Новости

Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере канцелярии Администрации города Новочебоксарска

Работа добавлена:






Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере канцелярии Администрации города Новочебоксарска на http://mirrorref.ru

Содержание.

Введение………………………………………………………………….3

Глава 1.  Нормативно-правовая база, структура  и функции Администрации города Новочебоксарска.

1.1. Нормативно-правовой статус города Новочебоксарска в составе Чувашской Республики, структура и функции Администрации города………………………………………………………………………………..10

1.2. Регулирование деятельности администрации города Новочебоксарска в федеральными, региональными и локальными нормативными актами…………………………………………………………………....17

Глава 2. Электронный документооборот в администрации города Новочебоксарска, этапы работы с документами.

2.1. Электронный документооборот…………………………………..31

2.2. Этапы работы  с документами…………………………………….39

Глава 3. Организация хранение документов в канцелярии администрации города Новочебоксарска.

3.1. Номенклатура дел и организация экспертизы ценности документов……………………………………………………………………..……49

3.2. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив…………………………………………………………………………….56

Введение…………………………………………………………………..65

Список используемой литературы……………………………………71

Введение.

Государственная и муниципальная служба - важнейший механизм государственного управления. В этой сфере заняты миллионы граждан, публичная (в интересах общества) деятельность которых должна быть высокопрофессиональной, эффективной. От того как реализуется государственная политика и организуется управление внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление.

В настоящее время возрастает значимость деятельности государственных служащих, решающих сложные задачи государственного управления. Поэтому обозначенные  проблемы, связанные с документированием деятельности  государственной службы и управления, приобрели особую актуальность, причем с ними приходится сталкиваться каждому независимо от того, какие задачи и функции он выполняет в учреждениях и организациях России.

Специфика государственной службы, несимметричность служебных отношений и наличие субординации потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).

В курсовой работе рассмотрены теоретические основы документированием деятельности  государственной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.

Актуальность темы обусловлена современным этапом развития государственного управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.

Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами  в государственных учреждениях на примере канцелярии Администрации города Новочебоксарска.

Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:

  • проанализировать степень эффективности действующей системы документационного обеспечения управления;
  • разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления;
  • обосновать необходимость в системе документационного обеспечения управления.

Предмет исследования – экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты системы документационного обеспечения управления.

В качестве объекта исследования выбрана канцелярия при отделе управления делами Администрации города Новочебоксарска.

Для осуществления своевременной обработки и передачи на разные его уровни управленческой информации организуются службы документационного обеспечения. В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения (ДОУ): управление делами, общий отдел, канцелярия. Одной из функций структурных частей службы ДОУ является функция управления делами, которое осуществляет: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовку и передачу на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб, требующих решения руководства; передачу предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с обращениями граждан; анализ и обобщение результатов исполнения предложений, заявлений и жалоб; организацию приема посетителей.

Функциями экспедиции являются: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.

Функциями по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

Функциями контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.

Функциями архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.

Три категории работников управления делами : руководители (начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий общим отделом) специалисты и технические исполнители

Операции выполняемые управлением делами:

  • Контроль за соблюдением стандартов на документы.
  • Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
  • Регистрация документов и учётно-справочная работа.
  • Контроль за исполнением документов.
  • Формирование, оформления, хранения и использования дел.
  • Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
    • Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранения документов и их использования.

Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

- Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003);

- Федеральные законы от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008);

- Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. от 11.12.2002);

- часть четвертая ГК РФ;

- Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (в ред. от 29.05.2008);

- Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 N 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу";

- Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Типовая инструкция по делопроизводству);

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003) (далее - Перечень типовых управленческих документов);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182;

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007);

- Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2;

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документах и документообороте);

- ГОСТ Р 6.30-2003 —ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст)., Р 51141-98 —"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)., 6.10.4-84 —ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).

Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 28.03.2008);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) —Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 "О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94" (ред. от 18.07.2007).

; и др.

Методология исследования базируется на системном подходе к анализу управленческих явлений в практике российских предприятий. Для решения определенных в работе задач использован комплекс методов, существующих в современной науке и позволяющих исследовать эффективность системы управления персоналом. Основными методами исследования для определения эффективности функционирования системы управления персоналом на предприятиях стали экономико-математические и статистические методы, включающие анализ производственных показателей и изучение уровня полезности автоматизации процессов на предприятии методом социологических опросов, анкетирования, тестирования, моделирования ситуаций, методом экспертной оценки.

Методологическая основа данного исследования сформировалась как синтез классических взглядов на вопросы управления (Фр.У. Тейлор, А. Файоль, Э. Мэйо, Д. МакГрегор), современных взглядов на процесс формирования системы документационного обеспечения управления (И.В. Головина, Н. Н. Кушнаренко, М.В. Кирсанова,Т.В. Кузнецова).

Глава 1.  Нормативно-правовая база, структура  и функции Администрации города Новочебоксарска.

1.1. Нормативно-правовой статус города Новочебоксарска в составе Чувашской Республики, структура и функции Администрации города.

Город Новочебоксарск Чувашской Республики основан в 1960 году и входит в состав Чувашской Республики в качестве муниципального образования (городского поселения) в соответствии с Законом Чувашской Республики от 24 ноября 2004 года № 37 «Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа» —Закон ЧР от 24.11.2004 N 37 (ред. от 28.12.2007) "Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа"// http://chuvashia.news-city.info..

Территорию города Новочебоксарска Чувашской Республики составляют исторически сложившиеся земли города, прилегающие к нему земли общего пользования, территории традиционного природопользования населения города Новочебоксарска Чувашской Республики, рекреационные земли, земли, необходимые для развития города, независимо от форм собственности и целевого назначения, находящиеся в пределах границ города Новочебоксарска Чувашской Республики. Она определена границами, существующими на момент принятия Устава города, который был установлен Законом Чувашской Республики)"Об установлении границ муниципальных образований Чувашской Республики и наделении их статусом городского, сельского поселения, муниципального района и городского округа.

Картографическое описание границ Новочебоксарского городского округа и схематическая карта города Новочебоксарска Чувашской Республики, разработанная в соответствии с требованиями градостроительного и земельного законодательства являются приложением к уставу города. Изменение границ и преобразование города может осуществляться законом Чувашской Республики по инициативе населения, органов местного самоуправления города Новочебоксарска, органов государственной власти Чувашской Республики, федеральных органов государственной власти в соответствии с федеральным законом.

Город Новочебоксарск – это современный промышленный город, обеспечивающий комфортные условия проживания граждан, имеющий удобную планировочную организацию, где зоны производственные, складские, транспортные отделены от жилых районов. Производственная и коммунальная зоны (ОАО «Химпром», ТЭЦ-3, очистные сооружения) расположены к востоку и юго-востоку от жилой застройки и изолированы от них нормативными санитарными разрывами.

Город Новочебоксарск со всем комплексом промышленных предприятий располагается в правобережье реки Волги, в пределах междуречья рек Цивиль и Кукшум. Русло последнего ограничивает территорию с запада и с юга, северной границей служит река Волга, а восточной река Цивиль. Ведущим градообразующим предприятием является акционерное общество «Химпром». Промышленный потенциал Новочебоксарска включает в себя 219 предприятий всех форм собственности, в том числе основных — 18. Город имеет хорошо развитый строительный комплекс, позволивший в свое время возвести не только «Химпром» и Чебоксарскую ГЭС, но и современные жилые районы с развитой социальной инфраструктурой. Только его жилой фонд составляет порядка 2 миллиона квадратных метров —Официальный сайт администрации города Новочебоксарска. // http://gov.cap.ru..

Город Новочебоксарск начали возводить в 1960 году, когда вокруг больших городов создавались города спутники. Первоначально он так и назывался «Спутник». Начали строить его на свободных от застроек площадях. Разрастаясь, он вбирал в себя окрестные деревни - Ельниково, Яндашево, Анаткасы, Цыганкасы и др. Днем рождения города Новочебоксарска принято считать 18 ноября 1960 года. 27 декабря 1971 года Президиум Верховного Совета РСФСР сделал подарок новочебоксарцам, издав Указ «Об отнесении города Новочебоксарска Чувашской АССР к категории городов республиканского (ЧАССР) подчинения)». Его территория составляет 36,7 кв.км. Городская черта утверждена в декабре 1998 года —Официальный сайт администрации города Новочебоксарска. //http://gov.cap.ru..

Город делится на три жилых района: Восточный, Южный, Западный. В них 18 микрорайонов. В состав городского округа также входят следующие населённые пункты: Толиково, Тоскинеево, Ольдеево, Банново, Иваново и дачные посёлки при коллективном саде «Надежда» и Левобережный. Жилые микрорайоны города застроены 5-10-этажными жилыми домами. При этом особое внимание уделяется застройке вдоль основных магистралей и улиц города с размещением на первых этажах жилых домов предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения. Внутри микрорайонов расположены школьные и дошкольные учреждения. Жилая застройка имеет полное обеспечение социальной и инженерно-транспортной инфраструктуры.

Население города на 1 января 2009 года составляло 127,2 тысяч человек (или  9,94 процента от общей численности населения Чувашской Республики), из которых 126,9 тысяч человек (99,8 процента) — горожане, 0,3 тысячи человек (0,2 процента) — сельские жители. Город занимает 133-е место по численности среди городских поселений Российской Федерации. Территория составляет 72,2 квадратных километра, а плотность населения — 2469,7 человека на 1 квадратный километр —Официальный сайт администрации города Новочебоксарска . // http://gov.cap.ru..

Город Новочебоксарск со всем комплексом промышленных предприятий располагается в правобережье реки Волги, в пределах междуречья рек Цивиль и Кукшум. Русло последнего ограничивает территорию с запада и с юга, северной границей служит река Волга, а восточной река Цивиль.

Город Новочебоксарск имеет свой флаг и герб (см. приложение № 1). Автор современного герба Новочебоксарска — геральдист Вадим Анатольевич Шипунов. Он утвержден решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов от 9 февраля 2005 года.  23 марта 2005 года герб и флаг города внесены в Государственный геральдический регистр.

Итак, город Новочебоксарск Чувашской Республики муниципальное образование наделенное статусом городского поселения. Его правовой статус утвержден законами Чувашской Республики и муниципальными нормативными актами. Это современный промышленный город, имеющий развитую инфраструктуру.

Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики - орган местного самоуправления, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции по решению вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральным законом или законом Чувашской Республики. Структуру Администрации составляют глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, его заместители, структурные подразделения местной администрации: Управление делами, кадровой работы и по связям с общественностью,Отдел экономики, развития предпринимательства и торговли, Финансовое Управление, Отдел образования и молодежной политики, Отдел по охране прав детства, Отдел культуры и архивного дела, Отдел ЗАГС, Отдел информационного обеспечения и информатики, Юридический отдел, Управление имущественных и земельных отношений, Отдел бухгалтерского учета,  Отдел здравоохранения, физической культуры и спорта, Отдел городского хозяйства, экологической безопасности и жилищных отношений.

Администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики является юридическим лицом.

Глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики руководит администрацией города Новочебоксарска на принципах единоначалия и подотчетен Новочебоксарскому городскому Собранию депутатов. Он представляет Новочебоксарскому городскому Собранию депутатов Чувашской Республики ежегодные  отчеты о результатах своей деятельности и деятельности администрации города, в том числе о решении вопросов, поставленных городским Собранием депутатов и обеспечивает осуществление администрацией города полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Федеральными законами и законами Чувашской Республики.

В полномочия главы администрации города Новочебоксарска входят  полномочия представлять город в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени города Новочебоксарска. Он подписывает и обнародует нормативные правовые акты, принятые Новочебоксарским городским Собранием депутатов Чувашской Республики, издает в пределах своих полномочий собственные правовые акты. У него есть право требовать созыва внеочередного заседания представительного органа муниципального образования.

Глава администрации города Новочебоксарска обеспечивает осуществление органами местного самоуправления города полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Чувашской Республики. —Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1) //http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.

Непосредственно к компетенцию главы администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики входят следящие полномочия:

1. В сфере осуществления исполнительно-распорядительной деятельности глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики:

а) осуществляет общее руководство деятельностью администрации города, ее структурных подразделений по решению всех вопросов, отнесенных к компетенции администрации;

б) заключает от имени администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики договоры в пределах своей компетенции;

в) разрабатывает и представляет на утверждение Новочебоксарского городского Собрания депутатов структуру администрации города Новочебоксарска, формирует штат администрации в пределах утвержденных в бюджете средств на содержание администрации;

г) утверждает положения о структурных подразделениях администрации, не являющихся юридическими лицами;

д) назначает на должность и освобождает от должности заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации города и иных работников администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, а также решает вопросы применения к ним мер поощрения и дисциплинарных взысканий;

е) осуществляет иные полномочия, предусмотренные Уставом города.

2. В сфере взаимодействия с Новочебоксарским городским Собранием депутатов Чувашской Республики глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики:

а) вносит на рассмотрение в городское Собрание депутатов проекты нормативных правовых актов города;

б) вносит на утверждение городского Собрания депутатов проекты местного бюджета города Новочебоксарска и отчеты о его исполнении;

в) вносит предложения о созыве внеочередных заседаний Новочебоксарского городского Собрания депутатов;

г) предлагает вопросы в повестку дня заседаний Новочебоксарского городского Собрания депутатов;

д) представляет на утверждение Новочебоксарского городского Собрания депутатов планы и программы социально-экономического развития города, отчеты об их исполнении.Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1) //http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.

Глава администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики издает по вопросам своего ведения постановления и распоряжения местной администрации, которые вступают в силу с момента их подписания.

Для нашей специальности особый интерес представляет отдел организацино-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска. Это структурное подразделение отвечает заорганизационное обеспечение деятельности главы администрации, в том числе за мероприятия с его участием,обеспечение деятельности главы администрации по решению кадровых вопросов, ведет учет поступающих в адрес главы администрации письменных обращений граждан и организаций, их мониторинг, подготовливаетсовместно со структурными подразделениями администрации ответы на поступившие обращения и письма. Так же ведетконтроль за исполнением структурными подразделениями администрации решений и поручений главы администрации.

Одной из основных функций отдела является ведение делопроизводства администрации.

К остальным функциям относятся:

  • Учет и анализ письменных обращений граждан и организаций, поступающих в адрес главы администрации и обеспечение их рассмотрения структурными подразделениями администрации;
  • подготовка предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений  главе администрации;
  • организация подготовки проектов решений главы администрации, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора, назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформление соответствующих документов;
  • организация подготовки проектов решений главы администрации, связанных с назначением и освобождением руководителей муниципальных предприятий и учреждений, заключения с ними трудовых договоров, оформления соответствующих документов;
  • решение иных вопросов кадровой работы;
  • обеспечение единого порядка передачи в архив документации Отдела в соответствии с действующей номенклатурой дел и соответствующими инструкциями —Положение об  Отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска (Утв. распоряжением главы администрации города Новочебоксарска от 08.10.2008 № 180-В). // ttp://gov.cap.ru.

Таким образом, Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий  функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.

1.2.Регулирование деятельности администрации города Новочебоксарска международными, федеральными, региональными и локальными нормативными актами.

Согласно ст. 15 Конституции Российской Федерации «общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора» —Конституция Российской Федерации (ред. от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) //http://www.consultant.ru (20.05.2010)..

Одним из таким актов международного права, важнейшим элементом правовой основы местного самоуправления в Российской Федерации является подписанная от имени Российской Федерации 28 февраля 1996 года, ратифицированная Федеральным собранием Российской Федерации (Федеральный закон от 11.04.98 № 55-ФЗ «О ратификации Европейской хартии местного самоуправления») и вступившая в силу для Российской Федерации с 01 сентября 1998 года Европейская хартия местного самоуправления, разработанная и принятая Советом Европы 15 октября 1985 года.

Европейская хартия местного самоуправления дает понятие местного самоуправления, устанавливает общие принципы закрепления компетенции самоуправления, закрепляет гарантии защиты территории местным самоуправлением, право местного самоуправления определять свои внутренние административные структуры. Кроме того, она включает положения об условиях осуществления полномочий на местном уровне, об источниках финансирования органов местного самоуправления, об административном контроле за деятельностью органов местного самоуправления, а также закрепляет право органов местного самоуправления на объединение и право на судебную защиту для обеспечения свободного осуществления ими своих полномочий.

Таким образом, Европейская хартия местного самоуправления, являясь базовым элементом правовой основы местного самоуправления в Российской Федерации, устанавливает не только основные принципы и положения правового регулирования местного самоуправления, но и минимально необходимые рамки по составу и содержанию остальных элементов правовой основы: Конституции Российской Федерации, федеральных законов по вопросам местного самоуправления и др.

Конституция Российской Федерации как основной закон государства занимает особое место в правовой основе местного самоуправления. В ней устанавливаются основные принципы организации и деятельности местного самоуправления в Российской Федерации, «намечаются основные контуры устройства самой близкой к населению власти - органов местного самоуправления» —Федеральный закон от 11.04.98 №55-ФЗ «О ратификации Европейской хартии местного самоуправления» //http://www.consultant.ru (20.05.2010)., закрепляются общие принципы построения и функционирования муниципальной власти, единые для всей системы местного самоуправления в Российской Федерации.

Прежде всего, согласно ст. 12 «в Российской Федерации признается и гарантируется местное самоуправление» —Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 05.04.2010, с изм. от 08.05.2010) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»//http://www.consultant.ru (20.05.2010).

. Конституция Российской Федерации содержит специальную главу о местном самоуправлении из четырех статей а, кроме того, ряд положений содержится в ст. 8, 9, 15, 24, 32, 33, 40, 41, 43, 46, 68 Конституции Российской Федерации. С точки зрения организации и принципов местного самоуправления наибольшее значение имеют следующие конституционные положения:

• местное самоуправление в пределах своих полномочий самостоятельно;

• органы местного самоуправления не входят в систему органов государственной власти;

• местное самоуправление обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения, владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью

• местное самоуправление осуществляется гражданами путем референдума, выборов, других форм прямого волеизъявления, через выборные и другие органы местного самоуправления;

• структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно;

• изменение границ территорий, в которых осуществляется местное самоуправление, допускается с учетом мнения населения соответствующих

территорий.

В Конституции Российской Федерации содержатся и другие важные положения, раскрывающие сущность, формы и гарантии местного самоуправления. Так, устанавливается, что оно осуществляется с учетом исторических и иных местных традиций. Раскрывая содержание самостоятельности. Конституция указывает на основные предметы ведения органов местного самоуправления:

• управление муниципальной собственностью; формирование, утверждение и исполнение местного бюджета;

• установление местных налогов и сборов;

• осуществление охраны общественного порядка;

• иные вопросы местного значения.

Конституцией Российской Федерации закреплены следующие гарантии местного самоуправления:

• право на судебную защиту;

• право на компенсацию дополнительных расходов, возникших в результате решении, принятых органами государственной власти;

• запрет на ограничение прав местного самоуправления.

Ставя органы местного самоуправления вне системы органов государственной власти, Конституция Российской Федерации в то же время допускает возможность наделения этих органов отдельными государственными полномочиями. —Закон РФ 5. Закон РФ от 14.07.1992 № 3297-1 (ред. от 27.12.2009) «О закрытом административно-территориальном образовании» //http://www.consultant.ru (20.05.2010). В таких случаях им должны быть переданы необходимые материальные и финансовые средства, а реализация полномочий - контролироваться государством.

Для установления и обеспечения федеральных гарантий финансовой самостоятельности местного самоуправления был принят Федеральный закон от 28.12.2004 №183-ФЗ, «О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации», который «определяет основные принципы организации местных финансов, устанавливает источники формирования и направления использования финансовых ресурсов местного самоуправления, основы бюджетного процесса в муниципальных образованиях и взаимоотношения органов местного самоуправления с финансовыми институтами, а также гарантии финансовых прав органов местного самоуправления» — Указ Президента РФ от 11.06.97 № 568 «Об основных направлениях реформы местного самоуправления в Российской Федерации» //http://www.consultant.ru (20.05.2010)..

Ст. 72 Конституции Российской Федерации относит установление общих принципов организации местного самоуправления к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов. По предметам совместного ведения согласно ст. 76 Конституции Российской Федерации «издаются федеральные законы и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации». — Закон РФ от 14.07.92 № 3297-1 (ред. от 31.07.98) «О закрытом административно-территориальном образовании» //http://www.consultant.ru (20.05.2010). Иначе говоря, федеральное законодательство о местном самоуправлении составляет «юридическую базу для правового регулирования местного самоуправления субъектами Российской Федерации». Оно обеспечивает общие для всех субъектов Российской Федерации подходы к вопросам формирования и развития правовой основы местного самоуправления, дает определения основных понятий и терминов, используемых при правовом регулировании муниципальных отношений.

Основополагающие начала организации и деятельности местного самоуправления, закрепляемые Конституцией Российской Федерации, получили развитие в Федеральном законе от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Данный закон «в соответствии с Конституцией Российской Федерации определяет роль местного самоуправления в осуществлении народовластия, правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления и государственные гарантии его осуществления, устанавливает общие принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации» —Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 05.04.2010, с изм. от 08.05.2010) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»//http://www.consultant.ru (20.05.2010).. Согласно ст. 7 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ  «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» ему не могут противоречить другие федеральные законы, законы субъектов Российской Федерации, устанавливающие нормы муниципального права. В случае же противоречия норм муниципального права, содержащихся в этих законах, положениям Конституции Российской Федерации, Федеральному закону от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» должны применяться положения Конституции Российской Федерации и названного закона. Это в равной мере распространяется на республики, края, области, города федерального значения, автономную область, автономные округа. Данный закон устанавливает территориальные, финансово-экономические основы местного самоуправления, гарантии местного самоуправления, ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, контроль за их деятельностью, определяет органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления, формы прямого волеизъявления граждан и другие формы осуществления местного самоуправления.

Особенная роль Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в развитии правовой основы местного самоуправления определяется также и тем, что он разграничивает полномочия федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации в области местного самоуправления. Так, полномочия органов государственной власти Российской Федерации устанавливает ст. 4, согласно которой на федеральном уровне осуществляется законодательное регулирование общих принципов организации и деятельности местного самоуправления, контроль за соблюдением федеральных законов. Речь в данном случае идет не только о Конституции Российской Федерации, Федеральном законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», но и о других федеральных законах, регулирующих отдельные вопросы построения и функционирования местного самоуправления, в частности, вопросы ответственности органов местного самоуправления за нарушение законов; организации местного самоуправления в закрытых административно-территориальных образованиях; основ муниципальной службы и т. д. Федеральные органы государственной власти обязаны обеспечивать соответствие законодательства субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении Конституции Российской Федерации и федеральному законодательству. К полномочиям органов государственной власти Российской Федерации закон относит установление и обеспечение федеральных гарантий местного самоуправления: государственных минимальных социальных стандартов; федеральных программ развития местного самоуправления; федеральных гарантий избирательных прав граждан при выборах органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления; порядка судебной защиты прав местного самоуправления;

порядка судебной защиты прав местного самоуправления; федеральных гарантий финансовой самостоятельности; регулирование основ муниципальной службы и т. д. —Федеральный закон от 25.09.1997 № 126-ФЗ (ред. от 28.12.2004) «О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации» //http://www.consultant.ru (20.05.2010).

Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены  Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.

Важную роль на этапе формирования правовой основы местного самоуправления сыграли Указы Президента Российской Федерации и Постановления Правительства Российской Федерации по вопросам местного самоуправления, т.к. для того, чтобы закон заработал необходим пусковой механизм его реализации - указ президента или правительства. Некоторые из этих актов продолжают составлять правовую основу местного самоуправления.

Федеральная и зарубежная законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации достаточно обширна, на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах.

Российская Федерация состоит из равноправных субъектов Российской Федерации: республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Республика, являясь государством, имеет свою конституцию, а другие субъекты Российской Федерации - устав. Конституции и уставы субъектов Российской Федерации должны соответствовать Конституции Российской Федерации и федеральным законам, которые имеют верховенство на всей территории Российской Федерации. Поэтому содержащиеся в конституциях и уставах субъектов Российской Федерации положения о местном самоуправлении не должны противоречить основополагающим началам и принципам организации местного самоуправления, закрепляемым Конституцией Российской Федерации и ранее указанными федеральными законами. Как уже упоминалось установление общих принципов организации местного самоуправления относится к предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, по которым издаются федеральные законы и принимаемые в соответствии с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации.

Органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляют правовое регулирование местного самоуправления. Они принимают и изменяют законы субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении (например, Закон Чувашской республики от 10.01.96 №8-209 (ред. от 10.10.2005) «О местном самоуправлении в Чувашской республике»), о муниципальной службе (Закон Чувашской Республики  «О муниципальной службе в Чувашской Республике»). Закон относит к полномочиям органов государственной власти Чувашской Республики решение вопросов о передаче своей собственности в муниципальную собственность, регулировании отношений между бюджетом республики и муниципальными бюджетами. В ведении Чувашской Республики находятся установление и изменение порядка образования, объединения, преобразования или упразднения муниципальных образований, их границ и наименований, а также установление порядка регистрации уставов муниципальных образований. Кроме того, органы власти Чувашской Республики вправе регулировать законами особенности организации местного самоуправления с учетом исторических и иных местных традиций.

Важная роль принадлежит органам государственной власти республики в создании и функционировании системы гарантий муниципального самоуправления. Они призваны обеспечить: гарантии финансовой самостоятельности муниципального самоуправления; сбалансированность городские бюджетов на основе нормативов минимальной бюджетной обеспеченности; государственные минимальные социальные стандарты; компенсацию муниципальному самоуправлению дополнительных расходов, возникших в результате решений, принятых органами государственной власти Чувашской республики; защиту прав граждан на осуществление местного самоуправления. Органы государственной власти республики принимают региональные программы развития местного самоуправления. Они также осуществляют контроль за соблюдением законодательства о местном самоуправлении, обеспечивают соответствие законов субъекта о местном самоуправлении Конституции Российской Федерации и федеральным законам, роме того, они вправе наделять органы местного самоуправления законом, отдельными полномочиями с одновременной передачей материальных и финансовых средств, необходимых для осуществления переданных полномочий и осуществлять контроль за их реализацией.

Однако процесс формирования законодательства Чувашской Республики проходит очень неравномерно. На данный момент, законом Чувашской республики полностью регламентируется деятельность органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения, устанавливается структура органов местного самоуправления.

На основании законодательства Чувашской Республики муниципальные органы власти утверждают свои нормативно-правовые акты.

Систему муниципальных правовых актов города Новочебоксарска Чувашской Республики образуют:

1) Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики;

2) правовые акты, принимаемые на местном референдуме города Новочебоксарска Чувашской Республики;

3) решения Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики;

4) постановления и распоряжения главы города Новочебоксарска Чувашской Республики;

5) постановления и распоряжения администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики;

6) постановления и распоряжения председателя Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики;

7) распоряжения и приказы руководителей иных органов местного самоуправления, предусмотренных настоящим Уставом.

Муниципальные правовые акты города Новочебоксарска Чувашской Республики, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования). Муниципальные правовые акты города, имеющие нормативный характер, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, публикуются в течение 10 дней со дня их принятия, если иное не установлено настоящим Уставом. Официальным опубликованием (обнародованием) муниципальных правовых актов города Новочебоксарска Чувашской Республики признается помещение полного текста документа в газете «Грани» или ином периодическом печатном издании города.

Необходимый элемент правовой основы местного самоуправления - уставы муниципальных образований, в которых на основе федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации о местном самоуправлении определяются организация и формы осуществления местного самоуправления в данных муниципальных образованиях, их территориальная, финансово-экономическая основы, а также содержатся другие положения об организации местного самоуправления, о компетенции и порядке деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления. Устав города принимается Новочебоксарским городским Собранием депутатов. Устав города Новочебоксарска и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме города Новочебоксарска, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов города Новочебоксарска, имеют прямое действие и обязательны для исполнения на всей территории города Новочебоксарска.

Иные муниципальные правовые акты города Новочебоксарска не должны противоречить Уставу и правовым актам, принятым на местном референдуме города Новочебоксарска.

Федеральный закон от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» исходит из того, что каждое муниципальное образование имеет свой устав. Ст.8 данного закона определяет круг основных вопросов, регулируемых уставом муниципального образования, принципы его разработки, принятия и порядок государственной регистрации. В соответствии с законом устав муниципального образования разрабатывается муниципальным образованием самостоятельно. Порядок его разработки, принятия и изменения находится в ведении муниципального образования. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации устанавливают порядок государственной регистрации уставов муниципальных образований.

Устав муниципального образования должен содержать, во-первых, наименование муниципального образования с указанием его границ и состава территории.

Во-вторых, в уставе указываются вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования. Их перечень содержится в ст. 6 Федерального закона от 28.08.95 №154-ФЗ (ред. от 21.07.2005) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст.8 Закона Чувашской Республики  «Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике» от 18.10.2004 № 19 (в ред.от 27.02.2010 № 10). Муниципальные образования вправе расширить этот перечень за счет вопросов, отнесенных к вопросам местного значения законами субъекта, а также вопросов, не исключенных из их ведения и не отнесенных к ведению других муниципальных образований и органов государственной власти.

В-третьих, устав муниципального образования определяет организационную структуру местного самоуправления, правовой статус органов и должностных лиц местного самоуправления, условия и порядок организации муниципальной службы. В уставе закрепляются структура и порядок формирования органов местного самоуправления, их наименование и полномочия. Уставом муниципального образования могут быть предусмотрены должность главы муниципального образования, а также должности иных выборных должностных лиц местного самоуправления. При этом следует иметь в виду, что согласно ст. 14 Федерального закона от 28.08.1995 № 154-ФЗ (ред. от 21.07.2005) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» «наличие выборных органов местного самоуправления муниципальных образований является обязательным» —Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики. Принят решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 № С 5-1 (с изм.,от 10.09.2009 №С 68-1) // http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.. Органы местного самоуправления должны быть наделены уставом муниципального образования собственной компетенцией в решении вопросов местного значения. Устав муниципального образования закрепляет статус и социальные гарантии депутатов, членов других выборных органов местного самоуправления, выборных должностных лиц местного самоуправления, а также гарантии прав должностных лиц местного самоуправления. При этом срок полномочий депутатов, членов других выборных органов местного самоуправления и выборных должностных лиц местного самоуправления не может быть меньше двух лет. Кроме того, устав должен определять основания и порядок прекращения их полномочий. В соответствии с законом устав муниципального образования устанавливает наименование и виды правовых актов органов и должностных лиц местного самоуправления, порядок их принятия и вступления в силу (например, ст. 27 Устава города Новочебоксарска определяет, что систему правовых актов города образуют: решения, принятые на референдуме, нормативные и индивидуальные акты городского Собрания депутатов и администрации города» —Устав города Новочебоксарска Чувашской Республики // http://gov.cap.ru/main.asp?govid=82.

). Уставом муниципального образования определяются выборные и иные органы местного самоуправления, являющиеся юридическими лицами.

В-четвертых, в уставе муниципального образования закреплены формы, порядок и гарантии непосредственного участия населения в решении вопросов местного значения. Речь идет о таких институтах муниципальной демократии, как местный референдум; муниципальные выборы; собрание (сход) граждан; народная правотворческая инициатива; обращения граждан в органы местного самоуправления, а также территориальное общественное самоуправление и другие формы участия населения в осуществлении местного самоуправления.

      В-пятых, устав муниципального образования устанавливает основания и виды ответственности органов и должностных лиц местного самоуправления.

В-шестых, уставом муниципального образования определяются экономическая и финансовая основа осуществления местного самоуправления, общий порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью.

В-седьмых, в уставе муниципального образования могут регулироваться вопросы организации местного самоуправления, обусловленные компактным проживанием на территории муниципального образования национальных групп и общностей, коренных (аборигенных) народов, казачества с учетом исторических и иных местных традиций. Устав муниципального образования может содержать и другие положения об организации местного самоуправления, о компетенции и порядке деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления в соответствии с законами Российской Федерации и законами субъектов Российской Федерации.

Кроме устава на муниципальном уровне принимаются и другие нормативные правовые акты, регламентирующие отдельные вопросы организации и деятельности местного самоуправления: регламенты представительных органов, положения о территориальном общественном самоуправлении и др.

Глава 2. Электронный документооборот в администрации города Новочебоксарска, этапы работы с документами.

2.1. Электронный документооборот.

Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, – внедрение электронного документооборота. 22 сентября 2009 г. принято постановление Правительства РФ № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Эта задача активно решается в Администрации города Новочебоксарска.

Необходимо разобраться, что понимается под документооборотом. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При рассмотрении документооборота упор делается на обработку документов в момент их движения, то есть передачи от одного структурного подразделения другому, или от одного должностного лица другому. При этом выделяют документопотоки: входящие (поступающая документация), исходящая (отправляемая документация), внутренняя (создаваемая для нужд самой организации).

Такое деление потоков документов дано и в последних Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ 15.06.2009 № 477.  Сразу же следует сказать, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки.

Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции и передается для исполнения. Способы передачи документов: телеграф, факс, электронная почта. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет, впоследствии, навести по документу справку, проконтролировать исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Первый этап работы с получаемыми в организации документами, как правило, централизован. Но это было так, когда документы поступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов и электронной почты документ может быть сразу получен отделом или конкретным исполнителем, минуя службу ДОУ. Таким образом, происходит процесс децентрализации получения и отправки документов, что может привести к потере контроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации электронного документооборота – обязательно централизовать учет всей поступившей документации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в единую сеть.

Первичная обработка документов при получении у всех одинакова и аналогично описана во всех инструкциях.

Второй этап – регистрация документов – является центральным. Но он также легко налаживается. Оба этапа технические и зависят целиком от службы документационного обеспечения управления.

Но затем полученная документация должна быть направлена на исполнение, и вот на этом этапе каждый документ начинает свой путь, и он напрямую зависит от того, как организован управленческий процесс в учреждении. Если нет четкого распределения задач и функций между структурными подразделениями и внутри них между сотрудниками, документы поступают к руководству, которое в резолюции указывает исполнителя. Документ может пройти несколько ступеней: заместитель руководителя, занимающийся данным направлением, управление (департамент), отдел и, наконец, исполнитель. Причем документы по одному и тому же вопросу могут проходить разные пути к исполнению. Порядок прохождения документа должен напрямую зависеть от распределения обязанностей между сотрудниками и наделения их полномочиями для решения вопроса. Когда вопрос будет закреплен за конкретным исполнителем, путь движения документа будет предопределен и выпрямлен.

Теперь рассмотрим движение документа, когда исполнитель готовит документ (ответный или инициативный). Если процесс решения вопроса не отрегулирован четко, составленный проект документа пройдет несколько инстанций согласования. Сегодня достаточно часто количество согласований может меняться и не все визы при анализе процесса оказываются действительно нужными. Таким образом, путь движения подготовленного конкретного документа также напрямую зависит от четкости работы управленческого аппарата и, прежде всего, при решении типовых задач.

Сегодня большая работа в этом направлении ведется при разработке административных регламентов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг. Вместе с тем только совершенствование самой системы управления является основой для эффективного внедрения электронного документооборота. Администрация города уже разработала

Регламент работы с системой электронного документооборота в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республике Утвержден постановлением администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики от 28.09.2009 № 327,но в нем не учтены обновления системы и работа продолжается.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т. е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

Анализ общего документооборота прописан достаточно четко. Он также важен для совершенствования работы управленческого аппарата, так как, рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации точности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при его обработке. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:

− получаемые извне, из других организаций (входящие документы);

− созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам – авторам документов, от которых они получены:

от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т. п.);

от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией;

частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилия, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы можно классифицировать по видам:

распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т. д.;

учетно-отчетные и др.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные, (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т. е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов в канцелярии. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Именно на этом участке организации электронного документооборота и требуются разработка маршрутизации документов по типовым задачам.

Общую схему классификации входящих документов можно представить в следующем виде.

Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:

внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;

исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т. п.).

Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

Принципиальная схема документооборота в организации дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу, можно представить графически документооборот для организаций, имеющих структурные подразделения и для небольших фирм, где секретарь-референт один.

Но это лишь самая общая схема. При организации электронного документооборота в администрации она была конкретизирована путем добавления маршрута движения каждого документа, решающего конкретную типовую задачу. Такие блок-схемы уже даются как приложение к некоторым административным регламентам. Они делают прозрачным процесс прохождения документа при решении типовой задачи. На сегодняшний день это лишь начало большой работы, которую предстоит провести при внедрении электронного документооборота, призванного сопровождать проведение административной реформы.

Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов в администрации города и операции, проводимые с ними, регламентируются Инструкцией по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, утвержденной постановлением главы администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики от 1 июля 2004 г. № 108

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов (номенклатура дел), формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и Инструкцией по делопроизводству.

В соответствии с номенклатурой дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, происходит документооборот в администрации города.

Прием, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится работниками администрации города в соответствии с должностными обязанностями.

Регистрация документов это фиксирование факта поступления документа путем проставления в правой части нижнего поля первого листа регистрационного штампа с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера. Регистрация документов производится в системе электронного документооборота.

Регистрация документов осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время, исходящие - в день подписания.

Регистрация отправленных документов осуществляется в день их утверждения (подписания) или не позднее следующего рабочего дня. Регистрационный номер и дата регистрации отправляемых документов проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии.

Отправка корреспонденции из администрации города осуществляется посредством почтовой и электрической связи.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия администрации города.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел постоянного хранения и акты о выделении их к уничтожению рассматриваются на заседании экспертная комиссия администрации города.

Работу с документами в системе электронного документооборота в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики определяет специальный Регламент, в нем описан порядок работы с различными видами документов в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, оборот которых автоматизирован с помощью программного обеспечения "Система Автоматизации Делопроизводства - Дело - 2004. Регламент определяет роли пользователей и последовательность операций, выполняемых при обработке документов в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденной постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 7 декабря 2001 г. № 266 (с изменениями, внесенными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2006 г. № 8) и Инструкцией по делопроизводству в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики, утвержденной постановлением главы администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики от 1 июля 2004 г. № 108.

После внедрения электронного документооборота именно на основе регламента ведется работа с документами во всех структурах Администрации. Регламент выделяет следующие виды документов: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, письма граждан, также регламентируется работа по приему граждан.

В используемой технологии обработки документа администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).

2.2. Этапы работы  с документами.

В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации  происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан. Хотелось бы детально рассмотреть работу с входящими и исходящими документами и на этой основе выделить отличия по работе с другими видами документов.

В технологии обработки входящих документов участвуют следующие субъекты:

канцелярия - должностное лицо, осуществляющее первичную регистрацию документа;

руководитель - подразделение, контролирующее ход исполнения документа;

ответственный исполнитель - основной исполнитель документа;

исполнитель (соисполнитель) - подразделение (или внешняя организация, или должностное лицо), выполняющее поручения по документу и представляющее отчет ответственному исполнителю.

Для конкретного документа канцелярия определяет руководителя из списка подразделений органа управления в зависимости от содержания документа. Далее руководитель накладывает резолюцию на документ, после чего документ направляется на исполнение ответственному исполнителю и исполнителям. Ответственный исполнитель направляет документ на исполнение через механизм поручений другим подразделениям и/или через механизм отсылки внешних поручений внешним организациям.

Функции руководителя и ответственного исполнителя могут совпадать.

В ходе работы документ проходит следующие этапы: регистрация , маршрутизация, наложение резолюции, исполнение документа, рассмотрение результатов исполнения, сдача в архив.

Канцелярией производятся регистрация и сканирование входящих документов. На этом этапе канцелярия заполняет реквизиты регистрационной карточки документов, которая сохраняется в системе электронного документооборота.

Если вновь поступивший входящий документ является ответом на ранее отосланный исходящий, канцелярия должна связать его с соответствующим исходящим документом. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.

Далее канцелярия определяет руководителя, на рассмотрение которого направляется вновь зарегистрированный документ, предусмотрены два возможных маршрута документа:

в подразделение;

во внешнюю организацию (пересылка).

Для маршрутизации документа на исполнение во внешнюю организацию из списка выбирается организация, в которую необходимо переслать документ. При этом не создается исходящий документ, а происходит пересылка входящего документа.

Для маршрутизации документа на исполнение в подразделение канцелярия из списка выбирает подразделение, в которое необходимо направить документ. Руководитель самостоятельно определяет исполнителей и направляет документ на исполнение.

Документы, направленные на рассмотрение руководителю, накапливаются у него на рассмотрении. Подразделение имеет доступ только к тем входящим документам, для которых оно является руководителем.

После рассмотрения документа руководитель накладывает на него резолюцию, а также определяет срок исполнения документа, ответственного исполнителя и соисполнителей. Существуют два различных маршрута документа:

ответственный исполнитель - подразделение органа управления;

ответственный исполнитель - внешняя организация.

Руководитель указывает ответственного исполнителя в регистрационной карточке входящего документа, документ направляется на исполнение указанному подразделению. Руководитель может назначить себя ответственным исполнителем, в таком случае соисполнители отчитываются непосредственно перед руководителем.

На этапе исполнения ответственный исполнитель, получив документ, определяет номер дела по номенклатуре дел, формирует индекс, определяет сроки исполнения и рассылает документ на исполнение исполнителям. Передача документа на исполнение подразделениям осуществляется путем отдачи поручений, а внешним организациям - путем отдачи внешнего поручения, в этом случае сам исходный документ становится вложением.

Ответственный исполнитель заполняет в системе электронного документооборота карточку поручений по документу, указывая дату исполнения поручений, при необходимости ставит отметку о постановке документа на контроль. При создании карточки поручений в нее переносится резолюция на документе. После выполнения поручения исполнитель заносит в карточку поручения краткий отчет о проделанной работе. Если ответственного исполнителя не удовлетворяет ответ исполнителя, он отдает новое поручение либо продлевает срок исполнения поручения, внося в карточку поручения соответствующую резолюцию. Карточка поручения с выполненным заданием закрывается поручителем и сдается в архив.

После рассмотрения отчета в карточку внешнего поручения ответственным исполнителем - подразделением органа управления вносятся соответствующие отметки: снятие с контроля, продление сроков исполнения поручения, сдача в архив.

После выполнения задач, связанных с исполнением документа, ответственный исполнитель закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен" и все документы со статусом "Исполнен" канцелярия заносит в архив.

В технологии обработки исходящих документов участвуют следующие субъекты:

автор - подразделение, создающее исходящий документ;

согласующий - подразделение, у которого автор должен завизировать исходящий документ;

руководитель - подразделение, в котором подписывается документ;

канцелярия - должностное лицо, осуществляющее регистрацию и отправку исходящего документа.

Для конкретного документа автор определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для рассмотрения и визирования. Согласованный документ направляется канцелярии для отправки получателю. Функции канцелярии могут выполняться автором.

Исходящий документ проходит следующие статусы в зависимости от этапа существования: "проект", "отправлен на подпись", "поставлен на отправку", "отправлен", "сдан в архив". Статус документа влияет на логику наложения прав на документ в зависимости от пользователя и этапа обработки исходящего документа. Изменения в документ может вносить только автор, такого права нет ни у канцелярии, ни у руководителя. Автор может просматривать только свои документы, руководитель и канцелярия все, за исключением проектов.

Документы со статусом проект представляют собой новые документы и документы, проходящие стадию согласования и не поставленные в очередь на подпись к руководителю. Отправить документ на подпись имеет право только автор.

Документы со статусом поставлен на отправку представляют собой подписанные, зарегистрированные, но не отправленные документы. Отправить документы имеет право только канцелярия.

Статус отправлен имеют все отправленные документы, не находящиеся в архиве. После документы отправляются в архив. Канцелярия имеет право поднять документ из архива.

События, связанные с изменением статуса отображаются в журнале работы с исходящим документом. Это статусы: добавлен (проект); отправлен на подпись; отклонен; подписан; отправлен; сдан в архив; поднят из архива.

Работа начинается с момента когда автор создает в системе электронного документооборота регистрационную карточку документа и заполняет ее. На этом этапе документ доступен только его автору. Созданные документы (проекты) накапливаются в разделе "Исходящие документы" и получают статус "проект". Система электронного документооборота обеспечивает возможность создания исходящего документа на основе входящего документа. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.

На этапе согласования автор создает в системе электронного документооборота карточки согласования, в которых формирует запрос на согласование и устанавливает срок согласования.

Карточки согласования направляются на визирование согласующим подразделениям. По результатам рассмотрения документа согласующее подразделение обязано внести в карточку свою визу.

Получив визы от всех согласующих, автор ставит отметку о готовности к отправке, после этого работу с документом продолжает канцелярия. Если документ не согласован, он остается у автора на доработку. Доработка продолжается до тех пор, пока документ не будет согласован со всеми согласующими.

От карточки согласования имеется возможность перехода к исходному документу в режиме просмотра.

Если документ, прошедший согласование, удовлетворяет руководителя подразделения, то он подписывает документ ключом электронной цифровой подписи.

Регистрация исходящего документа производится в случае, если документ подписан и готов к отправке. Канцелярия вносит в регистрационную карточку регистрационные данные и реквизиты, связанные с отправкой. В регистрационную карточку вносится отметка об отправке документа. Функции канцелярии могут выполняться автором.

После завершения работы с документом он заносится в архив. Правом занесения в архив обладают канцелярия и автор.

В технологии обработки внутренних документов участвуют следующие субъекты:

автор - подразделение, создающее внутренний документ для отправки получателю;

согласующий - подразделение, у которого автор должен согласовать документ;

получатель - подразделение, которому адресуется документ;

исполнитель - подразделение (или должностное лицо), выполняющее поручения по документу, отданные его получателем.

Автор сам определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для визирования. Согласованный документ направляется получателю для исполнения. Получатель сам определяет исполнителей из списка подчиненных подразделений и сотрудников и направляет документ на исполнение через механизм поручений.

Работа начинается с внесения автором в систему электронного документооборота регистрационной карточки внутреннего документа. На этом этапе документ доступен только его автору. Система электронного документооборота обеспечивает возможность получателю внутреннего документа создать на его основе исходящий документ.

При необходимости автор может согласовать документ перед отправкой. Согласование документа производится при помощи карточек согласования аналогично порядку согласования исходящих документов. Если автор счел необязательным согласование документа, он несет всю ответственность за переписку.

Автор регистрирует документ, проставляя дату и индекс, а также определяет получателя из числа подразделений органа управления. После этого он ставит отметку о готовности к отправке. При этом документ становится доступен получателю.

При получении внутреннего документа получатель производит его регистрацию, указывая дату и входящий номер документа. Далее получатель направляет его в дело согласно номенклатуре дел.

Руководитель получателя накладывает резолюцию на документ, тем самым определяя исполнителей. Исполнителем может выступать как подчиненное подразделение, так и сам получатель. Передача документа на исполнение подчиненным подразделениям осуществляется путем отдачи поручений. Контроль за исполнением поручений осуществляется при помощи карточек поручений аналогично порядку исполнения входящих документов.

После выполнения всех задач, связанных с исполнением документа, документ получает статус "Исполнен" и заносит в регистрационную карточку документа краткий отчет об его исполнении. Если автору требуется ответ, получатель формирует исходящий документ на основе входящего.

Автор может отследить изменение статуса документа и ознакомиться с отчетом об его исполнении получателем непосредственно в регистрационной карточке документа. Все документы со статусом "Исполнен" автор заносит в архив.

В технологии обработки протоколов совещаний участвуют следующие субъекты:

руководитель - подразделение, осуществляющее регистрацию документа и распределение поручений по исполнителям;

исполнитель - подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные руководителем.

Регистрация протокола совещания производится руководителем. На этом этапе руководитель заполняет реквизиты регистрационной карточки документа, которая сохраняется в системе электронного документооборота. При регистрации документа имеется возможность внести в регистрационную карточку наименование, дату регистрации, номер дела и выбрать вид совещательного органа.

Передача документа на исполнение исполнителю осуществляется путем дачи поручений. Контроль за исполнением поручений в подразделениях осуществляется при помощи карточек поручений аналогично порядку исполнения входящих документов. Контроль за исполнением поручений внешними организациями также аналогичен контролю за исполнением входящих документов.

После выполнения всех задач, связанных с исполнением документа, руководитель закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен", документ заносится в архив.

В технологии обработки писем граждан участвуют следующие субъекты:

канцелярия - подразделение, осуществляющее первичную регистрацию документа;

куратор - подразделение, отдающее поручения по документу и контролирующее ход исполнения;

исполнитель - подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные куратором.

Для конкретного документа канцелярия самостоятельно определяет куратора из списка кураторов. Далее куратор определяет исполнителей и направляет документ на исполнение через механизм поручений.

Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Регистрация писем граждан производится канцелярией. При регистрации документа в регистрационную карточку документа вносятся регистрационные данные, вопросы обращения, реквизиты гражданина. После определяется куратор. Куратором может являться как канцелярия, так и иное подразделение, выбранное из справочника кураторов.

Если канцелярия не берет на контроль письмо, документ считается выполненным с момента регистрации. В этом случае все остальные этапы работы с документом пропускаются, за исключением сдачи в архив.

После рассмотрения документа куратор определяет исполнителей, накладывает резолюцию и направляет документ на исполнение.

Документы, направленные на рассмотрение куратору, накапливаются у него в разделе "Письма граждан". Куратор имеет доступ только к тем документам, куратором которых он является.

Передача документа на исполнение осуществляется путем отдачи поручений.  Исполнитель имеет возможность просмотра полученных поручений и имеет доступ только к тем карточкам поручений, исполнителем которых он является.

После выполнения поручения исполнитель заносит в карточку поручения результаты рассмотрения поручения. При неудовлетворительном ответе исполнителя куратор отдает новое поручение и указывает срок исполнения поручения, внося в карточку поручения соответствующую резолюцию.

В этой главе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в администрации города Новочебоксарска. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств.  Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан  принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.

Глава 3. Организация хранение документов в канцелярии администрации города Новочебоксарска.

3.1. Номенклатура дел и организация экспертизы ценности документов.

Хранения документов в администрации города Новочебоксарска организуется на основании правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и типовой инструкции по делопроизводству.

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г. Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.

Правила, в отличие от типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением постановлением Правительства от 15.06.2009 изменений в типовые регламенты, они приведены в полное соответствие с п. 11.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив  организуется на основании  раздела правил «Документальный фонд». Этот раздел интересен тем, что возлагает на орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях, с внедрением электронного документооборота этот процесс стал автоматизирован. Присвоив документу статус «исполнен» вы автоматически отправляете его в электронный архив, где в зависимости от вида и содержания он получает определенный срок хранения.

Тяжелее все с бумажными документами, передача таких дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким). Сводная номенклатура дел составляется в канцелярии на основе номенклатур дел структурных подразделений, утверждается после ее согласования главой администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. Один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации.

Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений администрации. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).

Сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности  документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел состоят из элементов, расположенных в следующей последовательности:

название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;

краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;

дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с организациями.»

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов в администрации города Новочебоксарска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов должна создаваться постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, но в ходе своей практики я столкнулась с тем, что вместо комиссии выделение документов на хранение, производил главный специалист канцелярии самостоятельно, а получив инструкции я помогала в данной работе.

Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации или руководителем структурного подразделения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Экспертизу ценности данных документов, так же проводилась под надзором главного специалиста канцелярии, мною. Все это можно объяснить загруженностью канцелярии, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

Значимость учреждения или лица с которым происходила переписка, определяется значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.

Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).

Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории. Например документы связанные с проведением празднования 50-летеия города Новочебоксарска.

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата).

Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).

Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).

Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной  комиссии одновременно. Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией  соответствующего государственного архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации города. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения

3.2. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив.

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.).

Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание.

Авторский - формирование в деле документов одного автора.

Хронологический - формирование в деле документов за определенный период.

Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются.

При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно:"Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".

При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с администрацией президента Чувашской Республики".

Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией.

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел изложен в инструкции по делопроизводству администрации с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет архив.

При формировании дел придерживаются определенного порядка:

в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;

подшиваются только подлинники или заверенные копии (один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии в дело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);

в дело включается один экземпляр документа;

документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело группируют, как правило, документы одного года.;

документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;

документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;

приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Переписку администрации делится на  3 папки: переписка с вышестоящими органами, переписка с организациями, обращения граждан.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности или по нумерации: документ-отчет подшивается после документа-запроса.

Если в деятельности учреждения составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом администрации.

Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Для дел с коротким сроком хранения, не подлежащим сдачи в архив, используется скоросшиватель, а дела постоянного или более 10 лет срока хранения сшиваются с соблюдением всех правил.

Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела используются разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).

Для быстрого поиска папки располагаются вертикально. Последовательность расположения дел на полках соответстветствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) - необходимые документы.

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится главным специалистом канцелярии. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения и его индекс;

номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

заголовок дела;

аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр.

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией  администрации, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены главой администрации города Новочебоксарска.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

экспертизу ценности документов;

оформление документов, сдаваемых в архив;

составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение сохранности дел;

передачу дел в архив (архив учреждения, а затем государственный).

Заключение.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Материалы исследования позволили вывести принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

- оперативность движения;

- единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

- однократность операций одинакового целевого назначения;

- исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации).

Таким образом, Администрация города Новочебоксарска это орган местного самоуправления осуществляющий  функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Его структуру составляют: глава Администрации, его заместители возглавляющие управления по отдельным вопросам.

Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания нормативных документов. Основными нормативными правовыми актами администрации являются постановления и распоряжения главы. Постановление - правовой акт главы города, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий администрации. Распоряжение - правовой акт главы города, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов.

Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, – внедрение электронного документооборота. В администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. То есть продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников.

В администрации города Новочебоксарска все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т. е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

В используемой технологии обработки документа администрация города Новочебоксарска Чувашской Республики рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).

В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации  происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан.

В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в администрации города Новочебоксарска. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств.  Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан  принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.

Хранения документов в администрации города Новочебоксарска организуется на основании правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и типовой инструкции по делопроизводству.

Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Экспертиза ценности документов в администрации города Новочебоксарска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов должна создаваться постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, но в ходе своей практики я столкнулась с тем, что вместо комиссии выделение документов на хранение, производил главный специалист канцелярии самостоятельно, а получив инструкции я помогала в данной работе.

Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации или руководителем структурного подразделения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Экспертизу ценности данных документов, так же проводилась под надзором главного специалиста канцелярии, мною. Все это можно объяснить загруженностью канцелярии, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Список используемой литературы.

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

3. Красавин А.С Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. 2000.

4. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005.

5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд-е 4. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002.

6. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета). - Омск: Изд-во ОмГУ, 2004.

7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003.

8. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.

9. ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов

10. ГОСТ Р 52294-2004«Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 29.12.2004 г. № 138-ст //http://www.gosstroy.ru:8080/snip?d&nd=1200038324

11. Лучин А. Электронные административные регламенты // Экономика России: 21 век. 27.09.2004.

12. Данилин А.В. Электронные государственные услуги и административные регламенты. От политической задачи к архитектуре «электронного правительства». М.: Инфра-М, 2004. 336 с.

13.     Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.

14.     СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО - М.: "Издательство ПРИОР", 1998. 192с.

Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере канцелярии Администрации города Новочебоксарска на http://mirrorref.ru


1. Реферат Технология организации работы с документами в Администрации города Новочебоксарска

2. Реферат Документирование деятельности и организация работы с документами на примере ЗАО «Общее Дело»

3. Реферат ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ С ДОКУМЕНТАМИ

4. Реферат Изучение организации работы с обращениями граждан в государственных учреждениях

5. Реферат Эффективность государственного регулирования транспортной деятельности региона на примере Администрации города Смоленска

6. Реферат Внедрение и использование электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях на примере ФБГОУ ВПО Алтайского государственного университета

7. Реферат Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

8. Реферат Повышение эффективности деятельности органов местного самоуправления в сфере благоустройства (на примере администрации Октябрьского района города Новосибирска)

9. Реферат АНАЛИЗ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ И СТИМУЛИРОВАНИЯ ПЕРСОНАЛА МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОРИЛЬСКА

10. Реферат Организация работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну (конфиденциальное делопроизводство)