Новости

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Работа добавлена:






ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ на http://mirrorref.ru

 ТЕМА № 4  ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

     Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Положения стандарта определяют:

- состав реквизитов

- требования к оформлению реквизитов документов

- требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены следующие реквизиты:

1 – Герб Российской Федерации

2 – Герб субъекта Российской Федерации

3 – Эмблема организации или товарный знак

4 – Код организации по ОКПО

5 – Основной государственный регистрационный номер

     (ОГРН) юридического лица

6 – Идентификационный номер налогоплательщика \

     код причины постановки на учет (ИНН\КПП)

7 – Код формы документа по ОКУД

8 – Наименование организации

9 – Справочные данные об организации

10 – Наименование вида документа

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – Место составления или издания документа

15 – Адресат

16 – Гриф утверждения документа

17 – Резолюция

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

20 – Текст документа

21 – Отметка о наличии приложения

22 – Подпись

23 – Гриф согласования документа

24 – Визы согласования документа

25 – Оттиск печати

26 – Отметка о заверении копии

27 – Отметка об исполнителе

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в

       дело

29 – Отметка о поступлении документа в организацию

30 – Отметка для автоматического поиска документа

  Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом.

Бланки документов предприятия, дизайн, назначение

    Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой.

    Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии.

    Резиновый штемпель оттиск, которого проставляется,  на листе бумаги вышел из практики Запада и все меньше применяется в России.

    Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение

на листе, особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

    Бланки предприятия изготовляются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

    Для изготовления бланков в основном используются два формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), редко А3(297х420 мм).

А4 – документы предприятия

А5 – небольшие письма, справки

А3 – бизнес планы, графики, отчеты.

     Устанавливаются следующие виды бланков:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа

    Бланки каждого вида могут изготовляться с угловым и продольным расположением реквизитов.

    Угловое расположение реквизитов имеет два вида:

- флаговое

- центрованное.

     Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами,

необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке.

   При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа на иностранном.

    При продольном расположении реквизитов сначала на русском, ниже на иностранном.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

ВНИИДАТ

_______________                                                                    №______________

Москва

.

Образец № 1  Общий  бланк организации.

РОСАРХИВ

       Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

                         дела

                     ВНИИДАТ

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

        Тел.\факс (095) 718-78-74

E-mail:mail@vniidad.ru

         http :\\www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

    ИНН\КПП 7708033140\771001001

____________                  №____________

На №_______                  от____________

Образец № 2 Угловой бланк  письма организации,

                      оформленный центрованным способом.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

ВНИИДАД

Профсоюзная ул., д. 82 Москва, 117393

Тел.\факс (095) 718-78-74.

E-mail:mail@vniidad.ru

http :\\www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН\КПП 7708033140\771001001

_____________      №____________

На №________       от____________

Образец № 3 Бланк письма организации,

                      оформленный продольным способом.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ВНИИДАД

ПРИКАЗ

____________                                                               №____________

Москва

Образец № 4 Бланк конкретного вида документа.

РЕКВИЗИТЫ БЛАНКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

     Общий бланк включает реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

8 – Наименование организации

Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

4 – Код организации

5 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

     юридического лица

6 – ИНН\КПП

8 – Наименование организации

9 – Справочные данные об организации

11 – Дата

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

15 – Адресат

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

20 – Текст

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

8 – Наименование организации

10 – Наименование вида документа

14 – Место составления

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

    На бланках субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа).

   Документы могут изготовляться любым способом: на ПМ или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

     При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

    При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ

    Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Государственный герб РФ – помещают на верхнем поле распорядительных документов и писем.

2 – Герб субъекта РФ - на верхнем поле на том же месте.

3 – Эмблема организации или товарный знак – не

     воспроизводят, если есть герб РФ или герб субъекта РФ.

4 – Код организации – оформляется в виде цифр в правой

     верхней части первой страницы документа на верхнем поле

     во всех документах кроме письма. В письмах ОКПО

    оформляется  под бланком.

     ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и

                    организаций.

5 – Основной государственный регистрационный номер ОГРН

     юридического лица – оформляется под бланком на одной

     строке с ОКПО

6 – Индентификационный номер налогоплательщика\код

     причины постановки на учет ИНН\КПП – оформляется под

     ОГРН.

7 – Код документа ОКУД – общероссийский классификатор

     управленческой деятельности – оформляется в правом

     верхнем углу на верхнем поле документа под чертой во

     всех документах кроме письма. В письмах УКУД

    оформляется под бланком.

8 – Наименование организации – автора документа. Под

     наименованием указывают сокращенное название

     организации.

9 – Справочные данные об организации:

  - почтовый адрес

  - номера телефонов, факсов, счет в банке.

10 – Наименование вида документа – оформляется прописными

       буквами

11 – Дата документа – является дата подписания или

       утверждения, для протокола дата заседания, для акта – дата

       события. Оформляется числовым или буквенно-цифровым

       способом:

       05.10.2007 или 5 октября 2007 г.

12 – регистрационный номер документа – состоит из

          № 6 – 10\14, где:

        6 – индекс структурного подразделения

      10 – индекс дела

      14 – порядковый номер исходящего документа

       Пишется на одной строке с датой.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа –

       включает регистрационный номер и дату документа на

       который дается ответ. Оформляется под датой и номером.

14 – Место составления или издания документа. Оформляется

       под датой. Пример:

       г.Ростов-на-Дону

       Москва.

15 – Адресат – в качестве адреса могут быть организации, их

       структурные подразделения, должностные или физические

       лица. При адресовании документа должностному лицу

       инициалы указываются перед фамилией.

       Наименования организации и ее структурного

       Подразделения  в именительном падеже. Должность в

       дательном падеже.

                                                      Минюст России

                                                      Управление систематизации

                                                      законодательства

                                                      Начальнику отдела № 1

                                                      Николаеву А.С.

      Пишется в правом верхнем углу.

16 – Гриф утверждения документа – документ утверждается

       должностным лицом или специально издаваемым

       документом

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                  Директор ПЛ-3

                                                                  _________ В.С. Бец

                                                                  00.00.0000

Или                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                                  Приказом Председателя

                                                                  Правления банка

                                                                  От 01.02.2007 № 82

17 – Резолюция пишется на документе соответствующим

       должностным лицом и включает фамилии исполнителей,

       содержание документа, срок исполнения, подпись, дату.

       Пишется под адресатом

18 – Заголовок к тексту – включает краткое содержание

       документа. Пишут перед текстом, от границы левого поля в

       пять строк через один интервал. Заголовок отвечает на

       вопрос «о чем?».  Длина заголовка 28 ударов. В конце

      заголовка точка не ставится. Заголовок отделяют сверху и

      снизу 3 интервалами.  Если заголовок такой большой и не

      помещается в 5 строк, то его можно продлить до границы

      правого поля.

19 – Отметка о контроле за исполнением документа –

       обозначают буквой «К» или штампом «Контроль».

       Проставляется в правом верхнем углу на верхнем поле.

20 – Текст – является основным реквизитом документа.

        Тексты документов разделяются на две основные части:

        В первой указывается основание составления документа,

        во второй излагаются выводы, предложения, решения,

        распоряжения, просьбы.

        В отдельных случаях текст может содержать одну

        заключительную часть.

        Если текст содержит несколько решений, то его следует

        разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты:

        1.

        1.1.

        1.1.1.

        1.1.1.1.

        Текст должен быть точным, не допускающим различных

        толкований.

21 – Отметка о наличии приложения.

       Приложения к документу могут быть трех видов:

       1 – приложения, утверждаемые или вводимые в действие

          соответствующими  распорядительными документами.

       2 – приложения, поясняющие или дополняющие

             содержание основного документа.

       3 – приложения, являющиеся самостоятельными

             документами, направляемые с сопроводительным

             письмом.

             При наличии  нескольких приложений к

             распорядительному    документу на них проставляется

             порядковый номер:

                                                                   Приложение № 1

             Если документ имеет приложения, упомянутые в

             тексте,  то отметку о наличии приложения оформляют

             по   следующей форме:

             Приложение: на 2-х л. в 2-х экз.

             Если документ имеет приложения не упомянутые в

             тексте, то их наименования  необходимо перечислить с

             указанием количества листов в каждом приложении и

            числа их экземпляров:

            Приложения: 1. Справка о ………..на 5-и л. в 1 экз.

                                    2. Отзывы о ……..на 3-х л. в 1 экз.

22 – Подпись – входят следующие составляющие:

       - наименование должностного лица подписавшего

         документ

       - личная подпись

       - расшифровка подписи

     Текст

        3

Исполнительный директор               подпись        Н.А. Федоров

   При подписании документа лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Зам. министра                                       Зам. министра

юстиции РФ                                          финансов РФ ___________В.М. Степанов                 __________А.П.Миронов

23 – Гриф согласования – состоит:

СОГЛАСОВАНО

Зам начальника ЦСУ РФ

___________И.Т. Портнов

00.00.0000

      Располагается ниже реквизита подпись.

24 – Визы (это слово не пишется) – состоит:

Начальник юридического отдела

____________В.А. Сидоров

00.00.0000

      При наличии замечаний к документу визы оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

__________А.С. Орлов

00.00.0000

       Визы проставляются на последнем листе подлинника.

25 – Печать – заверяет подлинность подписи должностного

       лица на документах.

       Печать ставится так, чтобы она захватывала часть слов

       наименования должности лица, подписавшего документ.

26 – отметка о заверении копии

       Ниже реквизита подпись проставляют заверительную

       надпись:

Верно

Инспектор отдела кадров       подпись                 В.И. Силина

00.00.0000

       Слово копия пишется в правом верхнем углу от 7

       положения табулятора.

27 – Отметка об исполнителе – располагается на лицевой или

       оборотной стороне последнего листа документа в левом

       нижнем углу, например:

          Петров

            2 33 41 15

28 – отметка от исполнении документа и направлении его в дело

       оформляется над нижним полем и включает:

    20 мм

                    В дело № 206-5

                    00.00.0000

                    ______________В.Н. Павлов

                                                                                20 мм

29 – Отметка о поступлении документа в организацию –

       Содержит порядковый номер и дату поступления

       документа.  Проставляется над нижним полем в правом

       углу:

                                                                               Дата_____

                                                                                №_______

30 – Отметка для автоматического поиска документа,

        включает:

        - файл, код оператора, а также другие поисковые

           данные, устанавливаемые в организации.

                                                       Код

                                                         Файл

ТАБУЛЯЦИЯ

ФОРМУЛЯР – ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

    Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называютформуляром.

    Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, представляет собой модель документа, называетсяформуляром – образцом.

    ГОСТ 6.30-2003 устанавливает для ОРД два формата документов – А4 и А5 с угловым и продольным расположением реквизитов.

    Формуляр – образец делит площадь формата на три зоны:

- служебное поле документа

- поле для размещения углового штампа

- рабочее поле документа.

    Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

    Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.

    Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

    Площадь формата заполняется информационными элементами документа.

    Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами.

    Различают реквизиты постоянные и переменные.

    Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах.

    Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Единые требования и правила оформления документов управления, установленные государственными нормативными актами (стандарты), их назначение в совершенствовании управленческого труда

Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях по работе с документами.

    Нормативно-правовая база устанавливает правила оформления и технологию работы с документами, требования к обеспечению сохранности документов, порядок передачи документов в архив, регулирует работу службы ДОУ и вопросы внедрения информационных технологий.

Федеральный закон «Об информации, информации и защите информации» (20.12.95) -  регулирует  отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и  предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»(10.01.2001) – определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон «О государственной тайне» (21.07.93) – регулирует отношения, возникающие в связи отнесением сведений к государственной тайне  и защитой интересов РФ.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» (04.07.96) – создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене и защите интересов РФ.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» (09.07.93) – регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» (29.12.94) – определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ. Примеры обязательного экземпляра документов: художественная книга, автореферат диссертации, энциклопедия.

Документ- «Государственная система документационного обеспечение управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил  устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельностью и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях.

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (27.02.98) – устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

« Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (27.11.2000 № 68) – совершенствование ДОУ и повышение  его эффективности.

« Положение о Федеральной архивной службе РФ (28.12.98) № 1562 – определило статус и основные функции службы.

Постановление «О федеральных государственных архивах» (15.03.99 № 283) – требования к организации архивной работы.

ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требование к оформлению документов» (01.07.03) – устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ на http://mirrorref.ru


Похожие рефераты, которые будут Вам интерестны.

1. Правила оформления распорядительных документов

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ

3. Изучение структуры регистрации документов, определение важности регистрации документов при организации документационного обеспечения управления предприятия

4. Текстовые редакторы – основное программное средство создания и оформления текстовых документов

5. Представление документов при декларировании товаров. Перечень и характеристики данных документов

6. Понятие о документе, его свойства. Классификация документов. Регистрация документов

7. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

8. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

9. Процедуры легализации иностранных документов. Апостиль. Правила Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г.

10. Разработка карточки учета выданных документов с грифом «Коммерческая тайна» и иных сопроводительных документов учета выданных документов с грифом «Коммерческая тайна»