Новости

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Работа добавлена:






ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ на http://mirrorref.ru

 ТЕМА № 4  ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

     Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Положения стандарта определяют:

- состав реквизитов

- требования к оформлению реквизитов документов

- требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены следующие реквизиты:

1 – Герб Российской Федерации

2 – Герб субъекта Российской Федерации

3 – Эмблема организации или товарный знак

4 – Код организации по ОКПО

5 – Основной государственный регистрационный номер

     (ОГРН) юридического лица

6 – Идентификационный номер налогоплательщика \

     код причины постановки на учет (ИНН\КПП)

7 – Код формы документа по ОКУД

8 – Наименование организации

9 – Справочные данные об организации

10 – Наименование вида документа

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – Место составления или издания документа

15 – Адресат

16 – Гриф утверждения документа

17 – Резолюция

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

20 – Текст документа

21 – Отметка о наличии приложения

22 – Подпись

23 – Гриф согласования документа

24 – Визы согласования документа

25 – Оттиск печати

26 – Отметка о заверении копии

27 – Отметка об исполнителе

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в

       дело

29 – Отметка о поступлении документа в организацию

30 – Отметка для автоматического поиска документа

  Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом.

Бланки документов предприятия, дизайн, назначение

    Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой.

    Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии.

    Резиновый штемпель оттиск, которого проставляется,  на листе бумаги вышел из практики Запада и все меньше применяется в России.

    Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение

на листе, особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

    Бланки предприятия изготовляются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

    Для изготовления бланков в основном используются два формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), редко А3(297х420 мм).

А4 – документы предприятия

А5 – небольшие письма, справки

А3 – бизнес планы, графики, отчеты.

     Устанавливаются следующие виды бланков:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа

    Бланки каждого вида могут изготовляться с угловым и продольным расположением реквизитов.

    Угловое расположение реквизитов имеет два вида:

- флаговое

- центрованное.

     Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами,

необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке.

   При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа на иностранном.

    При продольном расположении реквизитов сначала на русском, ниже на иностранном.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

ВНИИДАТ

_______________                                                                    №______________

Москва

.

Образец № 1  Общий  бланк организации.

РОСАРХИВ

       Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

                         дела

                     ВНИИДАТ

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

        Тел.\факс (095) 718-78-74

E-mail:mail@vniidad.ru

         http :\\www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

    ИНН\КПП 7708033140\771001001

____________                  №____________

На №_______                  от____________

Образец № 2 Угловой бланк  письма организации,

                      оформленный центрованным способом.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

ВНИИДАД

Профсоюзная ул., д. 82 Москва, 117393

Тел.\факс (095) 718-78-74.

E-mail:mail@vniidad.ru

http :\\www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН\КПП 7708033140\771001001

_____________      №____________

На №________       от____________

Образец № 3 Бланк письма организации,

                      оформленный продольным способом.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ВНИИДАД

ПРИКАЗ

____________                                                               №____________

Москва

Образец № 4 Бланк конкретного вида документа.

РЕКВИЗИТЫ БЛАНКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

     Общий бланк включает реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

8 – Наименование организации

Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

4 – Код организации

5 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

     юридического лица

6 – ИНН\КПП

8 – Наименование организации

9 – Справочные данные об организации

11 – Дата

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

15 – Адресат

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

20 – Текст

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

8 – Наименование организации

10 – Наименование вида документа

14 – Место составления

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

    На бланках субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа).

   Документы могут изготовляться любым способом: на ПМ или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

     При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

    При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ

    Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Государственный герб РФ – помещают на верхнем поле распорядительных документов и писем.

2 – Герб субъекта РФ - на верхнем поле на том же месте.

3 – Эмблема организации или товарный знак – не

     воспроизводят, если есть герб РФ или герб субъекта РФ.

4 – Код организации – оформляется в виде цифр в правой

     верхней части первой страницы документа на верхнем поле

     во всех документах кроме письма. В письмах ОКПО

    оформляется  под бланком.

     ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и

                    организаций.

5 – Основной государственный регистрационный номер ОГРН

     юридического лица – оформляется под бланком на одной

     строке с ОКПО

6 – Индентификационный номер налогоплательщика\код

     причины постановки на учет ИНН\КПП – оформляется под

     ОГРН.

7 – Код документа ОКУД – общероссийский классификатор

     управленческой деятельности – оформляется в правом

     верхнем углу на верхнем поле документа под чертой во

     всех документах кроме письма. В письмах УКУД

    оформляется под бланком.

8 – Наименование организации – автора документа. Под

     наименованием указывают сокращенное название

     организации.

9 – Справочные данные об организации:

  - почтовый адрес

  - номера телефонов, факсов, счет в банке.

10 – Наименование вида документа – оформляется прописными

       буквами

11 – Дата документа – является дата подписания или

       утверждения, для протокола дата заседания, для акта – дата

       события. Оформляется числовым или буквенно-цифровым

       способом:

       05.10.2007 или 5 октября 2007 г.

12 – регистрационный номер документа – состоит из

          № 6 – 10\14, где:

        6 – индекс структурного подразделения

      10 – индекс дела

      14 – порядковый номер исходящего документа

       Пишется на одной строке с датой.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа –

       включает регистрационный номер и дату документа на

       который дается ответ. Оформляется под датой и номером.

14 – Место составления или издания документа. Оформляется

       под датой. Пример:

       г.Ростов-на-Дону

       Москва.

15 – Адресат – в качестве адреса могут быть организации, их

       структурные подразделения, должностные или физические

       лица. При адресовании документа должностному лицу

       инициалы указываются перед фамилией.

       Наименования организации и ее структурного

       Подразделения  в именительном падеже. Должность в

       дательном падеже.

                                                      Минюст России

                                                      Управление систематизации

                                                      законодательства

                                                      Начальнику отдела № 1

                                                      Николаеву А.С.

      Пишется в правом верхнем углу.

16 – Гриф утверждения документа – документ утверждается

       должностным лицом или специально издаваемым

       документом

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                  Директор ПЛ-3

                                                                  _________ В.С. Бец

                                                                  00.00.0000

Или                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                                  Приказом Председателя

                                                                  Правления банка

                                                                  От 01.02.2007 № 82

17 – Резолюция пишется на документе соответствующим

       должностным лицом и включает фамилии исполнителей,

       содержание документа, срок исполнения, подпись, дату.

       Пишется под адресатом

18 – Заголовок к тексту – включает краткое содержание

       документа. Пишут перед текстом, от границы левого поля в

       пять строк через один интервал. Заголовок отвечает на

       вопрос «о чем?».  Длина заголовка 28 ударов. В конце

      заголовка точка не ставится. Заголовок отделяют сверху и

      снизу 3 интервалами.  Если заголовок такой большой и не

      помещается в 5 строк, то его можно продлить до границы

      правого поля.

19 – Отметка о контроле за исполнением документа –

       обозначают буквой «К» или штампом «Контроль».

       Проставляется в правом верхнем углу на верхнем поле.

20 – Текст – является основным реквизитом документа.

        Тексты документов разделяются на две основные части:

        В первой указывается основание составления документа,

        во второй излагаются выводы, предложения, решения,

        распоряжения, просьбы.

        В отдельных случаях текст может содержать одну

        заключительную часть.

        Если текст содержит несколько решений, то его следует

        разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты:

        1.

        1.1.

        1.1.1.

        1.1.1.1.

        Текст должен быть точным, не допускающим различных

        толкований.

21 – Отметка о наличии приложения.

       Приложения к документу могут быть трех видов:

       1 – приложения, утверждаемые или вводимые в действие

          соответствующими  распорядительными документами.

       2 – приложения, поясняющие или дополняющие

             содержание основного документа.

       3 – приложения, являющиеся самостоятельными

             документами, направляемые с сопроводительным

             письмом.

             При наличии  нескольких приложений к

             распорядительному    документу на них проставляется

             порядковый номер:

                                                                   Приложение № 1

             Если документ имеет приложения, упомянутые в

             тексте,  то отметку о наличии приложения оформляют

             по   следующей форме:

             Приложение: на 2-х л. в 2-х экз.

             Если документ имеет приложения не упомянутые в

             тексте, то их наименования  необходимо перечислить с

             указанием количества листов в каждом приложении и

            числа их экземпляров:

            Приложения: 1. Справка о ………..на 5-и л. в 1 экз.

                                    2. Отзывы о ……..на 3-х л. в 1 экз.

22 – Подпись – входят следующие составляющие:

       - наименование должностного лица подписавшего

         документ

       - личная подпись

       - расшифровка подписи

     Текст

        3

Исполнительный директор               подпись        Н.А. Федоров

   При подписании документа лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Зам. министра                                       Зам. министра

юстиции РФ                                          финансов РФ ___________В.М. Степанов                 __________А.П.Миронов

23 – Гриф согласования – состоит:

СОГЛАСОВАНО

Зам начальника ЦСУ РФ

___________И.Т. Портнов

00.00.0000

      Располагается ниже реквизита подпись.

24 – Визы (это слово не пишется) – состоит:

Начальник юридического отдела

____________В.А. Сидоров

00.00.0000

      При наличии замечаний к документу визы оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

__________А.С. Орлов

00.00.0000

       Визы проставляются на последнем листе подлинника.

25 – Печать – заверяет подлинность подписи должностного

       лица на документах.

       Печать ставится так, чтобы она захватывала часть слов

       наименования должности лица, подписавшего документ.

26 – отметка о заверении копии

       Ниже реквизита подпись проставляют заверительную

       надпись:

Верно

Инспектор отдела кадров       подпись                 В.И. Силина

00.00.0000

       Слово копия пишется в правом верхнем углу от 7

       положения табулятора.

27 – Отметка об исполнителе – располагается на лицевой или

       оборотной стороне последнего листа документа в левом

       нижнем углу, например:

          Петров

            2 33 41 15

28 – отметка от исполнении документа и направлении его в дело

       оформляется над нижним полем и включает:

    20 мм

                    В дело № 206-5

                    00.00.0000

                    ______________В.Н. Павлов

                                                                                20 мм

29 – Отметка о поступлении документа в организацию –

       Содержит порядковый номер и дату поступления

       документа.  Проставляется над нижним полем в правом

       углу:

                                                                               Дата_____

                                                                                №_______

30 – Отметка для автоматического поиска документа,

        включает:

        - файл, код оператора, а также другие поисковые

           данные, устанавливаемые в организации.

                                                       Код

                                                         Файл

ТАБУЛЯЦИЯ

ФОРМУЛЯР – ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

    Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называютформуляром.

    Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, представляет собой модель документа, называетсяформуляром – образцом.

    ГОСТ 6.30-2003 устанавливает для ОРД два формата документов – А4 и А5 с угловым и продольным расположением реквизитов.

    Формуляр – образец делит площадь формата на три зоны:

- служебное поле документа

- поле для размещения углового штампа

- рабочее поле документа.

    Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

    Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.

    Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

    Площадь формата заполняется информационными элементами документа.

    Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами.

    Различают реквизиты постоянные и переменные.

    Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах.

    Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Единые требования и правила оформления документов управления, установленные государственными нормативными актами (стандарты), их назначение в совершенствовании управленческого труда

Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях по работе с документами.

    Нормативно-правовая база устанавливает правила оформления и технологию работы с документами, требования к обеспечению сохранности документов, порядок передачи документов в архив, регулирует работу службы ДОУ и вопросы внедрения информационных технологий.

Федеральный закон «Об информации, информации и защите информации» (20.12.95) -  регулирует  отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и  предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»(10.01.2001) – определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон «О государственной тайне» (21.07.93) – регулирует отношения, возникающие в связи отнесением сведений к государственной тайне  и защитой интересов РФ.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» (04.07.96) – создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене и защите интересов РФ.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» (09.07.93) – регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» (29.12.94) – определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ. Примеры обязательного экземпляра документов: художественная книга, автореферат диссертации, энциклопедия.

Документ- «Государственная система документационного обеспечение управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил  устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельностью и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях.

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (27.02.98) – устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

« Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (27.11.2000 № 68) – совершенствование ДОУ и повышение  его эффективности.

« Положение о Федеральной архивной службе РФ (28.12.98) № 1562 – определило статус и основные функции службы.

Постановление «О федеральных государственных архивах» (15.03.99 № 283) – требования к организации архивной работы.

ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требование к оформлению документов» (01.07.03) – устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Реферат Правила оформления распорядительных документов

2. Реферат ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ

3. Реферат Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

4. Реферат Изучение структуры регистрации документов, определение важности регистрации документов при организации документационного обеспечения управления предприятия

5. Реферат Текстовые редакторы – основное программное средство создания и оформления текстовых документов

6. Реферат Создание текстовых документов с помощью Excel на примере оформления генеральной доверенности на автомобиль

7. Реферат Представление документов при декларировании товаров. Перечень и характеристики данных документов

8. Реферат Понятие о документе, его свойства. Классификация документов. Регистрация документов

9. Реферат ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

10. Реферат ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ