітах можна відмовитись від використання списків, полів зі списком і прапорців [1, 3, 5].

Оскільки звіти призначені тільки для виводу даних на друк, для них не можна установити режим таблиці або форми. Для звіту можна вибрати тільки режим конструктора і попереднього перегляду. При обробці великих таблиць або запитів іноді прибігають до перегляду звітів, здійснюваному за допомогою командиФайл/Попередній перегляд. Як правило, дана операція вимагає менше часу в порівнянні зі створенням звіту, однак у цьому випадку у ваше розпорядження надається мінімальний набір засобів.

1.1. Одноколонні звіти

Найпростіший шлях створення звіту складається у використанні інтегрованих у MS Access майстрів звітів. Виберіть у вікні бази даних таблицю або запит, дані яких потрібно надрукувати. Потім виберіть піктограмуНовий звіт У діалоговому вікніСтворення звіту натисніть кнопкуМайстер.

MS Access відображає список доступних майстрів звітів, виберітьВ один стовпець і натиснітьОК. Перше діалогове вікно майстра призначене для вибору полів, що повинні бути представлені в звіті. Виберіть поля в потрібній послідовності, після чого натисніть кнопкуДалі.

В другому діалоговому вікні майстра ви можете задати, по яких полях даних з таблиці або запиту повинно здійснюватись сортування записів. Підтвердіть установку натисканням кнопкиДалі. Після того, як буде обраний стиль оформлення звіту і заданий його заголовок, в останньому діалоговому вікні майстра варто натиснути кнопкуГотово. Майстер створює звіт, і MS Access відкриє його в режимі попереднього перегляду. Для виводу звіту на папір натисніть піктограмуДрук.

Найбільш швидкий спосіб створення звіту, усього за один крок, полягає у виборі таблиці або запиті у вікні бази даних, а потім – піктограмиПростий звіт.

1.2. Звіти з угрупованням даних

Звіти MS Access представляють могутні засоби, що дозволяють сортувати і групувати дані і проводити підсумкові розрахунки найрізноманітнішими способами.

Після запуску майстра в першому діалоговому вікні треба вибрати поля вихідної таблиці або запиту, що повинні бути представлені у звіті.

В другому діалоговому вікні можна задати до чотирьох полів, по яких буде здійснюватись угрупування даних. Наприклад, якщо ви створюєте звіт для таблиці товарів, те тут можна вказати поля Тип і Ціна. У цьому випадку майстер створює звіт, у якому дані вихідної таблиці об'єднані по категоріях і цінах.

Крім цього, якщо в звіті представлені числові поля, для кожної групи майстер автоматично обчислює суму значень, що містяться в цих полях. Так, наприклад, можна створити звіт, у якому товари згруповані по категоріях і цінах і для кожної категорії указана сума цін товарів.

Після вибору полів, по яких буде проводитись групування даних, у наступному діалоговому вікні для кожного з цих полів можна задати інтервал групування. При виборі стандартної установкиЗа повним значенням автоматично виробляється групування даних з однаковими значеннями.

Якщо поля групування не задані, то в наступному діалоговому вікні можна вказати порядок сортування даних вихідної таблиці або запиту. Якщо ж поля угруповання визначені, то дане діалогове вікно містить тільки ті поля, що не були обрані в попередньому вікні, і в ньому можна задати послідовність сортування даних усередині групи. У наступному діалоговому вікні вибирається стиль оформлення звіту й орієнтація папіру. В останньому діалоговому вікні майстра присутня опціяРозташувати всі поля на одній сторінці. При виборі цієї опції майстер зменшує елементи управління для всіх полів звіту так, щоб вони всі помістилися поруч один з одним на одній друкованій сторінці.

Якщо ви хочете самостійно внести зміни в груповий звіт, у режимі Конструктора варто вибрати піктограмуСортування й угрупування. Після чого MS Access відкриває однойменне вікно, у якому можна вибрати поля для групування звіту[1,6].

Завдання керуючого елемента в одній з областей звіту автоматично визначає його функцію. Наприклад, якщо в області приміток групиТип визначити керуючий елемент із виразу: =Sum ( [Ціна] ) в результаті буде обчислена сума цін на товари по кожній категорії.

1.3. Конструктор звітів

Оформлення звіту здійснюється в режимі конструктора. Перехід з вікна бази даних у режим конструктора здійснюється натисканням кнопкиКонструктор.

Режим конструктора для звітів дуже схожий на аналогічний режим для форм. Навіть панель елементів для створення нових керуючих елементів та ж сама. Однак у ньому міститься одна піктограма, що при створенні форм не використовується. Це піктограмаКінець сторінки.

Як правило, MS Access автоматично виконує розбивку по сторінках. Правила розбивки встановлюються у властивостях звіту. Однак, використовуючи піктограмуКінець сторінки, можна здійснювати перехід на нову сторінку вручну і, отже, виконати розбивку по сторінках відповідно до вимог користувача.

За замовчуванням MS Access розрізняє в звіті п'ять областей. Заголовок і примітка звіту друкуються один раз на початку і наприкінці звіту. Обидві ці області ви можете включати і виключати за допомогою командиФормат/Заголовок.

Верхній і нижній колонтитули сторінки виводяться відповідно вгорі і внизу на кожній видрукуваній сторінці. Обидві ці області можна включати і виключати за допомогою командиФормат/Колонтитули.

Найбільш важливою є область даних звіту. MS Access роздруковує її один раз для кожного запису вихідної таблиці або запиту.

Кожна з п'яти областей звіту має власні властивості. Виберіть піктограмуВластивості, щоб MS Access відкрив вікно властивостей. Потім виберіть одну зі смужок з найменування області звіту. У результаті в рядку заголовка вікна властивостей відображається текст: "Розділ" і ім'я відповідної області.

За допомогою властивостіКінець сторінки ви визначаєте, чи потрібно здійснюватися перехід до нової сторінки перед початком області. Цікавою є також властивістьНе розривати. Якщо установити для даної властивості значенняТак, MS Access спробує надрукувати керуючі елементи області на одній сторінці.

Однак, якщо на поточній сторінці не досить місця для всіх керуючих елементів області, тоді MS Access друкує всі керуючі елементи на наступній сторінці. ВластивістьВивід на екран визначає, чи потрібно відображатись на екрані даній область звіту. У звітах деякі з керуючих елементів містять властивостіРозширенняіСтиск. Аналогічні властивості у формах відсутні.

1.4. Використання значень, що обчислюються

MS Access надає десятки вбудованих функцій, які можна використовувати для обробки даних або для додавання інформації в звіт. Одним з видів інформації, що найбільш часто включається у звіт, є інформація про дату підготовки звіту або номерів поточних сторінок. Для дат MS Access надає дві вбудовані функції Date() і Now() поточні системні дати. Щоб додати поточну дату в звіт, необхідно створити незв'язане поле й установити його властивістьДані у значення =Date() (або Now()).

Щоб додати номер сторінки, використовуйте властивість звітуСторінка (Page), за допомогою створення незв'язаного поля й установки його властивостіДанірівноюСторінка (Page) [1, 3, 6].

1.5. Головні та підпорядковані звіти

Крім впровадження в інші форми підпорядкованих форм, існує можливість вставляти підпорядковані звіти (або підпорядковані форми) в інші звіти.

На першому кроці створіть стандартний звіт для підпорядкованої таблиці. Збережіть звіт під ім'ямПідлеглий. На другому кроці створіть звіт для головної таблиці. Збережіть даний звіт під ім'ямГоловний.

На третьому кроці об'єднайте обидва звіти і перейдіть у вікно бази даних. Потім у режимі Конструктора буксуйте підпорядкований звіт з вікна бази даних в область даних головного звіту. У результаті MS Access автоматично розміщає керуючий елемент для підпорядкованого звіту.

MS Access автоматично встановлює зв'язок між таблицями на підставі відносин, визначених в моделі даних. У цьому можна переконатися за допомогою конструктора звіту. Відкрийте вікно властивостей і виберіть керуючий елемент для підпорядкованого звіту.

Відзначте, що MS Access запровадив для властивостей керуючого елементаПідлеглі поляіОсновні поля найменування сполучного поля. За допомогою цих двох властивостей установлюється зв'язок між головним і підлеглим звітами. При об'єднанні головного і підлеглого звітів для двох таблиць, що не були зв'язані попередньо, ви повинні самостійно визначити значення цих властивостей.

При перегляді звіту стають видні деякі недоліки розміщення керуючих елементів у звіті, які можна легко усунути. Так, наприклад, підпорядкований звіт має власну нумерацію сторінок і заголовок. Оскільки в даному випадку підлеглий звіт вбудований у головний звіт, обидва елементи виявляються зайвими.

Відкрийте підпорядкований звіт у режимі Конструктора. Видаліть заголовок, нумерацію сторінок і всі інші керуючі елементи, що більше не знадобляться. Потім перемістіть заголовки полів таблиці з області верхнього колонтитулу сторінки в область заголовка звіту. Потім виберіть Формат/Колонтитули, щоб виключити відповідні області. Збережіть зміни. У режимі „Конструктора головного звіту” кілька разів натисніть мишею керуючий елемент для підлеглого звіту, поки курсор не стане видимим. Потім натисніть клавішуEnter, у результаті чого MS Access буде враховувати зміни, виконані в підлеглому й у головному звітах.

Відповіді на контрольні питання

1.Звіти дуже схожі на форми. Так, наприклад, режими конструктора форм і звітів майже ідентичні. Це також стосується панелі інструментів, панелі елементів, а також засобів, призначених для розміщення і роботи з елементами управління. Існує два типа створення звітів:Створення звітів у режимі конструкторатаСтворення звітів за допомогою майстра. ПриСтворенні звітів за допомогою майстраспочатку вибираються поля для звіту, у наступному вікні треба вибрати необхідний порядок сортування, у наступному вікні треба обрати вигляд макету для звіту, далі треба обрати необхідний стиль оформлення, у наступному вікні треба задати назву звіту та натиснути клавішуГотово.

3. Якщо ви хочете самостійно внести зміни в груповий звіт, у режимі Конструктора варто вибрати піктограмуСортування й угрупування. Після чого MS Access відкриває однойменне вікно, у якому можна вибрати поля для групування звіту.

Завдання керуючого елемента в одній з областей звіту автоматично визначає його функцію. Наприклад, якщо в області приміток групиТип визначити керуючий елемент із виразу: =Sum ( [Ціна] ) в результаті буде обчислена сума цін на товари по кожній категорії.

12. Для того, щоб установити розмір, формат та шрифт поля необхідно у створеному звіті натиснути клавішуВид та користуючись стандартною панеллю форматування виконати необхідні дії.

Розробка звітів у середовищі MS Access на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Реферат Майстер звітів в СУБД Microsoft Access

2. Реферат Структура звітів в СУБД Microsoft Access

3. Реферат Поняття запиту до реляційної бази даних. Створення таблиць, запитів на вибірку даних і звітів з використанням конструктора. Створення таблиць, запитів на вибірку даних і звітів з використанням майстрів

4. Реферат Створення форм і звітів за допомогою майстра

5. Реферат РОБОТА В СЕРЕДОВИЩІ MATLAB

6. Реферат Встановлення OC Ubuntu у середовищі Virtualbox

7. Реферат ДО ПИТАННЯ ПСИХОПРОФІЛАКТИКИ НАСИЛЛЯ В ШКІЛЬНОМУ СЕРЕДОВИЩІ

8. Реферат ПОНЯТТЯ ДЕРЖАВНОЇ ДОПОМОГИ ТА ЇЇ РОЛЬ У ПРАВОВОМУ КОНКУРЕНТНОМУ СЕРЕДОВИЩІ

9. Реферат Автоматизація проектування сховищ даних у середовищі CASE-засобу E Rwin

10. Реферат Моделювання як метод економічного аналізу. Розв’язання прикладних задач в середовищі Excel