Новости

Документирование деятельности специалиста филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть»

Работа добавлена:






Документирование деятельности специалиста филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» на http://mirrorref.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации

“Ленинградский государственный университет им.А.С.Пушкина”

Институт информатики

Кафедра информатики и вычислительной математики

Дипломная работа

на тему: “Документирование деятельности специалиста филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть»”

Специальность: 032001.65 — Документоведение и документационное обеспечение управления

студентка VI курса ___Зайцева Е.Л.

___________Голанова А.В.____________

Допущена к защите «____»___________2011 г.

Зав.кафедрой ИВМ _________________ Т.А.Бороненко

Оглавление

Введение

Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста.

Пример стандартных сокращений учёных степеней и званий:

  • д­р пед. наук (доктор педагогических наук)
  • канд. техн. наук (кандидат технических наук)
  • канд. физ.­мат. наук (физико­математических)
  • канд. экон. наук
  • канд. юрид. наук
  • канд. ист. наук
  • канд. филол. наук
  • канд. филос. наук
  • канд. психол. наук
  • канд. хим. наук
  • проф. (профессор)
  • доц. (доцент)
  • ст. преп. (старший преподаватель)
  • асс. (ассистент)

  1. организация документооборота и технология делопроизводства
    1. Современное делопроизводство.
  2. Термин «делопроизводство» появился во второй половинеXVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

    В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению.

    Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.

    Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

    Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

    Перед делопроизводством стоят следующие цели:

    • Фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);
    • Организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

    Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

    Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера – твердую копию файла – бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ – файл. Наконец, фалы без распечатывания могут пересылаться в другую организации по электронной почте.

    Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме. По содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

    Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. основным реквизитом документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системной звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

    Правила составления и оформления реквизитов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

    Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.

    К информации предъявляются два требования: во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

    Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относится: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международным);громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.

    Документирование – процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

    Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся: оперативность в составлении и прохождении документа; высокое качество документов; оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.); широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

    Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры: оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой; внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий; применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

    Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии иInternet.

    Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать документы, использовать готовые формы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-переводчики помогают быстро и грамотно производить переводы документов на любой язык. табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

    Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

    Для регистрации документов и контроля за их исполнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять собственный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневник. С их помощью также ведется контроль над исполнением документов, своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения документа.

    Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

    Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:

    • Своевременное и правильное создание документов (документирование);
    • Организацию работы с документами (создание системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления и их использование в справочных целях);
    • Выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
    • Хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в архив или к уничтожению).

    Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Формы применяемых в организации документов, а также система обработки информации и приемы организации документооборота утверждаются руководителем организации.

    1. Служба ДОУ

    Под ДОУ учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными в учреждении порядком и правилами. Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения. Состав документации учреждения определяется:

    • Пределами ответственности (компетенцией) данного учреждения;
    • Задачами и функциями, обусловленными спецификой содержания деятельности учреждения;
    • Установленными в учреждении порядком и правилами решения управленческих проблем, связанных с осуществлением предприятием своей деятельности и созданием для этого необходимых условий;
    • Объемом и характером взаимосвязей данного учреждения с другими учреждениями, а также с вышестоящими органами управления (в том числе федеральными, местными и ведомственными).

    Документирование управленческой деятельности необходимо также рассматривать в качестве важной составляющей ДОУ предприятием.

    В соответствии с определением ГОСТ 51141-98 ДОУ – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

    В общем и целом организация указанной работы осуществляется в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом особенностей сформировавшейся в учреждении системы ДОУ, основу которой составляет документооборот учреждения.

    В связи с последним замечанием правомерно поставить вопрос о юридической основе документирования управленческой деятельности учреждения. Ее составляют:

    • Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и расположения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
    • Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера;
    • Нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;
    • ГСДОУ;
    • ГОСТ по вопросам ДОУ;
    • УСД;
    • Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
    • Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;
    • Нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов;
    • Организационно-распорядительные и организационно-методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ;

    Последние разрабатываются учреждениями и включают:

    • Инструкцию по ДОУ (делопроизводству) учреждения;
    • Положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;
    • Инструкции для должностных лиц учреждения, к компетенции которых отнесены отельные вопросы ДОУ;
    • Нормы времени и выработки на процессы и операции, осуществляемые сотрудниками учреждения при обращении с документами.

    Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило возлагается на заместителя руководителя учреждения по вопросам управления. Непосредственная организация этой работы обычно возлагается на руководителя специализированного структурного подразделения – службу (отдел, отделение, группу) ДОУ;

    Таким образом, в ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соответствующих должностных лиц (структурных подразделений), так или иначе участвующих в выработке, принятии и последующей реализации управленческих решений.

    1. Задачи, функции, структура, права и ответственность службы ДОУ

    ДОУ в организации осуществляется специальной службой , действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

    Служба ДОУ решает следующие задачи:

    • Совершенствование форм и методов работы с документами;
    • Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения (ЕГСДОУ), ГОСТ и другими действующими нормативами;
    • Сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
    • Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

    В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

    • Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
    • Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
    • Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю;
    • Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформление и исполнения документов в установленный срок;
    • Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
    • Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
    • Разработка и проектирование бланков документов;
    • Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
    • Организация работы п предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
    • Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
    • Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
    • Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче дел в архив;
    • Организация работы архива;
    • Повышение квалификации работников ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
    • Организация рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ.

    Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

    Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

    • Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
    • Инспекция при министре (руководителе ведомства);
    • Канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);
    • Отдел писем (жалоб);
    • Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
    • Центральный архив.

    На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях, в учебных заведениях и других организациях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

    В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат; канцелярия; группа контроля; протокольная группа; группа совершенствования работы с документами; группа писем (жалоб); копировально-множительное бюро; архив.

    В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо.

    Штатная численность ДОУ должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием. Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрепленные нормативы времени – на работы по делопроизводственному обслуживанию.

    Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

    Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Росархива и другими действующими нормативами по вопросам ДОУ.

    Служба ДОУ имеет право:

    • Принимать меры и осуществлять контроль над сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организации, имеющих подведомственную систему);
    • Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
    • Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
    • Проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
    • Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
    • Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
    • Определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;
    • Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
    • Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
    • Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
    • Участвовать в обсуждении руководства организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
    • Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрения и наложении на них взысканий.

    Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

    Служба ДОУ находиться в тесном взаимодействии:

    • Со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;
    • С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;
    • С кадровой службой – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела (отделения);
    • Со службой материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
    • Со службой АСУ – по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.
      1. Документооборот организации

    Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

    К общим принципам организации документооборота можно отнести следующие:

    • Оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
    • Обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
    • Исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

    Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

    Документооборот современной организации формируется на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде. Для автоматизации ДОУ используют различные информационные технологии:

    • Программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и тестовыми файлами);
    • Системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;
    • Системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации бизнес-процессов;
    • Программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.

    Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкции по делопроизводству и график документооборота.

    Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

    Инструкция по делопроизводству должна содержать:

    • Образцы оформления документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;
    • Номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
    • Порядок регистрации документов;
    • Правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);
    • Сроки хранения документов и файлов;
    • Правила работы с версиями документов. Для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (т.е. хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);
    • Сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
    • Порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;
    • Правила составления и оформления документов;
    • Порядок временного изъятия документов из дел;
    • Правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
    • Порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
    • Методическое руководство работы с документами.

    Если в организации по каким-либо причинам (фирма очень небольшая, только начала свою деятельность и т.д.) еще не разработана инструкция по делопроизводству, то при работе с документами можно воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, или на ее основе разработать свою.

    График документооборота. Создание и обработка документов производиться в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.

    График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:

    • Порядок создания документа:
      • Количество экземпляров;
      • Ответственный за выписку;
      • Ответственный за оформление;
      • Ответственный за исполнение;
      • Срок исполнения;
      • Порядок проверки документа:
        • Ответственный за проверку;
        • Кто представляет;
        • Порядок представления;
        • Срок представления;
        • Порядок обработки документа:
          • Исполнитель;
          • Срок исполнения;
          • Порядок передачи документа в архив:
            • Исполнитель;
            • Срок передачи.

    Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к его работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных. Работу по составлению графика документооборота и контроль его исполнения организует руководитель специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела, канцелярии, секретариата и др.). График документооборота утверждается руководителем организации.

    Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

    Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевременность подготовки необходимых управленческих документов.

    1. Организация работы с документами

    Технологическая цепочка движения и обработки документов в общем виде включает несколько этапов:

    • Прием и первичную обработку;
    • Предварительное рассмотрение и распределение;
    • Регистрацию;
    • Направление на исполнение;
    • Исполнение;
    • Оформление и удостоверение;
    • Отправку.

    Документооборот делиться на составляющие – потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки:

    • Входящий (документы, поступающие в организацию);
    • Внутренний (документы, не выходящие за пределы организации);
    • Исходящий (документы, отправляемые из организации).

    Названные выше документопотоки различаются составом документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от распределения обязанностей между руководителями, степени регламентации функций руководителя и структурных подразделений и принятой в организации технологии работы с документами.

    1. Порядок обработки входящих документов

    Прием и обработка входящих документов производится работником службы делопроизводства или секретарем. Эти документы могут поступать по почте, телеграфу, факсу, через курьера или по электронной почте. Необходимо организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, а также координировать их движение.

    Движение поступивших документов и работа с ними происходит по следующим этапам:

    • Прием и первичная обработка;
    • Предварительное рассмотрение, распределение, разметка;
    • Регистрация;
    • Рассмотрение руководством;
    • Направление на исполнение;
    • Контроль исполнения;
    • Исполнение;
    • Подшивка в дела;
    • Использование в информационно-справочной работе.

    Прием поступающих в организацию документов производится после тщательной проверки адресных данных корреспонденции, а также ее количества. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи вместе с описью-реестром на все получаемые документы. В отдельных случаях проверяется также вес отправлений, целостность упаковки и сохранность печатей.

    После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении на конвертах повреждений, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц, а также несоответствия документов либо приложений об этом сообщают отправителю и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». После первичной обработки все конверты уничтожаются. Лишь в случае необходимости определения адреса отправителя, времени отправки или получения конверты сохраняются, так как могут служить подтверждением соответствующих фактов.

    При обработке поступающей корреспонденции конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, а передаются непосредственно адресату. При этом на конвертах могут проставляться дата и учетный номер. корреспонденция, которая имеет пометку «Конфиденциально», обрабатывается сотрудником, имеющим к ней допуск.

    Получение входящих документов посредством технических средств осуществляется непосредственно в офисе. При этом на особо важные документы или сообщения запрашивается подтверждение и только после этого их содержание доводится до руководителя. Обязательно проверяется общее количество полученных страниц и их соответствие числу страниц, указанному в документе. О каких-либо несоответствиях или плохом качестве переданного текста следует незамедлительно сообщить отправителю.

    Предварительное рассмотрение поступающих документов производиться в первую очередь с целью их распределения на нерегистрируемые и регистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации. На регистрируемых документах проставляется штамп, где указывается их порядковый учетный номер и дата поступления. В штампе также может быть предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

    Кроме того, на этапе предварительного рассмотрения входящих документов необходимо осуществить их отбор с целью направления руководителю более важных и срочных. Ведь большая часть решений по поступающей информации может быть принята заместителями руководителя, а также руководителями или специалистами структурных подразделений. При просмотре поступивших на имя руководителя документов выделяют те, которые должны быть ему представлены в обязательном порядке. Это распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по ключевым вопросам деятельности организации и т.д. перечень таких документов может быть составлен самим руководителем.

    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, которые имеют в адресе указание структурного подразделения или фамилию сотрудника организации.

    Документы, предназначенные для нескольких структурных подразделений, передаются им поочередно или в копиях. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение соответствующего департамента или отдела (например, ОП – отдел продаж или 07 – шифр этого подразделения). При передаче документов непосредственным исполнителям указываются их фамилии и инициалы. При разметке и направлении документов также могут применяться условные обозначения должностных лиц (например, 01 – директор, 02 – заместитель директора и т.д.).

    Процесс предварительного рассмотрения документов может облегчить использование настольного устройства сортировки. Оно представляет собой набор лотков, имеющих наклейки с условным обозначением структурных подразделений и должностных лиц организации. В эти лотки раскладываются поступающие документы. При небольшом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями.

    При осуществлении предварительного рассмотрения документов также следует выяснить, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству организации, в подборе дополнительных материалов (нормативных документов, предыдущей переписки и т.д.). соответствующие документы подбираются делопроизводителем и передаются руководителю вместе с входящими документами.

    Если в обязанности делопроизводителя входит доклад руководителю о поступивших документах, то необходимо предварительное ознакомление со всеми материалами. При подготовке полученных документов на доклад руководителю осуществляется их разметка (выделение заголовков и некоторых других реквизитов цветным маркером) и укладка (документы, требующие первоочередного рассмотрения, кладутся в папку поверх остальных либо помещаются в отдельную папку).

    Передача входящих документов на рассмотрение руководителю должна осуществляться после их регистрации. Обычно это происходит в день поступления документов в организацию.

    Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления и в тот же день передает их делопроизводителю, которому следует убедиться в наличии резолюции руководителя на каждом возвращенном документе. В резолюции назначаются исполнители, определяются сроки исполнения и даются конкретные указания по исполнению данного документа. Эти сведения должны быть занесены в регистрационный журнал, после чего документ передается на исполнение. Резолюция может послужить основанием для постановки документа на контроль.

    Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым, считается ответственным исполнителем. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими лицами секретарь делает соответствующее количество копий. При этом необходимо следить, чтобы копирование документов не выходило за рамки разумного, так как увеличение объема документооборота приводит к дополнительным затратам труда, материалов и времени, что в конечном итоге снижает эффективность работы всей организации.

    Документ, переданный ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации (с проставлением даты получения), находится у него до окончательного решения вопроса.

    Когда работа с документами завершена (выполнено конкретное задание, составлен ответный документ и т.д.), на нем проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. Затем документ подшивается в дело, которое может иметь, например, заголовок «Переписка с внешними организациями за 2009г. (входящие)». В дальнейшем этот документ может быть использован для информационно-справочной работы.

    1. Порядок обработки исходящих документов

    Документы, которые отправляются организацией, называются исходящими. Обработка таких документов происходит по следующим этапам:

    • Составление исполнителем проекта;
    • Согласование проекта;
    • Доработка проекта (в случае необходимости);
    • Визирование (в случае необходимости);
    • Проверка правильности оформления проекта;
    • Подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
    • Регистрация;
    • Отправка адресату;
    • Подшивка второго экземпляра (копии) в дело;
    • Использование в информационно-справочной работе.

    Подготовка проекта документа начинается со сбора необходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т.д. затем разрабатывается проект документа. Правильность оформления проекта документа проверяет работник службы делопроизводства или секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (за исключением факсограмм и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре).

    Далее в случае необходимости проект документа проходит согласование с руководителями структурных подразделений, которое оформляется визами, проставляемыми на остающемся в организации экземпляре. Кроме того, в отдельных случаях согласование может быть внешним. согласование может проходить параллельно (когда для предварительного ознакомления проект документа передается всем участвующим в его подготовке организациям и лицам) и последовательно (когда проект направляется по очереди в различные организации и подразделения в соответствии с их функциями).

    После получения на проекта документа всех виз его передают на подпись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необходимости вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых был составлен данный проект (контракты, рекламации, инициативные письма, акты, нормативные документы и т.д.). руководитель может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

    Исходящие письма могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями структурных подразделений. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому во многих случаях следует предоставлять право подписи на исходящих документах руководителям структурных подразделения в соответствии с их функциями.

    После подписания документ передается секретарю для регистрации (внесения необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов). После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его на обоих экземплярах. В тот же день после проверки правильности адресования и комплектности документ должен быть отправлен адресату.

    Второй экземпляр отправленного документа (или единственный экземпляр факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. впоследствии он может быть использован в информационно-справочной работе.

    1. Порядок работы с внутренними документами

    Внутренние документы составляются, исполняются и хранятся в рамках данной организации. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

    • Составление проекта исполнителем;
    • Проверка правильности оформления;
    • Согласование проекта;
    • Подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
    • При повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах – регистрация.

    На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами:

    • Передача исполнителю (при наличии нескольких исполнителей - копирование документа);
    • Контроль исполнения;
    • Исполнение;
    • Проставление отметки об исполнении;
    • Подшивка в дело;
    • Использование в информационно-справочной работе.

    В дальнейшем внутренние документы могут использоваться в информационно-справочной работе в течение срока от одного года до трех лет. По решению ЭК этот срок может быть продлен или документы могут быть переданы в архив либо уничтожены.

    Совершенствование документооборота разумнее всего начать с внутренних документов. В работе с такой документацией необходимо решить вопросы сокращения дублирующих друг друга документов, уменьшения количества изготавливаемых копий, а также более широкого использования без документного решения текущих вопросов внутри организации. Для этого следует использовать возможности локальной компьютерной сети, которая позволяет заменить традиционные документы электронными. При этом возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри организации, экономится бумага и тонер, обеспечивается возможность работы над одним документом сразу нескольких исполнителей на своих рабочих местах.

    1. Регистрация и контроль исполнения документов

    Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном журнале.

    Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. в индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой или тире.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.),как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц. Этот порядок распространяется как на традиционные бумажные документы, так и на создаваемые компьютерными средствами (электронные).

    Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, планы работы подведомственных организаций и др. порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

    Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, как правило, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженская – в отделе снабжения, бухгалтерская – в бухгалтерии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или в приказе руководителя.

    На выбор регистрационной формы оказывают влияние:

    • Количество входящий, исходящий и внутренних документов;
    • Наличие документов, требующих срочного учета;
    • Принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
    • Возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.

    Журнальная форма регистрации используется, когда необходимо регистрировать документы строгого учета (например, конфиденциальные), документы об образовании (аттестаты, дипломы). Документы удостоверяющие что-либо, и т.п. Такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты сведений о документах. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять при небольшом объеме документооборота. Входящие, исходящие, внутренние документы, а также документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельных журналах.

    Карточная форма регистрации позволяет сделать процесс регистрации документов более быстрым и удобным, поэтому она широко используется в самых различных организациях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в РКК. Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно.

    РКК имеет лицевую и обратную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – для исходящих и внутренних. Так, при регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Количество экземпляров РКК определяется организацией самостоятельно в зависимости от централизации ведения делопроизводства, количества справочных картотек, исполнителей документа и т.д. обычно требуется три экземпляра карточек: один помещается в контрольную картотеку, второй – в справочную, а третий передается исполнителю вместе с документом.

    В последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компьютере и создавать при этом базу данных по документам организации.

    Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

    • Автор (корреспондент);
    • Название вида документа;
    • Дата документа;
    • Индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для поступающих в организацию документов;
    • Заголовок документа или его краткое содержание;
    • Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
    • Срок исполнения;
    • Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
    • № дела.

    В случае необходимости состав реквизитов может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

    Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля их исполнения. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации.

    Предположим, руководитель организации дает поручение секретарю поставить на контроль исполнение отдельных документов. Получив соответствующие указания, секретарь проставляет красным маркером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делается пометка о контроле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти данные берутся из резолюции руководителя на документе. В некоторых организациях на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь делает необходимое количество копий и передает их всем исполнителям (оригинал - ответственному исполнителю).

    Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. В течение этого периода секретарю надлежит отметить промежуточные сроки проверки исполнения документов. В результате предварительных проверок секретарь получает информацию о ходе исполнения документа. В случае существенной задержки исполнения необходимо доложить об этом руководителю организации для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

    Для регистрации и контроля исполнения документов могут использоваться средства оргтехники.

    1. Должностной и технический состав работников. Функциональные обязанности.

    Эффективное функционирование структурного подразделения и выполнение им задач по предназначению обеспечивают взаимосогласованные действия его сотрудников – руководящего состава, специалистов и технических исполнителей. В свою очередь, их действия также подлежат регламентации. С этой целью учреждением разрабатываются и вводятся в действие должностные инструкции сотрудников.

    Должностная инструкция специалиста управления делами филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» представлена в приложении.

    Рассмотрение особенностей подготовки должностной инструкции начнем с определения.

    Должностная инструкция – это внутренний нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) и устанавливающих порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

    Общие требования к подготовке должностной инструкции установлены Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

    Должностная инструкция подписывается начальником подразделения и утверждается директором филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть». Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в именительном падеже. Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Также должностная инструкция включает в себя ознакомительную визу специалиста: с инструкцией ознакомлен, дата и подпись.

    Отдельного рассмотрения заслуживают особенности структуры и содержания должностной инструкции.

    Типовая структура должностной инструкции включает:

    • Общие положения;
    • Функции;
    • Права;
    • Ответственность;
    • Взаимоотношения.

    1. Организация долопроизводства на примере филиала ОАО «ленэнерго» «кабельная сеть»
      1. Историческая справка и деятельность предприятия

    Основанное Карлом Сименсом "Общество электрического освещения 1886 года" было наиболее крупным и значительным не только в электроснабжении Санкт-Петербурга, но и в изготовлении оборудования, различных приборов. Кстати говоря, от даты "Высочайшего утверждения Устава Общества - 16 июля 1886 года - ведет свою историю энергосистема "Ленэнерго".

    В 1906 году кабельная сеть "Общества электрического освещения 1886 года" была выделена в самостоятельный отдел.

    1917 год внес свои коррективы, закончились революции и войны, появились новые структурные образования. И 12 декабря 1924 года считается днем создания Кабельной сети ОАО "Ленэнерго". Тогда в составе ленинградского треста "Электроток" было создано сетевое предприятие, объединившее распределительные сети пяти крупных городских электростанций. Новое предприятие подразделялось на четыре района - Центральный, Островной, Северный и Южный.

    Сегодня Кабельная сеть ОАО "Ленэнерго" - это восемь основных наземных районов: Центральный, Южный, Невский, Островной, Северный, Восточный, Правобережный, Западный. Кроме этого есть еще Высоковольтный район, обслуживающий кабельные линии высокого напряжения (35 кВ и выше), а также структурное подразделение, эксплуатирующее подводные кабельные линии. Протяженность линий 0,4-6-10 кВ составляет 15,1 тыс. км, это в общей сложности 55,48 тысяч кабелей. По динамике развития, применяемым технологиям, количеству коммуникаций Кабельная сеть ОАО "Ленэнерго" занимает одно из первых мест среди аналогичных российских предприятий.

    Филиал ОАО «Ленэнерго»  «Кабельная сеть» (КС) снабжает электричеством  около 5 миллионов жителей Петербурга, 95% всех жилых зданий города, а также крупные промышленные объединения и социально-культурные учреждения (около 100 тысяч абонентов - юридические лица). Зона обслуживания – 600 квадратных километров. Среди крупных предприятий, которые обслуживает КС, ОАО «Морской порт Санкт-Петербурга», ОАО «Балтийский завод», ОАО «Силовые машины», ФГУП «Адмиралтейские верфи», ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга» и другие.

    Персонал Кабельной сети составляет 1342 человека.

    1. Структура предприятия
    1. Директор филиала
      1. Заместитель директора по развитию и реализации услуг
        1. Служба кабельных трасс
        2. Служба геоинформационных систем
        3. Служба согласования проектов
        4. Служба технологических присоединений
        5. Служба транспорта и учета электроэнергии
        1. Заместитель директора по капитальному строительству
          1. Служба капитального строительства
          2. Служба технического надзора
      1. Заместитель директора по техническим вопросам – главный инженер
        1. Заместитель главного инженера по оперативно-технологическому управлению
          1. Диспетчерская служба
          2. Служба измерений и испытаний
          3. Служба РЗА
          4. Метрологическая лаборатория
          1. Заместитель главного инженера по эксплуатации
            1. Производственно-технический отдел
            2. Служба кабельных линий
            3. Производственно-ремонтная служба
              1. Аварийно-восстановительный участок
            1. Служба производственного контроля и охраны труда
            2. Заместитель главного инженера по обеспечению производства
              1. Отдел МТС
              2. Служба механизации и транспорта
        1. Заместитель директора по безопасности
          1. Отдел безопасности и защиты государственной тайны
          1. Главный бухгалтер – начальник отдела бухгалтерского и налогового учета и отчетности
            1. Отдел бухгалтерского и налогового учета и отчетности
            1. Планово – экономический отдел
            2. Отдел договорных отношений
            3. Отдел по управлению персоналом
            4. Отдел информационных технологий
            5. Управление делами
            6. Служба реноваций кабельных линий 6-110кВ
            7. Начальник Восточного РЭС
            8. Начальник Высоковольтного РЭС
            9. Начальник Западного РЭС
            10. Начальник Невского РЭС
            11. Начальник Островного РЭС
            12. Начальник Правобережного РЭС
            13. Начальник Северного РЭС
            14. Начальник Центрального РЭС
            15. Начальник Южного РЭС
              1. Общие положения, цели и задачи филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть»

    Филиал Открытого акционерного общества энергетики и электрификации «Ленэнерго» (далее - Общество) «Кабельная сеть» (далее - Филиал) создан на основании решения Совета директоров Общества и действует с соблюдением требований ФЗ «Об акционерных обществах», Устава Общества, Положения о Филиале и иных федеральных законов.

    Основными целями деятельности Филиала является обеспечение бесперебойного электроснабжения и присоединения к электрическим сетям, получение прибыли Обществом за счет выполнения функций по передаче, распределению электрической энергии и присоединению потребителей в рамках утвержденной сметы затрат.

    Для достижения целей Филиал осуществляет в установленном законодательством порядке следующие виды деятельности:

    • Передача и распределение электрической энергии, по электрическим сетям, состоящим на балансе Филиала;
    • Диспетчерское управление и соблюдение режимов энергоснабжения и энергопотребления;
    • Обеспечение требуемой надежности электроснабжения потребителей, присоединенных к сетям Общества в соответствии с заключенными договорами;
    • Обеспечение эксплуатации электросетевого оборудования в соответствии с действующими требованиями;
    • Проведение своевременного и качественного ремонта, технического перевооружения и реконструкции электросетевых и других объектов и сооружений, закрепленных за Филиалом;
    • Капитальное строительство производственных и других объектов и сооружений, а так же перспективное развитие электрических сетей;
    • выдача технических условий на технологическое присоединение потребителей к электрическим сетям 0,4-10кВ, если присоединяемая мощность не превышает 15 кВА;
    • Оформление актов разграничения балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности по электрическим сетям;
    • Освоение новой техники и технологий, обеспечивающих эффективность. Безопасность и экологичность работы промышленных объектов Филиала;
    • Охрана окружающей среды и природных ресурсов;
    • Проведение мероприятий по охране труда, технике безопасности, промышленной и противопожарной безопасности;
    • Разработка, внедрение и обеспечение эксплуатации автоматизированных систем управления технологическими и организационно-экономическими процессами;
    • Выполнение функций заказчика по проектированию, капитальному ремонту, капитальному строительству и реконструкции объектов за счет собственных и привлеченных средств по заданию Общества;
    • Строительно-монтажные работы по капитальному строительству, капитальному и текущему ремонту зданий, сооружений и электрических сетей;
    • Диагностика электрических сетей;
    • Обслуживание автотранспортом и техникой подразделений Филиала и Общества в целом, а также свободным от выполнения основных видов деятельности автотранспортом и техникой юридических и физических лиц;
    • Эксплуатация инженерных систем Филиала, в том числе объектов газового, теплоэнергетического хозяйства, котлонадзора и подъемных сооружений;
    • Эксплуатация систем связи и передачи данных, находящихся на балансе Филиала;
    • Оказание услуг консультационно-информационного характера по направлениям деятельности Филиала;
    • Проведение мероприятий противопожарного характера на объектах Филиала, согласно соответствующим планам и предписаниям надзорных органов;
    • Геодезическая и картографическая деятельность в целях осуществления Филиалом своей деятельности;
    • Осуществление работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну;
    • Осуществление мероприятий по защите государственной и коммерческой тайны.

    Филиал осуществляет любые виды хозяйственной деятельности в соответствии с целью своей деятельности, за исключением запрещенных законодательными актами Российской Федерации.

    В процессе своей деятельности Филиал в установленном порядке:

    • Осуществляет технический надзор за качеством строительства электрических сетей и сооружений, строящихся в зоне технического обслуживания Филиала, независимо от организационно-правовых форм заказчика и источников финансирования.
    • Участвует в составе государственной комиссии по приемке в эксплуатацию законченных строительством объектов электросетевого хозяйства.
    • Ведет учет и осуществляет правовую охрану интеллектуальной собственности Филиала.
    • Ведет учет военнообязанных, постоянно работающих в Филиале, проводит работу по бронированию военнообязанных.
    • Организует и проводит мероприятия по мобилизационной подготовке, гражданской обработке, предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
    • Контролирует соблюдение охранных и санитарно-охранных зон электрических сетей и сооружений на них.
    • По согласованию с Обществом направляет материалы в правоохранительные и другие контролирующие органы.
    • Осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, предусмотренную действующим законодательством, в части, относящейся к деятельности Филиала.
    • Разрабатывает и представляет на утверждение руководителям Общества бизнес-планы Филиала.
    • Разрабатывает планы мероприятий по Филиалу по всем направлениям деятельности.
    • Осуществляет в установленном порядке взаимодействие с подразделениями и филиалами Общества в процессе разработки, рассмотрения и утверждения документов.
    • Осуществляет взаимодействие с другими юридическими и физическими лицами по вопросам деятельности Филиала в рамках полномочий, предоставленных Филиалу Обществом.
    • Осуществляет правильное и своевременное составление и представление отчетности по результатам финансово-хозяйственной деятельности Филиала в подразделения Общества и внешние организации.
    • Разрабатывает, внедряет и осуществляет мероприятия, по повышению устойчивости работы Филиала в условиях чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и в особый период при угрозе возможных террористических актов.
    • Выполняет требования законодательств по охране труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности и охране окружающей среды.
    • Осуществляет охрану объектов Филиала по договору, заключенному Обществом с охранными организациями.
    • Обеспечивает техническую эксплуатацию инженерных сооружений, пожарной и охранной сигнализации в соответствии с требованиями эксплуатационной документации.
    • Осуществляет все необходимые действия, связанные с заключением, исполнением, изменением и расторжением договоров, в пределах полномочий, предоставленных доверенностью руководителю Филиала.
    • Обеспечивает соблюдение Филиалом законности, а также защиту прав и интересов Общества при заключении договоров подряда, хозяйственных договоров, трудовых договоров.
    • Осуществляет контроль качества и сроков выполнения договорных обязательств контрагентами.
    • Обеспечивает меры социальной защиты работников Филиала, руководствуясь действующим законодательством и коллективным договором.
    • Осуществляет надлежащий учет и хранение имущества (основных средств, нематериальных активов, а также материально-производственных запасов) и его целевое использование.
    • Осуществляет учет и калькулирование себестоимости продукции.
    • Осуществляет учет выручки от оказания услуг.
    • Осуществляет расчеты с работниками Филиала по начислению и удержанию заработной платы.
    • Осуществляет начисление единого социального налога, страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисление и уплату налога на доходы физических лиц.
    • Осуществляет своевременную подготовку предложений по необходимым изменениям в Положение о Филиале открытого акционерного общества энергетики и электрификации «Ленэнерго» «Кабельная сеть» в соответствии с требованиями законодательства и Устава Общества.
    • Осуществляет деятельность, подлежащую лицензированию, с момента получения такой лицензии Обществом и до истечения срока ее действия.

    Филиал осуществляет свою деятельность при безусловном соблюдении:

    • Действующего законодательства Российской Федерации, Санкт-Петербурга, Ленинградской области;
    • Отраслевых норм и правил по устройству и условиям безопасной эксплуатации электроустановок;
    • Требований по безопасности труда на производстве;
    • Требований по обеспечению надежности, безопасности и безаварийности оборудования, зданий, сооружений, находящихся на балансе Филиала;
    • Предписаний государственных надзорных органов по контролю соблюдения установленных законодательством требований к осуществляемым Филиалом видам деятельности;
    • Решений и приказов органов управления Обществом.
      1. Общие положения, цели и функции Управления делами филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть»

    Управление делами является подразделением филиала Открытого акционерного общества энергетики и электрификации «Ленэнерго» «Кабельная сеть».

    В своей деятельности работники Управления делами руководствуются следующими документами:

    • Действующим законодательством РВ, г. Санкт-Петербурга, Ленинградской области;
    • Указами Президента РФ;
    • Постановлениями Правительства РФ, г. Санкт-Петербурга, Ленинградской области;
    • Уставом Общества;
    • Положением о Филиале;
    • Решениями общих собраний акционеров, Совета директоров, Правления Общества;
    • Приказами и распоряжениями Общества;
    • Организационно-распорядительными документами «Минэнерго», органов государственного и ведомственного контроля;
    • Стандартами организации (СТО), Руководством по качеству (РК), Регламентами процессов (РП) Общества.

    Основные цели работы Управления делами:

    • Организация в Филиале единой системы делопроизводства и рационального документооборота, а также совершенствование форм и методов делопроизводства.
    • Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.
    • Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений Филиала по вопросам делопроизводства.
    • Организация приема входящей корреспонденции, полученной всеми видами связи, в том числе по электронным каналам, регистрации и учета всей входящей и исходящей документации.
    • Организация работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководства Филиала.
    • Организации регистрации и учета документации, содержащей сведения ограниченного распространения.
    • Организация защиты информации ограниченного распространения, находящиеся в ведении Управления делами.
    • Организация контроля исполнения документов и поручении руководителей.

    Управление делами выполняет следующие функции:

    • Прием корреспонденции из почтовых отделений, от сторонних и вышестоящих организаций, в том числе в электронном виде, в адрес Филиала, предварительная обработка входящей корреспонденции, сортировка документов на документы подлежащие регистрации и не регистрации.
    • Регистрация и учет внешних документов, в том числе регламентирующих, деловых писем, заявлений и жалоб граждан.
    • Организация учета приказов, распоряжений, служебных записок ОАО «Ленэнерго».
    • Организация приема и регистрации внутренних документов от подразделений Филиала:
      • Регламентирующих документов в рамках Филиала;
      • Регламентирующих документов в рамках подразделений Филиала;
      • Документов с резолюциями руководителей Филиала;
      • Производственных документов;
      • Финансовых документов.
      • Регистрация приказов и указаний по производственно-хозяйственной деятельности Филиала, тиражирование после подписания, рассылка в подразделения Филиала, а также, при необходимости, в другие организации.
      • Оформление командировочных удостоверений сотрудникам Филиала.
      • Ведение табеля рабочего времени персонала Управления делами, составление ежемесячно сводки о движении рабочей силы.
      • Организация разработки сводной номенклатуры дел Филиала.
      • Формирование дел в Управлении делами в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, списание дел с истекшим сроком хранения.
      • Хранение и использование по назначению круглых печатей Филиала, углового штампа, других штампов.
      • Организация контроля ведения делопроизводства в подразделениях Филиала в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, в т.ч. оказание методической помощи персоналу, ответственному за ведение делопроизводства в подразделениях Филиала.
      • Доведение до сведения лиц, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях Филиала, необходимых инструктивных и методических материалов.
      • Организация проведения копировально-множительных работ.
      • Организация подготовки справок и писем по заданию руководства Филиала.
      • Организация оформления подписки на периодические издания в соответствии со сметой расходов Филиала.
      • Осуществление работы по организационно-техническому обслуживанию административно-распорядительной деятельности руководства Филиала:
        • Организация телефонных переговоров руководства Филиала;
        • Прием и передача информации по телефону, телефонограмм, факсограмм и доведение до сведения руководителей Филиала принятых сообщений;
        • Предоставление руководству необходимых для их работы информации;
        • Организация приема посетителей руководством Филиала, а также сотрудников Филиала по личным вопросам.
        • Регистрация и учет документации с грифом «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна».
        • По организации защиты информации ограниченного распространения, находящейся в ведении Управления делами, персонал Управления делами выполняет требования приказов директора Филиала «О мерах по сохранности сведений ограниченного распространения».
        • Функции, обязанности, обязательства, порядок доступа к документации и работы с ней, ответственность за разглашение сведений ограниченного распространения, утрату документов и нарушение порядка работы определяются должностными инструкциями управляющего делами и персонала Управления делами.
        • Формирование установленной отчетности по предмету деятельности Управления делами и планирование по статьям сметы затрат, находящихся в сфере компетенции Управления делами.
        • Ведение количественного учета и обеспечение сохранности подотчетного имущества, оформление заявок на материально-техническое обеспечение персонала Управления делами, в том числе малоценными и быстроизнашивающимися предметами, канцелярскими принадлежностями.
        • Организация работы по эффективному использованию в течение рабочего дня автотранспорта, закрепленного за администрацией Филиала.
          1. Прием и регистрация входящей корреспонденции

    Доставка документов в филиал ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

    По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

    Регистрация документов – это фиксация фактов поступления документов в ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» или отправки их из Филиала путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в системе электронного документооборота.

    Документы, поступающие в Филиал на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    Прием, регистрация и отправка документов в Филиале осуществляется Управлением делами.

    Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются.

    После вскрытия конверты уничтожаются, за исключением конвертов:

    • Заказной корреспонденции;
    • С отсутствующим обратным адресом и фамилией отправителя;
    • С отсутствием даты на документе;
    • С обращениями граждан;
    • С письмами от Органов Исполнительной власти, Прокуратуры, судов РФ, Службы Судебных Приставов, налоговых органов.

    Проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие всех указанных приложений к документам. Ошибочно доставленные  документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адресата отправителя конверт прилагается к документу.

    При обнаружении нарушений работник управления делами составляет специально предусмотренный акт в двух экземплярах: первый прилагается к поступившему документу, а второй направляется отправителю документа.

    Вся входящая корреспонденция регистрируется в АСУД и предоставляется адресатам в форме электронных копий документов.

    Зарегистрированные подлинники входящих документов, оформленные в бумажной форме, хранятся у ответственного исполнителя, с обязательной отметкой в АСУД.

    Входящие письма, поступившие в АСУД, не подлежать вторичной регистрации.

    Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер.

    На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

    Корреспонденция, поступившая в Филиал в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурной службой с последующей обязательной передачей в управление делами для регистрации. Такую корреспонденцию управление делами регистрируют как поступившую в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.

    Работники, ответственные за документооборот, на всех регистрируемых документах в АСУД проставляют входящий номер документа: (индекс организации / делопроизводственный индекс подразделения / порядковый номер) и дату его регистрации.

    Пример: КС/033/123

    При регистрации входящего документа в АСУД создается электронная копия документа, содержащая:

    • Регистрационную карточку документа;
    • Отсканированный образ или машиночитаемый текст.

    В регистрационную карточку обязательно заносятся следующие идентифицирующие и учетные реквизиты документа:

    • Вид документа;
    • Регистрационный номер и дата документа;
    • Адресат;
    • Сведения об авторе (корреспонденте, подписавшем документ): ФИО, должность;
    • Наименование организации;
    • Исходящий номер (при наличии) и дата документа;
    • Заголовок документа или его краткое содержание;
    • Рубрики, исходя из тематики документа;
    • Отметки Управления делами.

    Если в регистрируемом документе имеется ссылка на другой документ по данному вопросу, то в поле «Отметки Канцелярии» делается соответствующая запись о наличии указанных документов, которые прикрепляются на закладке «Связанные документы».

    В дальнейшем в карточке могут быть заполнены или изменены следующие графы:

    • Отметка о постановке на контроль;
    • Срок исполнения;
    • Ответственный исполнитель;
    • Резолюция;
    • Отчет по документу.

    После заполнения регистрационной карточки документа работник подразделения, ответственного за документооборот, направляет адресату в АСУД на ознакомление или исполнение документы, используя механизм создания резолюций в АСУД. Резолюции с документами доводятся до конкретного исполнителя.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях.

    Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

    Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

    Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые  - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

    Не подлежат регистрации в АСУД документы, носящие личный, рекламный и информационно-справочный характер, такие как:

    • Печатные издания (газеты, журналы, книги);
    • Счета на оплату услуг связи, коммунальных услуг;
    • Месячные, квартальные, годовые отчеты по основной деятельности;
    • Статистические отчеты по различным формам;
    • Документы бухгалтерского учета и отчетности (копии платежных счетов, требования, оборотные ведомости);
    • Документы на иностранных языках (без переводов);
    • Анонимные письма и документы без подписи;
    • Плохо читаемые телефаксы;
    • Поздравительные открытки (письма, телеграммы, телефаксы), пригласительные билеты;
    • Плакаты, карты, схемы, бюллетени, брошюры, справочники;
    • Документы по личному составу (заявления, листки по учету кадров, автобиографии, характеристики, представления);
    • Рекламные материалы, информационных сводки, проспекты, каталоги;
    • Документы с пометкой «Лично».

    Проверенные и правильно оформленные документы направляются управлением делами адресатам курьерской службой, фельдъегерской службой, заказной или простой почтой.

    Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами «Срочно», «Весьма срочно», правительственные документы, телеграммы и др. доставляется адресату немедленно.

    Все документы, зарегистрированные в управлении делами, направляются исполнителям, а также из подразделения в подразделение только через управление делами для фиксации информации, содержащейся в резолюциях.

    По всем повторным документам в канцелярии подбираются дела из архива, которые вместе с поступившим документом направляются исполнителю.

    Документы, адресованные директору филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», главному инженеру или их заместителям, после регистрации поступают непосредственно директору. При необходимости предварительной обработки, подготовки докладов и предложений директору или организации исполнения документы, по поручению директора, главного инженера или их заместителей, направляются по принадлежности вопросов в соответствующие подразделения Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть».

    Руководители подразделений Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» рассматривают документы, как правило, в день их поступления в подразделение. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции, которая вносится в регистрационно-контрольную форму документа и передается ответственному за реализацию принятого решения исполнителю. Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

    Резолюции «Для подготовки ответа», «Подготовьте информацию» предполагают подготовку исполнителем письма или какого-либо другого документа в соответствии с поручением. Подписывает такой документ руководитель, давший указание об исполнении документа.

    Резолюции «Для ответа» разрешает исполнителю подготовку ответа и направление его заявителю за подписью заместителя генерального директора (директора по направлению), курирующего направление.

    Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителем подразделения Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления (регистрации).

    Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

    Типовые сроки исполнения установлены на основании актов высших органов государственной власти Российской Федерации.

    Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие сроки:

    • С конкретной датой исполнения – в указанный срок;
    • Без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» - в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные в срок не более месяца;
    • По парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
    • По депутатским запросам – не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
    • По обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до 1 месяца со дня регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней;
    • По письмам предприятий, учреждений, организаций – в течение 30 дней.

    Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководством Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть».

    Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях или в тексте документа.

    Если в резолюции срок не указан, то сроком исполнения документа считается 30 дней с момента поступления документа.

    Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

    Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок.

    Документы, адресованные руководителям Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», полученных работниками подразделений, минуя управление дела, подлежат обязательной регистрации в управлении делами.

    Документы с реквизитом «Для служебного пользования» направляются для рассмотрения в соответствии с правилами работы с документами, имеющими реквизит «Для служебного пользования».

    1. Подготовка, оформление и регистрация исходящих писем

    Документы, отправляемые Филиалом ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», передаются почтовой и электрической связи.

    Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением делами в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связью.

    С помощью средств электронной связи управление делами осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

    Документы для отправки передаются в управление делами полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса.

    Документы, подлежащие отправки, должны быть переданы в управление делами не позднее 11.00 часов.

    Документы, подлежащие отправки, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

    Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ или начальника управления делами.

    Исходящие письма готовятся как:

    • Ответы на запросы государственных органов, юридических и физических лиц;
    • Сопроводительные письма;
    • Инициативные письма.

    Исходящие письма Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», направленные в сторонние организации, ответы на обращения граждан печатаются на бланках писем Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» и направляются адресатам только за подписью директора или заместителя директора филиала.

    Использование бланков другой формы запрещено.

    Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны. Исключение составляют уведомления, извещения. Заголовок должен быть максимально кратким, точным, отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже «О решении…».

    В письмах, адресованных в вышестоящие организации и связанных с исполнением поручений Правительства Российской Федерации, под заголовком дополнительно указывается дата и номер поручения.

    На письмах, которые направляются в ответ на запросы организаций, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка на дату и номер письма, которое послужило основанием для ответа.

    Текст отделяется от заголовка 3-мя межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала.

    Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа или от третьего лица единственного числа. Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

    Ссылка на приложение отделяется от текста 2-мя межстрочными интервалами и печатается от левой границы полей абзаца.

    Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

    Приложение: на 1 л. В 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в ссылке на приложение указывается его наименование; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

    Приложение: 1. (наименование) на …… л. в ……..экз.

         2. (наименование) на ……л. в ……..экз.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

    Подпись – обязательный реквизит документа – помещается после текста документа и перечисления приложений, если они есть, и отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами.

    Если документ подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Если документ должны подписать руководители двух и более организаций, то их подписи располагаются на одном уровне, причем слева размещается подпись руководителя организации, по инициативе которой создается документ. Такие письма готовятся на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

    Датой документа является дата его регистрации.

    Письма зарубежным партнерам оформляют на бланках для писем на английском языке и печатаются на английском языке. К такому письму обязательно прикладывается перевод, согласованный руководителем подразделения – исполнителя письма.

    Внутренняя переписка в Филиале ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» осуществляется на банках служебных записок Филиала. Документы направляются за подписью руководителей Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» в соответствии с распределением обязанностей.

    При ответе на какой-либо документ, в бланке исходящего письма обязательно указывается на какой номер и от какого числа составлен ответ.

    На всех экземплярах документов, исходящих из Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа указываются реквизиты исполнителя (фамилия, телефон).

    Визирование проекта письма является формой внутреннего согласования.

    Письма, представляемые на подпись директору филиала, должны иметь визу заместителя директора филиала, курирующего этот вопрос.

    Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату и проставляется на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра.

    После подписания исходящие письма регистрируются специалистом управления делами с оформлением в АСУД карточки исходящего документа, заполняемой исполнителем. Датой документа является дата его подписания. Специалист в обязательном порядке отмечает в программе электронного документооборота на какой номер и от какого числа составлен документ.

    Регистрационный исходящий номер документа состоит из индекса организации / делопроизводственного индекса подразделения / порядкового номера.

    Пример: КС/033/123

    Дата регистрации – обязательный реквизит документа.

    При создании исходящего документа в АСУД исполнителю необходимо:

    • Создать электронную копию (файл) в АСУД;
    • Проверить соответствие темы документа, выделенной в тексте письма, теме карточки исходящего документа, заполняемой в АСУД;
    • Обязательно указать в тексте письма исполнителя;
    • Заполнить в исходящей карточке документа все данные, а именно: выбрать согласующих лиц по документу, проверяющего оформление, подписывающего документ, адресата;
    • Все приложения к письму поместить в «Связанные документы» с помощью кнопки «Добавить внешний документ»;
    • В случае ответа на входящий документ, входящий документ-основание необходимо поместить в «Связанные документы», используя кнопку «Добавить из хранилища».

    После выполнения в АСУД операций «согласование», «проверка оформления» и «подпись» работник управления делами, регистрирует в АСУД исходящий документ.

    Исходящие письма, адресованные в ОАО «ФСК ЕЭС» и организации, подведомственные БЕ «Сети», отправляются только в АСУД.

    При отправлении исходящему письму автоматически присваивается номер. Присвоенный в АСУД номер является единым для входящего и исходящего документа.

    Например: исходящий документ из МЭС Центра в МЭС Сибири с присвоенным в АСУД номером М1/01/01 в МЭС Сибири будет учитываться как входящий с номером М1/01/01.

    Запрещена вторичная регистрация документа на бумажном носителе с присвоением документу номера, отличного от номера, присвоенного в АСУД.

    Внутренняя переписка между Исполнительным аппаратом и филиалами ОАО «Ленэнерго» ведется в АСУД. Документы, согласованные и подписанные в электронном виде в АСУД, являются подлинными (без удостоверения собственноручной подписью и без оформления на бланке).

    Регистрация исходящих писем, адресованных в сторонние организации, осуществляется работником управления делами при представлении исполнителем подписанного оригинала документа.

    Зарегистрированное исходящее письмо отправляется исполнителем внешнему адресату на бумажном носителе. В исключительных случаях при невозможности представления подписанного оригинала документа в режиме реального времени (например, если подписание документа произошло на удаленной территории), исполнитель должен предоставить работнику управления делами, сканированную или факсимильную копию подписанного документа.

    Документы (письма, телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы), подписанные руководством Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», зарегистрированные и предназначенные к отправке, поступают в управление делами.

    К отправке принимаются документы, оформленные по установленной форме.

    При отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, на какой номер и от какого числа направлен ответ, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

    Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

    Документ, отправляемый почтой в 1 адрес, передается в управление делами в двух экземплярах:

    • Один экземпляр отправляется адресату;
    • Экземпляр Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» с визами согласования и основанием (письмом-запросом) после регистрации передается непосредственному исполнителю. Количество экземпляров письма, подготовленного на подпись руководству Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», устанавливается в зависимости от числа адресатов плюс один экземпляр (в Дело).
      1. Работа с контрольными документами и контроль исполнения

    Контроль исполнения документов директора и главного инженера Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» осуществляется управлением делами.

    Контроль включает: постановку на контроль, мониторинг и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в архив, информирование руководителей о наступлении контрольного срока в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

    В целях эффективного выполнения поручений и напоминаний об исполнении контрольного документа исполнителю в АСУД приходит уведомление о приближении срока исполнения поручения по документу.

    Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

    Если по каким-либо объективным или субъективным причинам невозможно исполнение контрольных поручений в указанные сроки, исполнитель обязан не позднее чем за пять рабочих дней предоставить служебную записку на имя руководителя, выдавшего контрольное поручение. В служебной записке необходимо отразить причины невыполнения в срок контрольного поручения и определить конкретную дату (новый контрольный срок) исполнения контрольного документа.

    В случае если исполнитель, которому выдано контрольное поручение, считает, что поручение не относится к его компетенции, он обязан в течение 8 рабочих часов с момента получения документа сообщить об этом руководителю для перенаправки контрольного поручения по функциональной принадлежности. Если по истечении 8 рабочих часов информация о необходимости перенаправления контрольного поручения не поступила, то оно считается принятым к исполнению и подлежит обязательному исполнению тем исполнителем, которому первоначально было выдано поручение.

    Для выполнения и завершения контрольного задания, полученного на исполнение в АСУД, необходимо:

    • При условии, если не требуется отчет – завершить задание в АСУД путем нажатия клавиши «Завершить»;
    • При условии, если требуется отчет – исполнителю необходимо отчитаться в АСУД одним из следующих действий:
      • При необходимости документального подтверждения исполнения контрольного поручения, исполнитель прикрепляет отчет (письмо руководителя, копию ОРД, другой подтверждающий исполнение документ) в АСУД на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции», а также исполнителем делается пометка (через графу «Отчет» кнопка «Создать») следующего содержания: «Смотри в связанных документах исходящий № (приказ, письмо)», далее необходимо завершить задание в АСУД путем нажатия клавиши «Завершить»;
      • В случае если нет необходимости документального подтверждения исполнения контрольного поручения, исполнителю необходимо сделать пометку (через графу «Отчет» кнопка «Создать») об исполнении контрольного поручения, в которой по существу доложить об исполнении. Далее необходимо завершить задание в АСУД путем нажатия кнопки «Завершить».

    После этого документ поступает на снятие с контроля руководителю, выдавшему контрольное поручение.

    Запрещено отправлять отчет по контрольному поручению отдельным исходящим письмом (во избежание дублирования отчета исходящим письмом).

    1. Организация документов в делопроизводстве

    Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив ОАО «Ленэнерго» в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

    Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

    Составление номенклатуры дел.

    Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура дел – основной учетный документ в делопроизводстве подразделений, который составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности подразделений.

    Номенклатура дел составляется в каждом подразделении филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» для обеспечения порядка формирования и учета дел и предусматривает группировку исполнительных документов в дела, систематизацию дел, сроки их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и актов о выделении к уничтожению дел.

    При составлении номенклатуры дел следует пользоваться Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Уставом ОАО «Ленэнерго», положениями о подразделениях, планами и отчетами о работе подразделений, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

    Номенклатура дел филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года на основании номенклатуры дел подразделений и предоставляется на согласование не позднее 20 декабря.

    Номенклатура дел в подразделениях составляется ответственным за ведение делопроизводства совместно с ведущими специалистами подразделений по установленной форме. (приложение)

    Номенклатура дел подразделений согласовывается с зав.архивом и начальником Управления делами, утверждается руководителем этого подразделения и представляется в архив.

    Первый экземпляр номенклатуры дел филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» передается в архив, выписки из номенклатуры дел передаются соответствующим подразделениям для использования в работе.

    Если в течении года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дел, то в утвержденную номенклатуру дел вносятся необходимые изменения и дополнения по согласованию с архивом. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

    При изменении структурного деления, функций подразделения номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается в обычном порядке, независимо от срока последнего согласования номенклатуры.

    Вновь созданное подразделения обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архив.

    Номенклатура в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводиться в действие с 01 января следующего календарного года.

    По окончании года работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вносит сведения в итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел. Сведения передаются в архив по установленной форме до 15 января.(приложение)

    Утвержденный экземпляр номенклатуры дел филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами.

    Требования к заполнению формы номенклатуры дел

    В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из идентификационного номера (цифрового обозначения подразделения и цифрового обозначения отдела или группы внутри структурного подразделения) и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и отделяются друг от друга при помощи тире. В пределах каждого подразделения дела имеют самостоятельную нумерацию.

    В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности подразделений.

    Заголовки и их составление в номенклатуре дел

    Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные документы», «Общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов, сокращений.

    Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    • Название вида дела (переписка, книга, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.);
    • Название организации или структурного подразделения (автор документа);
    • Название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
    • Краткое содержание документов дела;
    • Название территории, с которой связано содержание документов дела;
    • Дата (период), к которой относятся документы дела;
    • Указание на копийность документов в деле.

    Пример: «Положение о Центральном районе Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть»». Копия. В графе «Примечания» указывают, в каком подразделении находится подлинник.

    В заголовках судебных, личных (персональных), арбитражных дел, содержащих документы связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках раскрывают основные разновидности документов, которые группируются в деле.

    Пример: «Документы (обзоры, отчеты, сводки) о внедрении средств автоматизации на тепловых электростанциях».

    Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

    В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

    Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (или вопросам) она ведется:

    • В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
    • В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
    • В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

    При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

    • Если содержание дела касается нескольких административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название.
    • Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название вноситься в заголовок дела.

    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры (систематизация) определяется структурной подразделения, степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

    В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную и протокольную документацию. При этом заголовки дел, содержащих документы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел, содержащих документы самой организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, справки, информационные и аналитические документы, переписку и т.д.

    В процессе формирования и оформления дел заголовки могут уточняться и конкретизироваться.

    Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (сборники, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы и другие подобные материалы).

    Заголовки дел, заведенные по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения» и «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

    В графе 5 «Примечания»:

    • Даются пояснения и уточнения, касающиеся сроков хранения отдельных видов документов («после истечения срока действия договора», «при условии завершения ревизии», «до минования надобности», «после замены новыми» и т.д.);
    • Проставляются отметки: о незаведенных за отсутствием документов делах, о переходящих на следующий год делах, о выделении дел к уничтожению и т.д.;
    • Указывается местонахождение подлинника, если в деле хранятся копии документов;
    • Делается отметка, если вся информация по данному вопросу занесена в персональный компьютер.

    Формирование дел

    Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

    Формирование дел в подразделениях осуществляется под непосредственным методическим руководством Управления делами (архива).

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

    • Вид (разновидность) документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
    • В деле должны находиться только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т.п.;
    • В дела объединяются документы, как правило, в пределах одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела и другие дела, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу;
    • Документы постоянного и временного хранения группируются в дела раздельно;
    • В дела включаются по одному экземпляру каждого документа, при этом подлинники отделяются от копий, проектов и черновиков, а также документов, подлежащих возврату; годовая отчетная документация – от квартальной и месячной;
    • Приложения к документу, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся и имеют аналогичный срок хранения;
    • Дело должно содержать не более 250 листов и быть толщиной не более 40 мм при формировании документов в папки-скоросшиватели и не более 500 листов при формировании документов в папки на кольцах; при большом объеме документов, относящихся к одному вопросу, они разделяются на отдельные тома (части). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1»(«часть 1»).

    Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом или в вопросно-логическом порядке.

    Группировка отдельных категорий документов

    Организационно-распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения) с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

    Уставы, положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, а также приказов о командировании.

    Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

    Документы, являются основанием для издания приказов по личному составу, включаются в соответствующие личные дела работников или группируются в самостоятельные дела. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

    Личные счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

    Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

    Отчетные и плановые документы включаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. перед основными документами располагаются пояснительные записки, а после них – приложения.

    Внутри дела, содержащего переписку, документы группируются за один календарный год и систематизируются в хронологической последовательности: документ-ответ следует за документом-запросом.

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

    В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения к сдаче в архив документы переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – первым, т.е. вверху дела.

    Ответственность за формирование дел возлагается на руководителей структурных подразделений, контроль за правильным формированием дел осуществляет управление дел (архив).

    1. Разработка должностной инструкции специалиста Управления делами Филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть»

    Заключение

    Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста. Пример основного текста.

    Пример маркированного списка (стиль Список):

    • Пример маркированного списка;
    • Пример маркированного списка.

    Пример нумерованного списка (стиль Нумерованный список):

    1. Пример нумерованного списка.
    2. Пример нумерованного списка.

    Пример многоуровневого нумерованного списка (стиль Нумерованный список 2):

    1. Пример многоуровневого нумерованного списка
      1. Пример многоуровневого нумерованного списка
        1. Пример многоуровневого нумерованного списка
      1. Пример многоуровневого нумерованного списка
        1. Пример многоуровневого нумерованного списка

    Пример подрисуночной подписи (стиль Перечень рисунков)

    1. Пример названия таблицы (стиль Нумерованный список 4)

    № пп

    Название

    Ед.изм.

    Цена (руб.)

    1

    Сканер

    шт.

    2000,00

    Список литературы

    Инструкция по делопроизводству в ОАО «Ленэнерго» - 2008 – 78л.

    Положение о Филиале открытого акционерного общества энергетики и электрофикации «Ленэнерго» «Кабельная сеть» - 2007 – 10л.

    Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт. 2012. – 576с.

Документирование деятельности специалиста филиала ОАО «Ленэнерго» «Кабельная сеть» на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Реферат Документирование трудовой деятельности

2. Реферат Документирование управленческой деятельности

3. Реферат ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ

4. Реферат Роль и значение дидактики в деятельности специалиста

5. Реферат ФОРМУЛА УСПЕХА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ И СПЕЦИАЛИСТА

6. Реферат Специалист. Процессуальные формы деятельности специалиста

7. Реферат Документирование деятельности и организация работы с документами на примере ЗАО «Общее Дело»

8. Реферат Разработка базы данных для автоматизации деятельности специалиста по ТБ и ОТ

9. Реферат Организация инклюзивного досуга детей в аспекте деятельности специалиста по социальной работе

10. Реферат Анализ эффективности финансово-экономической деятельности предприятия на примере филиала Управление технологического транспорта и специальной техники ООО Газпром добыча Уренгой